リモートワークを導入する企業が増えたことで、建築業界においても広まりつつあります。

今回は、電子帳票システムの概要や種類、メリット・デメリットについて解説します。

電子帳票システムとは？

電子帳票システムは、帳票の作成や送付、管理などで効率化を実現できるシステムです。

具体的な内容を以下で解説します。

帳票の自動送信

電子帳票システムは、期日を指定して自動で帳票を送ることが可能です。

郵便やFAXで書類を送るとそれだけで従業員に負担がかかるため、扱う書類の数が多い企業にはおすすめです。

帳票の効率的管理

電子帳票システムは、帳票を自動で分類し、保存・検索も可能とします。

紙での帳票保存は、手作業で種類別にファイリングしなければなりません。いざ必要な書類を探してもなかなか目当てのものが見つからず、業務に時間がかかってしまいます。

ファイルの保存に関しても、紙は紛失・損壊といった被害に遭う可能性もありますが、データとしてセキュリティ体制を整えれば安心です。

電子帳票システムのメリット・デメリット

ここからは、電子帳票システムのメリット・デメリットを具体的に解説します。

メリット① 業務の効率が上がる

今まで手作業でおこなっていた作成・管理・送信など手間のかかる業務を効率化できます。

自動送信を指定すれば、メールの宛先を間違えたり、FAXの送信先を間違えたりするなどのヒューマンエラーを防ぐことができるため、今まで一連の作業にかけていた時間を他の業務に取り組むことができるようになります。

またわざわざ出社して印刷・封入せずに済み、インターネット環境さえあれば帳票を出力から管理まで一貫しておこなえます。ワークライフバランスを大切にした働き方の実現も可能です。

メリット② セキュリティ強化できる

記された時刻以降にデータが改ざんされていないことを示す「タイムスタンプ機能」や、データの閲覧者を記録する「記録管理機能」などを活用することで不正防止につなげられます。

ファイルを破棄する際もデータ消去が簡単で、漏洩のリスクを削減することが可能です。

メリット③ コストを削減できる

紙帳票を作成・管理する際には、紙代やインク代、プリンターやコピー機などの印刷機器代、保管用のキャビネットなどが必要です。

さらに、クライアントに紙帳票を郵送していれば郵送費もかかります。
帳票を電子化することで、上記の印刷から郵送の過程でかかるコストの削減も実現可能です。

デメリット① 初期費用と手間がかかる

帳票の電子化は、電子帳票システムの費用だけではなく、対応できる従業員を登用したり、帳票電子化に必要なパソコンや複合機などを購入する場合もあります。

また、紙帳票のデータが膨大な場合は、電子化に手間と時間がかかります。

デメリット② クライアントが紙帳票を希望する可能性がある

コスト面などの理由から、電子化に踏み切れていないクライアントや電子化に否定的なクライアントは紙帳票を希望するかもしれません。また、税務関連の帳簿には、手書きの書類をスキャンした電子書類は認められないものもあるので注意が必要です。

電子帳票システムの種類

電子帳票システムは、特徴別に大きく以下の3つに分けられます。

それぞれのシステムに強みがあるため、自社の課題解決に最適なシステムを選んでください。

帳票作成に強いシステム

帳票作成に強いシステムは、業務システムに保存されたデータから必要な情報だけを集め、指定のレイアウトで帳票化できます。

手動でデータの取り込みも可能ですが、API連携機能により自動でデータを取り込めます。

帳票配信に強いシステム

帳票配信に強いシステムでは、メールでの帳票配信のほか、クラウドシステム上でクライアントへFAX送信できるFAX送信機能や1通あたり150～300円程度で代行してくれる郵送代行機能などがあります。

メールでの配信は早く便利ですが、郵送指定のクライアントなどの場合はメール送信ができません。

希望するクライアントに合わせて郵送で対応すると「電子化したのに、一部だけ手作業が残ったしまった」という事態にもなりかねません。

業務を混在させ生産性を下げないためにも、さまざまな送付手段に対応するシステムを選んでみてください。

帳票保管に強いシステム

帳票保管に強いシステムでは、文書の分類や宛先別仕分、ファイルの保存や検索、出力を一貫しておこなえます。
ファイリングされた紙帳票を探す負担もかからず、とにかく検索に便利です。倉庫など保管場所の負担もありません。

e-文書法や電子帳簿保存法の改正により、領収書などのスキャンも電子保存が可能となり、電子化が加速しています。セキュリティ面でも期待ができるため、今後ますます広がっていくことでしょう。

なお、電子帳票保存は「改ざん防止機能」や「検索機能」が付いていることなど、さまざまな条件が定められているため、システムが対応可能かどうか確認が必要です。

まとめ

今回は、電子帳票システムでできることや種類、メリット・デメリットについて解説してきました。
業務効率化が進められている現代において、電子帳票システムの導入は必須になるでしょう。

それぞれのシステムの特徴と自社の求める内容を整理し、最適な電子帳票システムを選ぶことが大切です。