しかし「工事注文書がどういったものなのか」「どのように書くのかわからない」という人もいるのではないでしょうか。

この記事では、工事注文書を扱ったことがほとんどない初心者に向けて、工事注文書の書き方や作成時の注意点などについて解説します。

工事注文書とは

注文書とは、その名の通り注文する際に使用する書類であり、取引をおこなう際に使用する契約書の1つです。

具体的には注文する商品名や数、金額、仕様、納期、支払方法などが記載されています。

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工事注文書の役割

注文書の役割は、注文者が取引先に対して注文する意思を示すことです。

言い換えれば、注文書に記載されている内容は、注文の確定版であることを示す役割があります。

この注文書の内容をもとに、取引先は作業を進めていくこととなります。

そういった意味で、非常に重要なものであり、間違いがあると大きな損害を被ることになる恐れもあります。

工事注文書と注文請書との違い

注文書と混同してしまいやすいものに「注文請書」があります。

注文書が、注文者が注文の意思を示すのに対して、注文請書は注文を受けた取引先の業者が「この内容で注文を引き受けます」と注文を引き受ける旨を示すための書類です。

そのため、注文書と注文請書は異なる書類です。

基本的に、注文書と注文請書はセットとなっており、2つの書類が取り交わされることにより契約が成立することを覚えておきましょう。

工事注文書と工事請負契約書の違い

工事注文書はあくまで発注者側の意思表示のための書類です。

工事請負契約書はその名のとおり、双方が契約内容に合意したことの証明となる書類です。

つまり、工事注文書はあくまで発注者から受注者への意思表示、契約書は相互に発注と受諾に合意していることを示します。

なお、工事注文書に署名捺印やその他文言で「双方が合意していること」がわかる記載がない限りは、単体で法的効力を持ちません。

書類としての性質が違うため、混同しないように気をつけましょう。

工事請負契約書について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

関連記事工事請負契約書の役割とは？記載項目と作成方法を解説

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工事注文書の保管期間

注文書を受け取った場合、企業は自社の都合で注文書を廃棄することができません。

注文書は、法人税法では帳簿書類として扱われ、保管期間が定められています。

企業は確定申告の提出期限以降7年間は、注文書を保管しなければなりません。

なお、注文書が電子によるものだとしても、印刷して紙で保管する必要があります。

これは、税務調査が発生した際に対応できるようにするためです。

また、税務調査に備えて注文書は時系列でわかりやすく保管しておくようにしましょう。

なお、企業を所轄する税務署長の許可があれば電子の注文書でも保管可能です。

工事注文書が工事請負契約書の代わりとなる事例

工事を請け負う際は工事請負契約書の作成が義務付けられていますが、工事注文書に発行義務はありません。

あくまで工事注文書は「注文の意思表示」であり、合意には至っていない書類と考えられるためです。

先ほどは工事注文書は概ね法的効力を持たないと解説しましたが、例外があります。

しかし、国税庁の見解によると工事注文書の中でも第2号文書、つまり契約書に該当するものがあります。

基本的に「双方の合意がある（見積書など、受注側が発行した書類に対して注文の意思を表示している）」ことが明確な場合は、契約書としてみなされます。

反対に工事注文者からの意思表示に過ぎないと思われるものに関しては、単なる工事注文書として扱われ、契約書の役割は持ちません。

工事注文書の書き方

ここでは注文書の書き方として、記入必須項目と、その他の記入項目について解説します。

それぞれの記載内容をしっかりと確認していきましょう。

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記入必須項目

以下の項目は、注文書の記入必須項目です。注文書を作成する場合は、忘れずに記載するようにしましょう。

実際には、上記の記入必須項目以外にも取引をスムーズに進めるために他の項目も記載します。

その他の記入項目

工事注文書の場合、記入必須項目以外では、以下のような項目を記入することが一般的です。

項目の抜け漏れは、後々のトラブルにつながる恐れがあります。

ここで紹介した項目を把握し、適切な注文書を作成しましょう。

工事注文書の訂正方法

注文書を発行する際に記入ミスがあった場合、基本的には注文書自体を再発行することとなります。

しかし、さまざまな理由から注文書の再発行ができない場合は「二重線＋印鑑」で訂正します。

この時使用する印鑑は、注文書に押されているものと同じ印鑑を使用するようにしてください。

また、取引先によっては、注文書の訂正方法にルールがある場合もあります。

そのため、自社の判断で訂正するのではなく、取引先に確認したうえで、訂正するようにしましょう。

印紙の必要性

印紙に関しては、必要とならないケースと必要となるケースがあります。

必要とならないケースは、注文書を注文書としてのみ使用するとき（別途、請書を作成するとき）です。

一方で、注文書を注文請書としても使用するときは、印紙が必要になる可能性があります。

また、契約金額が1万円以上（税抜）で、なおかつ電子契約でない時にも注文書に印紙が必要となります。

まとめると以下の通りです。間違えないように注意してください。

工事注文書の作り方

工事注文書には決まった様式はないものの、必要な記載項目を抜け漏れなく記載しなければなりません。

具体的に工事注文書を作る方法を3つ紹介します。

テンプレートや雛形の使用

最も簡単でおすすめな方法は、テンプレート・雛形の使用です。

テンプレートは工事注文書に必要な内容がすでに書き込まれており、アレンジを加えるだけで利用できて便利です。

ただし、テンプレートの内容をそのまま流用してしまうと、自社工事内容と齟齬が生まれる可能性があるため注意しましょう。

工事注文書の便利なテンプレートは、こちらで紹介しています。

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エクセルやWordで自作

工事注文書をエクセルやWordで自作する方法もあります。

その場合は必須の記載項目が抜けないように注意しながら、作成しましょう。

工事注文書はエクセル・Wordどちらでも作成できるため、使い勝手の良い方を利用してください。

施工管理アプリ

最もおすすめの方法は、施工管理アプリを使用して工事注文書を使用することです。

施工管理アプリを使えば、実行予算や見積書内容を反映させた発注者情報から、工事注文書を作成できます。

工事注文書の内容が請負契約や見積りの内容と一致するため、間違いのない記載事項の入力が可能です。

アプリ上で作成した工事注文書は、印刷やPDFにて発行し、発注者へ送付できます。

自社で保有している情報を活用して工事注文書を作成できるため、あらためて見積書の内容等をみながら入力する必要はなく、効率的に工事注文書を作成可能です。

工事注文書を簡単に作成できるおすすめの施工管理アプリについては、以下の記事をご覧ください。

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契約をおこなう上での注意点

ここでは、契約をおこなう際の注意点として、以下の2点について解説します。

それぞれの場合の注意点を確認して、作成時に間違えないように注意してください。

基本契約書を締結している場合

基本契約書を締結している場合、注文書・注文請書には、工事内容・請負代金額・工期およびそのほかの必要な事項を記載しましょう。

また、基本契約書には、注文書・注文請書に記載されている事項とその他の必要な事項を記載してください。

このとき、当事者による署名もしくは記名がされている必要があるため、忘れないようにしましょう。

基本契約書は、押印をおこなったうえで自社と取引先の相互に交付します。

注文書・注文請書には、注文書・注文請書の記載事項以外の事項は、基本契約書の定めによることを明記してください。

そして、注文書には注文者が、注文請書には請負者が署名押印します。

基本契約書を締結していない場合

基本契約書を締結していない場合は、注文書と注文請書それぞれに同じ内容を記した契約約款を添付する必要があります。

注文書・注文請書には、工事内容・請負代金額・工期およびそのほかの必要な事項を記載します。

なお、契約約款には注文書・注文請書に記載されていない事項、その他の必要な事項を記載してください。

また、注文書・注文請書には、注文書・注文請書の記載事項以外の事項は、基本契約書の定めによることを明記してください。

そして、注文書には注文者が署名押印を、注文請書には請負者が署名押印します。

もし、注文書・注文請書と契約約款が複数枚になる場合は割印を忘れないでください。

基本契約書を締結している場合と、基本的には似ていますが、契約約款が必要になる点が大きな違いだといえます。

工事発注書を訂正する場合

工事発注書を訂正するときは、注文書の再発行が必要です。

しかし、様々な要因から工事発注書を再発行できない場合、間違った箇所に二重線を引いて正しい内容を記載してから訂正印を押印してください。

取引先によっては訂正の記載ルールがあるため、事前に確認を取っておくようにしましょう。

工事注文書の作成におすすめの施工管理アプリ3選

こちらでは、工事注文書の作成におすすめの施工管理アプリを3つ紹介します。

1.AnyONE

AnyONEは、建設業向け業務管理システムです。

建設業に関する業務管理をまとめておこなうことができ、工事注文書の作成だけでなく工程表や契約書などの作成、進捗状況を一元管理などが可能です。

すべての工務店業務に利用できるため、大手や中堅企業から一人親方まで規模を問わず活用できます。

専任スタッフによる運用サポートもあるので、安心して導入を進められます。

2.サクミル

サクミルは、月額4000円から使える現場管理アプリです。

建設業の管理・事務・現場作業を効率化できるクラウドシステムであり、各書類を顧客や案件毎に一元管理できます。

ITシステムに馴染みがないミドル世代でも扱いやすく設計されており、シンプルな操作で管理作業をはじめられます。

料金は30アカウント月額4000円から使うことができ、初期費用は無料です。

3.施工管理+α

施工管理+αは、建築会社の業務を一元管理することを目指して開発されたアプリです。

建築会社で働くスタッフが誰でも簡単に使えるように、シンプルな設計となっています。

工程管理をはじめ、原価管理や顧客管理、図面管理、写真管理、帳簿作成など豊富な機能があります。

【無料】建築現場の知恵袋の「工事発注書」エクセルテンプレート

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注文書（縦）

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注文書（縦・値引きあり）

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まとめ

今回は、工事注文書の概要から、具体的な書き方や作成時の注意点などについて解説しました。

工事注文書は工事注文請書とセットで利用される契約書です。

記入必須項目があるほか、スムーズに取引をおこなうために記入すべき項目もあります。

また契約をおこなう際は、基本契約書を締結しているのか、締結していないのかにも注意しましょう。

工事注文書の作成経験があまりない人は、今回の内容を参考に作成に取り組んでみてください。

ただ帳票は種類が多く、作成に時間がかかっていると悩む経営者も多いです。

本記事では、帳票の概要や帳票を作成する上で欠かせない工事原価、帳簿を電子保存するメリットについて解説します。

帳票とは

帳票とは、事業・経営をおこなう際に必要となる伝票や帳簿のことです。

帳票は伝票と帳簿の二つに分けられます。

帳票伝票帳簿はそれぞれ言葉が似ているため混同して覚えている方もいるでしょう。

帳票について理解を深めるため、それぞれの違いについて説明します。

伝票とは

伝票とは、会計上の取引内容を金額や勘定科目ごとにまとめた書類です。

伝票の記載項目は以下の通りです。

帳簿とは

帳簿とは事業上の取引やお金の流れ、会社上の資産や負債を記した台帳のことです。

帳簿は会社法第432条より、作成が義務付けられています。

株式会社は、法務省令で定めるところにより、適時に、正確な会計帳簿を作成しなければならない。

【引用】会社法-e-GOV法令検索

また会社法は10年間の帳簿保存義務を設けています。

帳簿に記した内容は確定申告の際に必要です。

帳簿の内容をまとめ「損益計算書」と「貸借対象表」を作成します。

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帳票の種類

帳票の主な種類を、一般的に使われる帳票と建設現場で使われる帳票に分けて紹介します。

建設現場で使用される代表的な帳票を長崎県建設技術研究センターを参考に紹介します。

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建設業の帳票に重要な4つの原価

建設業の案件は、一件当たりの金額が大きく長期にわたることが一般的です。

そのため建設業特有の以下4つの原価を理解していないと、帳票の作成は難しいです。

材料費

材料費とは、建物を建てるために直接購入された木材や鉄骨などの物品にかかる費用です。

材料は購入した時点では計上をおこないません。

購入した材料は工事に使用してから工事原価として計上します。

そのため常に材料の受払簿を記載し、材料の在庫や使用状況を確認することが重要です。

材料の在庫・使用状況を把握できないと、税務署から「適当に材料費を計上している会社」と思われます。

税務署からの印象が悪くなると、税務調査の際に思わぬ指摘をされる可能性が高いです。

外注費

施工の一部を協力業者に依頼する際に発生する費用です。

他業界では労務費として計上します。

しかし建設業界は、協力業者への発注費用が多くなるため、外注費として分けて計上します。

労務費

労務費とは、自社で直接雇用をしている現場作業員に支払う給料・福利厚生費などの費用です。

雇用形態は関係なく正社員以外にもパートやアルバイトも含みます。

注意点としては、現場で働いていたとしても事務員に支払う給料などは労務費には含まれないことです。

また現場作業員であっても協力業者に支払う費用は、先述したように外注費として計上します。

経費

経費とは、材料費・外注費・労務費に含まれない費用です。

例えば下記の費用が経費に該当します。

経費は、工事に直接関係のない間接工事費も含みます。

帳票の保存は電子保存がおすすめ

帳簿の保存は電子保存がおすすめです。

電子帳簿保存には、以下3つのメリットがあります。

セキュリティの向上

電子で保存するとセキュリティが向上します。

例えばデータのバックアップを取っておけば、トラブルが起きた際もデータの復元は簡単です。

また帳簿保存しているフォルダーにアクセス制限をかけると、帳簿の閲覧者を限定できます。

閲覧者が増えると、情報漏えいの心配も少なくなりセキュリティの向上につながります。

コスト削減

帳簿の電子保存によりコストも削減できます。

帳簿のやりとりを全て電子化すると、紙代やインク代といった印刷コストが削減可能です。

またデータ保存すれば、紙を保存するためのスペースや棚は必要ありません。

帳簿を保存するためのスペースが不要になると、広い事務所は不要です。

必要なスペースが狭くなると、現場の事務所より狭く家賃が低い事務所への引っ越しもできます。

業務効率の向上

帳簿を電子化すると、事務所だけでなく自宅や外出先からも閲覧可能です。

経営者・管理者は移動中の空き時間に帳簿を確認可能で、時間の有効活用できます。

また帳簿作成者は自宅での作業が可能となり、作成した帳簿をいつでも関係者に共有できます。

事務所以外でも作業できるようになると、テレワーク・働き方改革につながり、従業員の離職防止に効果的です。

帳簿の電子化によって、場所を問わず確認がおこなえ、作成した帳簿をいつでも共有できるため業務効率化につながります。

現在建設業界は、業務効率化・生産性向上によって人手不足問題の解消に動いています。

「業務効率化・生産性向上といっても何をしたらいいか、わからない」と悩んでいる方は帳簿の電子化から挑戦するのがおすすめです。

まとめ

建設業に必要な帳簿や電子帳簿を導入するメリットについて解説しました。

帳票とは、事業・経営をおこなう際に必要となる伝票や帳簿のことです。

また電子帳簿のメリットは以下の3つです。

会社法では10年間の保存義務を設けています。

帳簿を電子化すると、バックアップも取りやすく、帳簿保存するためのスペースも不要となるためコスト削減につながります。

業務効率化やコスト削減に取り組みたい方は、帳簿の電子保存をご検討ください。

工務店やリフォーム会社が帳票を停止保存するなら、業務効率化システムの導入がおすすめです。

建築現場博士がおすすめする工務店・建築業界の業務効率化ソフトはAnyONEです。
導入実績2,700社超の業界No.1基幹システムで、国交省「第一回 長期優良住宅先導的モデル事業」に採択されています。

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AnyONEで効率化できる主な業務

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帳票の電子化は、管理の手間やミスの低減といった業務効率化のみならず、コスト削減にもつながります。

今回は建設業界で帳票電子化をおこなうメリット・デメリットや便利な機能を紹介します。

紙帳票の課題

デジタル化が広まりつつある近年では、帳票をパソコンで作成することが一般的となっています。
しかし従来の慣習により、現在も帳票の一部を手書きで作成している企業も存在します。

ただ、紙帳票にはいくつかの課題があることを理解しておかねばなりません。

作成の負担

帳票を手書きで作成するとあらゆる場面で従業員に負担が生じかねません。
苦労して作成したとしても、誤字脱字があったり、作成する人によって精度低かったりと違いが出てきます。

多くの企業と取引する場合は、全体の管理を求められ、ミスも起こりやすくなります。

送付の負担

紙帳票の送付は、FAXあるいは郵送でおこなわなければなりません。

電子化を進めていても、クライアントの希望に合わせてメール・郵送・FAXのなかで送付方法が混ざっていると余分に手間がかかります。

管理の負担

物理的にも場所を取るため、社内スペースに保管場所を確保することが難しいです。中にはわざわざコストをかけて倉庫を借りている企業もあるほどです。

帳票をファイルにまとめることにも時間を要し、ファイルから特定の帳票を見つけるのも一苦労です。またファイルを探すことができれば、誰もが内容を見れるため、セキュリティ面でも不安があります。

帳票電子化のメリット

帳票の電子化により、以下のメリットがあります。

事務作業時間の短縮

電子帳票は、ファイルなど物理的なスペースを取らず、膨大な帳票をデータとして集約・保管することが可能です。

また、データ化された帳票は検索にかけることができ、発注者や物件名、日付などのさまざまな要素から帳票を抽出できるほか、自動で仕分けられます。

ワンクリックでCSVなどの形式に変換できる機能もあり、帳票データの有効活用が可能です。短時間で必要な情報にアクセスでき、より業務に集中することも可能となります。

レイアウトやフォーマットの変更が容易

電子化と同時に帳票ツールを導入すれば、専門知識が無くても思い通りのレイアウト作成が可能となります。

帳票ツールとは、プログラミングせずに画面上で帳票の開発や設計ができるサービス・ソフトウェアを指します。

帳票ツールの活用により、ワードやエクセルを使い手作業で入力する手間もなくなり、人的ミスを減らしたりデータ入力業務における人員削減を実現します。

入力する人たちが使いやすいフォーマットをあらかじめ設定しておくことで、入力のみで効率的に作成可能です。

また、基幹システムと切り離した状態で使えるため、帳票の開発やチェックをおこなわなければならない際にも、基幹システムの運用に支障をきたしません。

レイアウトやフォーマット変更をする際にも実際に利用する現場の社員が操作することで変更でき、コストも抑えられるため、リアルタイムで帳票を作成できます。

定期的なバージョンアップだけでなく、消費税率の変更などの法改正や内部監査にも臨機応変に対応し常に最新の帳票を利用可能です。

ペーパーレス化でコスト削減

ペーパーレス化により、印刷から送付までの一連の配送作業をカットできるほか、印刷代や封筒代、郵送料などのコストがすべて不要となります。
限られた人員でも大量の帳票をさばくことができ、人件費削減にも貢献します。

また、郵送の場合はクライアントに届くまでに日数がかかりますが、電子帳票であれば、メールへの添付やサーバーからのダウンロードが可能なため、すぐに送り届けることが可能です。

だれがどのようなデータを送り、どうなったかという送受信の履歴を提供しているサービスもあり、リアルタイムで配信状況を確認することも可能です。

いつでもどこでも帳票を確認可能

帳票フォーマットを一度準備すれば、フォーマットに入力をおこなうだけで自動で帳票を作成できます。
クラウド上にフォーマットを保存しておくことで、いつでもどこでもデータにアクセス可能です。

また、見積書を請求書や納品書に読み込むということもでき、汎用性も高くなります。

帳票電子化のデメリット

一方のデメリットについて以下で解説します。

導入コストの発生

電子化のために帳票ツールを導入するには、いくつかの費用が発生します。
例えばタブレットやパソコンも欠かせません。

電子化にどのくらいの予算をかけられるか、自社内で慎重に検討する必要があります。

紙と電子が混在する可能性

電子化に踏み切れていないクライアントや電子化に否定的なクライアントは、紙でのやり取りを希望する場合もあります。
また、税務関連の一部の帳簿には手書きの書類をスキャンした電子書類は認められず、注意しなければなりません。

昨今では電子化を採用しやすい環境となっていますが、完全なペーパーレス化は難しくもあります。
紙と電子がごちゃ混ぜとなり、かえって管理の負担が増大しないよう、可能な限り不必要な紙媒体での対応を減らす工夫が必要でしょう。

建設業に活かせる電子帳票の便利な機能

特に帳票電子化が求められている建設業に活かせる機能を解説します。

タブレットで手書き風帳票

建設現場の施工管理者が、紙の書類を多く持って巡回する負担は大きいです。

多くの建設現場でBIMなどの現場管理ツールが導入されている現在では、タブレットを現場に持っていき施工管理を行う現場監督も多いはずです。

そんな施工管理者に便利なのが、タブレットでの記入が可能な帳票管理システムです。
転記作業などの時間を削減し、業務の効率化を図ることが可能なほか、入力ミス、入力漏れなどのヒューマンエラーを減らすことが可能です。
また、ペンを使って記入することで手書きのような書き味も実現できます。

QRコードでファイル管理

QRコードを電子化したい文書に重ねてスキャンするだけで、簡単にシステムへ取り込むことができる帳票管理システムもあります。

QRコードでは、フォルダパス・ファイル名・検索タグの設定が可能です。

業務支援システムとの連携で入力効率化

業務システムやパッケージと連携することで、入力業務の効率化を図ることも可能となります。

業務システムにより全社的に入力データを管理できるようになり、属人化していた業務を分配することができます。

まとめ

今回は建設業界における帳票電子化のメリット・デメリットや便利な機能について紹介しました。

帳票電子化の実現には時間・費用が生じるため、自社に合った範囲で電子化を進めるといいでしょう。

しかし、建設業界では手続きや計算方法が煩雑で、ミスや課題を抱える企業も多いでしょう。

この記事では建設業における販売管理の概要や流れ、必要な帳票と起こりやすい課題を解説し、問題点を解決する方法を紹介します。

販売管理の効率化、より精度の高い販売管理を目指している方はご一読ください。

建設業における販売管理とは

建設業界における販売管理とは、商品の売買に係る以下の事項を管理することです。

会社経営に欠かせないもので、商品の売れ行きや費用対効果を確認できます。

特に建設業は、機材をリースしたり多数の職人を雇うこともあり、販売管理を怠ると適切なコスト・収支が管理できません。

今後も事業を安定して運営するためにも、しっかりと販売管理をおこなう必要があります。

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建設業で販売管理が重要な理由

建設業で販売管理が重要な理由を説明します。

なぜ建設業で販売管理が重要なのか理由を理解したうえで、自社の管理をおこないましょう。

収支管理・コスト管理

販売管理により、工事現場の収支状況やお金の流れを見える化できます。

「仕入れやリース、作業員の人件費にどの程度お金がかかり、利益が出ているか」を把握することは事業運営の基本です。

また、コストも販売管理で確認でき、経費削減の目安にもできます。

仕入れや在庫を不要に扱うとその分出費が増えますが、現場ごとの販売管理で必要な在庫数の目安がわかれば、余分な在庫を抱え、保管するコストが削減できるでしょう。

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完成工事原価の算出は法律上の義務

建設業における完成工事原価の算出は、「建設業法施行規則別記様式第十五号および第十六号の国土交通大臣の定める勘定科目の分類」で義務づけられています。

完成工事原価報告書をもとに、製造原価報告書を作成して完成した工事の金額のみを算出して報告しなければなりません。

以上の4項目を合算して、報告します。

この報告書を提出しなければ、建設業の許可が降りなくなってしまうため建設に携わる企業にとっては非常に重要な報告書です。

事業を継続していくためにも、販売管理を日頃から正しくおこない、報告書を出せる状態にしておく必要があります。

販売管理の流れとは

建設業における販売管理はどのような流れとなるか解説します。

大体の流れを把握することで、抜けモレのない販売管理をおこなえるため、まずはステップを把握しましょう。

1.受注管理

受注管理は、主に以下の3つに分類されます。

まずは見込み顧客に営業し、工事現場単位でかかる人件費や資材費用を算出して見積書を作成します。

見積書を参考に、依頼元が発注を決めるためミスなく精度の高い書類が求められる作業です。

依頼元が契約を決めれば契約作業に入ります。

取引に必要な事項を記載した書面を作成して、受注契約を請け負うまでが契約の作業です。

契約締結後に正式な受注決定となり、受注伝票の発行や正式な工事内容について記載した書類を作ります。

2.出荷管理

受注後は出荷、つまり工事現場での作業を開始します。

クライアントと締結した契約書や受注内容に基づき、工期に間に合うように工事を進めましょう。

受注した工事現場の作業を完成させ、引き渡しをおこなうまでが出荷管理です。

3.請求管理

引き渡し後に、発注元に対して請求書の発行とそれに対しての代金の回収作業、金額に相違がないかを確認しましょう。

契約書に記載のある入金日までに入金がない場合は、督促も必要です。

4.在庫管理

建設現場の在庫管理とは、工事中および工事完了後に資材などを管理することを指します。

在庫の管理を怠っていると、現場から資材について質問があった際に適切な回答ができません。

また、顧客からの発注にスピーディに対応するためにも、常に自社の在庫の出入りを管理する必要があります。

在庫を常に管理しておくことで、自社に必要な在庫量の目安をつけられ、無駄な在庫を抱えずに済むため、コスト削減にもつながるでしょう。

5.仕入れ管理

資材の仕入れなどの管理も重要です。資材を仕入れる際の原価から、請け負った工事現場でどの程度の利益が出るかもチェックしましょう。

工事完成原価報告書においても必要な情報なため、精度高く管理できるようにしておいてください。

仕入れ管理がずさんだと、現場で勝手に資材を発注していて原価が合わないケースも起こり得ます。

仕入れのフローとともに、しっかり管理しましょう。

建設業での販売管理で用いられる帳票

建設業の販売管理で必要な帳票は主に3つあります。

販売管理で欠かせない帳票なため、自社のテンプレートが定まっていない場合、または作業効率が悪い場合は見直すべきです。

帳票をしっかり作成していなければ、企業間の取引でトラブルが起きた際に自社の正当性を証明できません。

帳票は重要なため、詳細を理解したうえで必ず作成しましょう。

見積書

見積書は、見込み客に対して契約前に工事現場でどの程度の費用がかかるか、工期はいつまでかかるかを提示するための帳票です。

主に以上4つの事項を記載します。

見積書はクライアントが依頼を決める決め手になる書類です。

万が一、実際の請求額と相違していた場合はトラブルの元になるため、経理部門と相談してなるべく詳細に作りましょう。

また、請求時に契約前の提示事項との相違がないかの確認書類としても使用できます。

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注文書

工事の発注時に作成するのが、注文書です。

本契約の際に作成する書類のため、見積書よりも詳しい内容の記載をおこないます。

見積書と契約書と同じ内容になっているかをよく確認し、作成しましょう。

納品書

工事が完了して、クライアントに引き渡しをおこなう際に納品書を作成します。

納品書は発行義務はありませんが、互いに引き渡しが終わった・終わっていないなどのトラブルを避けるために、作成することをおすすめします。

納品書のフォーマットに指定はないため、クライアントと相談して見やすい帳票を使うといいでしょう。

建設業界で起こりやすい販売管理の問題点

販売管理の重要性や必要書類を理解したところで、販売管理の問題点を解説します。

建設業に携わる企業、工務店ではすでに販売管理自体はおこなっているでしょう。

しかし、建設業界の販売管理は煩雑になりがちでさまざまな課題があります。

正しい販売管理ができなければ、健全な事業運営につながりません。

まずは、どのような問題点や課題が起きやすいのかを把握して、解決策を考えるべきでしょう。

計算ミス

販売原価の計算は複雑であり、計算ミスが起こりやすくなります。

特に報告義務が定められている完成工事原価のミスが頻発、または報告漏れが発生すると、コンプライアンス面で問題です。

見積りと実際の請求に差額が発生してトラブルになるなど、クライアントとの信用問題も考えられます。

建設業界の販売管理では、計算が複雑であるが故にミスをどのように防ぐかが重要です。

承認フローの遅れ

建設業界では、さまざまな帳票を作成して取引先との契約をおこないます。

重要な帳票を作成後は上長によるチェック・承認作業が入りますが、この承認作業が遅滞しがちなことも問題です。

承認作業が遅れると、クライアントに対しての見積りの提示が遅れて契約機会を損失するリスクもあります。

また、見積り作成段階から別の工事で資材を使用しており、在庫の数が不足するリスクも考えられるでしょう。

上長が帳票をチェックする負荷、作成した帳票がどこにあるかわからないなど、運用上の問題もあります。

管理コスト

販売管理を紙面で行っている工務店も多いでしょう。

しかし、紙での管理は余計なコストがかかります。

このように、紙での帳票管理には限界があるだけでなく、管理にリスクも付きまといます。

建設業界は紙ベースの風土が強い業界ですが、管理コストやリスクの面でも運用方法を見直すべきです。

建設業における販売管理の方法

建設業界における販売管理の方法は主に3つあります。

それぞれの管理方法のメリットとデメリットを紹介します。

自社運用を見直す参考にしてください。

既存帳票で紙面で提出

建設業界で一般的な管理方法は、既存の帳票を使用するものです。

すでに作られたテンプレートへ契約内容などを打ち込み、印刷して上長に確認し、取引先へFAXを送ります。

紙での帳票管理のメリットとデメリットは以下の通りです。

紙ベースの運用は、高いITリテラシーを求められない点がメリットですが、帳票の管理コストや紛失リスクを考えると、おすすめできません。

また、容易に改ざんできる可能性もあり、コンプライアンス面でもリスクが高いでしょう。

エクセルなどで管理

オフィスソフトを利用している場合は、エクセルで販売管理する工務店も多いでしょう。

エクセルに必要項目を入力して、帳票のテンプレートを決めておけば誰でも簡単に帳票作成と集計などをできます。

エクセルで販売管理するメリットとデメリットは以下の通りです。

エクセルは、手軽にオリジナルの帳票作成ができるうえに、集計にも優れています。

しかし、帳票を手作りする必要があり、計算式を管理できるエクセルが得意な人材に管理を任せる必要があり、属人化しがちです。

オンライン共有やクラウド作業などがしにくいかもしれません。

また、ファイルを誤って削除する可能性があり、運用フローの厳格な規定が求められます。

販売管理システム

工務店で最も効率的かつセキュリティ面でも安心して販売管理できる方法は、販売管理システムの利用です。

帳票をシステム上で管理できるうえに、顧客情報もまとめて管理ができるため、ひも付けも簡単にできます。

販売管理システムのメリットとデメリットは、以下の通りです。

販売管理システムは、販売管理や生産管理などを一括しておこなえます。

データはクラウドや専用のサーバーに保管できるためセキュリティ面でも安心です。

また、改ざんリスクも低く、「万が一データが変更された場合はすべてログが残る」などセキュリティ対策もなされています。

顧客情報を含む機密情報を守り、なおかつ一元管理で効率化できるツールです。

反面、導入コストがかかる点や操作に慣れるまでに研修の時間や手間がかかることはデメリットといえます。

しかし、建設DXが推進されている現在の業界の流れを見ると、数年先には基幹システムを変える必要があることは明らかです。

体制が変わってから急にシステムを導入するよりは、先に販売管理システムを導入して運用を整えておく方が業務や現場の混乱も少ないでしょう。

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まとめ

建設業における販売管理は、建設業許可を得るためにも事業の安定した経営のためにも欠かせません。

管理方法はさまざまありますが、紙ベースやエクセルを使用した方法よりも、セキュリティ面や管理コストの削減、効率化ができる販売管理システムの導入がおすすめです。

建築現場博士がおすすめする工務店・建築業界の業務効率化ソフトはAnyONEです。
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この記事では、帳票の概要や具体的な保存期間・保存方法、さらには電子帳票の概要とそのメリットなどについて解説します。

建設業ではさまざまな種類の書類を扱うため、保存・管理する帳票の数も多くなります。

効率よく保存・管理したい建設業の担当者は、参考にしてください。

帳票とは

帳票とは、企業が経営をおこなうにあたって作成する書類です。

具体例として、以下を挙げられます。

帳票は、顧客や取引先との間で発生するお金のやりとりを記録することを主な役割としていますが、そのほかにも、企業が商品を送る・受け取る際の記録として帳票を使用することもあります。

ちなみに、社員の健康診断結果報告書も帳票に含まれます。

また、帳票と似た言葉に「帳簿」や「伝票」がありますが、これらも帳票に含まれます。

正確にいうと、「帳簿」は企業の取引を記録する書類のことで、「伝票」はお金の動きを記入する書類です。

帳票は、これらの書類を含めた書類の総称となります。

帳票の保存期間・保存方法

帳票には保存期間・保存方法が定められています。

企業が決算や確定申告を終えると、当該年度の帳票は役割を果たしたこととなりますが、決算や確定申告に対して税務調査が入る可能性があります。

もし、税務調査の結果、不審点が見つかると企業は帳票を参考にしながら、不審点に対する説明をおこなわなければなりません。

そのため、役目を終えた帳票も、一定期間保存しておくことが法律によって定められています。その保存方法についてもルールがあるため注意が必要です。

保存期間

帳票の保存期間は法人税法・会社法によって定められており、帳票の種類によって保存期間が異なります。

まず、法人税法上では、帳票は5年もしくは7年の保存期間が定められています。

取引をおこなう過程で発生した帳票に関しては5年間、帳簿や決算関係の書類、入出金の証拠となる帳票は7年間の保存が必要です。

また、会社法では帳票の保存期間が10年に定められています。例えば、会計帳簿は10年間保存しなければなりません。

税務調査の結果、本来は保存義務のある帳票が保存されていないことが判明すると、確定申告が取り消しとなります。

この場合、税務署によって計算される「推計課税」と呼ばれる税金を納税しなければなりません。

また、仕入れに関する帳票がない場合は、その分消費税が加算される可能性もあります。

保存方法

帳票の保存方法は、基本的にプリントアウトして紙で保存することを指定されています。

パソコンで帳票を作成することは問題ありませんが、最終的には紙に出力しなければなりません。

ただし、保存期間の中でも最後の2〜4年間に関しては、マイクロフィルムを使った保存が可能です。

また、作成をデータで一貫しておこなってきた帳票に関しては、その一部がサーバー内での保存、DVDやCDによる保存ができます。

そのほかにも、一部の帳票に関しては、許可を得ていれば、スキャナーでデータ化したうえで保存することができます。

電子帳票とは

電子帳票とは、パソコンやスキャナを使って電子化された帳票のことです。

もともと、帳票は紙による保存が義務づけられていましたが、1998年に国税関係の書類などを電子データとして保存することを認める「電子帳簿保存法」が制定されたことで、帳票の保存方法の幅が広がりました。

また2005年には法律「e-文書法」が施行されたことで、紙に出力した帳票をスキャンしたうえで電子化し保存できるようになりました。

このように、各種法律の整備によって、一部の帳票に関しては電子帳票として電子保存ができるようになっており、現在では多くの企業が電子帳票を利用しています。

帳票の電子化によるメリット

帳票を電子化することによって、企業はさまざまなメリットを得ることができます。

ここでは具体的なメリットとして以下の点について解説します。

コスト削減

帳票を電子化することで、紙に印刷する必要がなくなるため、紙代や印刷代などのコストが不要となり、コスト削減につなげられます。

1枚の帳票を印刷するだけであれば、コスト自体は高いものではありません。しかし、企業で扱う帳票の種類・数は膨大で、電子化によるペーパーレスは大きなコスト削減となるはずです。

また、紙で保存する必要がなくなれば、保管スペースを確保する必要もなくなるため、保管スペースをより有効活用できます。

帳票は一定期間の保存期間が定められている一方で、企業が多くの顧客、取引先との契約を結ぶため、保管する帳票の数はどんどん増えていきます。

そのため、紙で保管しているとどんどんスペースがなくなってしまいますが、電子データ化すればそういった心配もありません。

業務効率化

紙で帳票を保存する場合、1枚1枚ファイリングをしなければならず、大きな手間となりますが、電子化すればファイリングは不要で、業務効率化につなげられます。

また、クラウドシステムなどを活用して電子化した帳票を保存・管理することで、社内外を問わずどこからでも必要な帳票にアクセス可能です。

そのため、例えば過去の帳票を参考に新しい帳票を作りたいといった場合でも、わざわざ会社に行く必要はなく、現場の事務所やリモートワーク中の自宅から確認することもできます。

ちなみに、電子帳票の保管や作成に対応しているシステム・ツールも存在します。

帳票は、システムを活用すれば、過去の帳票を参考に簡単に帳票作成ができ、さらなる業務効率化も図れるでしょう。

電子帳票システムに興味のある方は、システムの概要や導入によるメリットなどについて解説している記事も参考にしてください。

破損や紛失の恐れがない

紙の帳票の場合、時間が経つにつれて徐々に劣化してしまいますが、電子化した帳票であれば劣化の心配がありません。

特に帳票は長いものだと10年間保存しなければならないため、破損などの劣化の心配がないことは大きなポイントです。

また、紙の場合、管理の過程で誤って紛失してしまうケースもありますが、電子データであれば、バックアップをとっておくことで紛失のリスクを軽減することができます。

もちろん、バックアップをとるために、保管スペースが必要となることもありません。

まとめ

今回は、帳票について、その概要や保存期間、保存方法、電子帳票の概要、電子帳票のメリットなどについて解説しました。

帳票は、企業が経営活動をおこなうにあたって作成する書類のことです。

契約書や請求書、給料明細、健康診断結果報告書など幅広い種類の書類が帳票に含まれます。

保存期間は5年、7年、10年で帳票の種類によって異なり、保存方法は紙もしくは電子データです。 電子データとして保管できれば、業務効率化やコスト削減につなげられるため、帳票をまだ紙で管理している企業は、ぜひ電子帳票の利用を検討してみてください。

帳票を電子化することで、作成・管理業務を効率化できます。

今回は帳票の電子化について、その概要から、電子化に伴うメリット・デメリット、さらには移行時のポイントを解説します。

帳票にかかわる各種業務を効率よく行いたい方はぜひ参考にしてください。

電子帳票とは

電子帳票とは、帳票を電子化したものです。帳票には大きく分けて帳簿と伝票がありますが、電子化すると便利な帳票には請求書や振り込み伝票、見積書、納品書、仕訳帳などが当てはまります。

これらの帳票は、従来は紙で管理することが一般的でしたが、電子化することで、パソコンやクラウド上での管理が可能となります。

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帳票の電子化が進む背景

帳票の電子化が進む背景としては、法律によって電子化を行いやすい環境が整備されたことがあげられます。

例えば、帳票はもともと紙による保存が義務づけられていましたが、1998年に「電子帳簿保存法」が制定されたことで、国税関係の書類を電子データでも保管できるようになりました。

また、2005年には、「e-文書法」と呼ばれる法律の施行と電子帳簿保存法の改正が行われたことで、紙に出力した書類をスキャンして電子化し保存できるようになっています。

さらに、2020年10月には再び電子帳簿保存法が改正されました。この改正によって、これまで国税関係の帳簿を電子化して保存するためには税務署長の事前承認が必要だったものが、事前承認不要になりました。

このように各種法律の整備、改正によって帳票の電子化が行いやすい環境が整いはじめ、電子化へと移行する企業が増えてきていると考えられます。

帳票の電子化に伴うメリット

帳票の電子化によって企業が得られるメリットは少なくありません。ここでは、帳票の電子化に伴う具体的なメリットとして、以下の点について解説します。

業務効率化

帳票の電子化に伴うメリットの1つが、業務効率化の促進です。

データ化された帳票は、パソコンなどの端末で検索できるため、取引先の企業名や工事ジャンル、日付などに応じて必要な帳票をすぐに検索できます。

また、中には電子帳票をCSVなどのファイルに変換できるシステムもあります。紙の帳票だと必要なものを探すだけでも時間も手間もかかりますが、電子化ができればすぐに見つかるため業務効率も向上するでしょう。

その他にも、電子化によってメールによる帳票の送付が可能となるため、取引先にすぐに内容を確認してもらえます。専用のシステムの中には、サーバーから帳票をダウンロードできるものもあるため、確認までにタイムラグが生じず、スムーズに業務が進められるでしょう。

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コスト削減

電子化できれば、帳票を印刷する必要がなくなるため、印刷代や紙代などのコスト削減につながります。また、取引先にメールで帳票を送れるようになれば、封筒代や切手代なども不要です。

帳票1つにかかるコストは高くありませんが、1ヶ月、1年と積み重ねていくと大きな違いが出てくるでしょう。

管理スペースが不要

電子化によって、紙の帳票は基本的に不要となるため、紙の管理スペースが不要となります。これまで社内の一角を帳票の保管スペースとしていた場合でも、スペースが大きく空くため、空間の有効活用ができるでしょう。

バックアップも取れる

紙の帳票の場合、持ち出しに伴う紛失や火事による焼失、経年劣化によって文字が読めなくなるなどのリスクがありますが、電子帳票であれば、バックアップが取れるためこのようなリスクがありません。

具体的には、電子化した帳票をクラウド上で保存するだけでバックアップ完了です。

クラウドであれば、屋外からでもインターネット環境さえあればアクセスできるため、必要な帳票をすぐに確認できるなど、さらなる業務効率化にもつながるでしょう。

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帳票の電子化に伴うデメリット

メリットの一方で、帳票の電子化には少なからずデメリットもあるため注意しなければなりません。ここでは、具体的なデメリットとして以下の点について解説します。

初期費用がかかる

帳票の電子化を行うためには、スキャンするための機械や帳票ツールなどを導入することになるめ、少なからず初期費用は発生します。

また、既存の紙の帳票を電子化するために外部企業に作業を依頼するとなると、さらに費用がかかるでしょう。

電子化へ移行するにあたって、どのくらいの予算を確保できるのか事前に確認しておく必要があります。

紙の帳票を希望する取引先がいる可能性もある

帳票を電子化すれば、帳票のやりとりも基本的にはメールなどのオンライン上で行うこととなりますが、中には紙の帳票を必要とする企業も存在します。

そのため、電子帳票に移行したとしても、紙の帳票が必要になる可能性があるでしょう。

ただし、一部の取引先が紙の帳票を希望したとしても、大半の企業が電子帳票で対応してくれるのであれば、業務効率化やコスト削減は十分に期待できます。

管理ルールを整備する必要がある

電子化を行うにあたっては、事前にルールを整備しておかなければなりません。

例えば、ファイル名のつけ方やフォルダの分類方法などです。これらの点が社内で統一されず曖昧なままだと、必要なファイルが検索しても出てこない、どこにあるのかわからないといった事態になりかねません。

そうなると、電子化に伴う業務効率化のメリットも効果が薄れてしまうでしょう。

帳票の電子化へ移行する際のポイント

紙の帳票から電子帳票へと移行する場合、なぜ移行するのか、その目的を明確にしておきましょう。目的が明確になることによって、電子帳票を扱う際に必要となるものも決まってくるためです。

例えば、電子帳票の管理だけでなく、作成や配信も行いたい場合は、帳票作成機能や配信機能を備えたシステムを選ぶ必要があります。

また、社内で使用している既存のシステムとの連携を図り、さらなる業務効率化につなげたいといった場合は、連携の可否について確認しておきましょう。

扱っている帳票がそれほど多くなく、発行頻度も多くない場合は、連携機能をそこまできにする必要はありません。一方で、企業の規模が大きい、帳票の発行頻度が多い、といった場合はシステム連携を考慮した方がいいでしょう。

また、帳票システムを利用する場合、機能に加え、コストも確認しておく必要があります。

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まとめ

今回は、帳票の電子化について、その概要から、電子化が進む背景や、メリット、デメリット、移行時のポイントなどについて解説しました。帳票の電子化を進めることによって、業務効率化やコスト削減などが期待できます。

一方で、少なからず初期費用が発生する点や管理する際のルール整備などが必要となるため注意してください。

また、移行する際は、ただ電子化して管理するだけでなく、帳票作成システムも導入することで、作成から管理までオンライ上で行えるためより業務効率が向上します。

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また、システムの導入後も徹底的なサポートを受けられるため、安心して運用できるでしょう。

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そこでこの記事では、帳票の作成・管理に活用できる電子帳票システムについて、その概要からメリット・デメリットなどを解説します。

業務効率化を進めたい、帳票作成・管理をもっと簡単に行いたい方は参考にしてください。

電子帳票システムとは

電子帳票システムとは、請求書や見積書、注文書といった各種帳票の作成や管理、配信ができるシステムのことです。

業務システムとの連携も可能で、連携によって帳票の自動作成も行えます。システムの導入によって、帳票作成や管理にかかる業務が大幅に効率化されるでしょう。

電子帳票システムでできること

電子帳票システムは、帳票に関連する各種業務に対応可能です。ここでは、電子帳票システムによってできることとして、以下の3点について解説します。

電子帳票の作成

電子帳票システムを利用すれば、各種帳票の作成が行えます。

また、業務に関するデータを蓄積している業務システムと連携すれば、帳票に必要なデータの抽出ができ、PDF帳票出力やエクセル帳票出力なども行えます。

さらに、多くのシステムではレイアウトも自社のスタイルに変更可能です。

データの取り込みに関しては、手動でも行えますが、業務システムと連携することでより効率よく帳票作成ができるでしょう。

電子帳票の配信

システム上で作成した電子帳票は、そのまま取引先へ配信もできます。配信方法は、以下の通りさまざまであるため、自社や取引先のニーズに応じた配信が可能です。

メールで送る方法は、大きく分けてダウンロード方式と添付ファイル方式に分かれます。前者は、ダウンロード用のURLをメールに記載し、受信者がリンク先へアクセスすることでダウンロードする仕組みです。後者は、メールにそのまま帳票のファイルを添付して送信します。

また、FAX送信は、FAX機やFAXサーバーを持っていなくても、システム上で取引先に送信できます。

取引先によってはデータではなく紙の帳票を求めるケースもあります。その場合は、郵送代行を活用しましょう。

電子帳票の管理

工事の数が多くなると帳票の数も多くなり管理に手間がかかりますが、そのような場合でも電子帳票システムは活躍してくれます。

例えば、帳票の種類別に分類できるほか、宛先別にも分類できます。

また、保存している帳票の検索にも対応しているため、過去の帳票を参考にしたいときなどにも役立つでしょう。

電子帳票システムを利用することで、ペーパーレス化にもつながるため、コストカットや省スペースにもつながります。

電子帳票システムを導入すべき理由

電子帳票システムを導入すべき理由の1つに、新型コロナウイルスの感染拡大によって、働き方の見直しが行われていることが挙げられます。これまでは会社に出社して帳票を作成、印刷し郵送もしくは直接手渡しをするかたちが一般的でした。

しかし、新型コロナウイルスの影響により在宅ワークを導入する企業が多くなり、これまでのような働き方ができなくなっています。

電子帳票システムを導入すれば、インターネット環境があれば自宅からでも帳票の作成、配信、管理が行えます。

また、電子文書に関する法律の存在も電子帳票システム導入の大きな後押しといえるでしょう。例えば、「電子帳票保存法」は2020年10月に改正が行われ、従来紙で保存しなければならなかった税務関係の書類をデータでも保存できるようになりました。これにより、帳票を電子データで管理しようとする企業がより多くなると予想されます。

電子帳票システム導入のメリット・デメリット

電子帳票システムは便利なものですが、実際に導入するとどのようなメリット・デメリットがあるのか理解しておく必要があります。

電子帳票システムのメリット

電子帳票システムの導入に得られる大きなメリットの1つが業務効率化です。これまで、帳票の作成や管理を手作業で行っていた企業にとって、システムによって作業が自動化されれば大幅な業務効率化が見込めるでしょう。また、配信も簡単に行えるため、印刷して郵便局に行くといった手間もカットできます。

さらに紙の帳票を印刷する必要がなくなるため、用紙代や切手代、インク代などのコスト削減にもつながります。

ほかにも、紙の帳票だと紛失や消失のリスクがありますが、電子帳票システムはバックアップ機能を備えているため、万が一トラブルが発生しても帳票のデータがなくなる心配もありません。

電子帳票システムのデメリット

電子帳票のデメリットは、導入時点では少なからずコストが発生する点が挙げられます。電子帳票システムによっては、土台となるシステムに各社が必要な機能をオプションとして追加していくケースもあるため、場合によっては初期費用がかなりかさんでしまうことも。

また、紙の帳票に慣れている人とっては、電子帳票システムが使いにくいものとなる可能性もあります。システムを導入したものの従業員に定着しないといったことにもなりかねません。

電子帳票システムを選ぶ際のポイント

電子帳票システムを選ぶ際は、いくつかのポイントを押さえておきましょう。ここでは、具体的なポイントとして、以下の4点について解説します。

自社の業務内容に適しているか

電子帳票システムと一言で言っても、サービスを提供する企業によってフォーマットはさまざまであるため、自社の業務内容に適しているか確認しておきましょう。例えば、システムによってはエクセルやPDFに対応しているケースもあれば、そのほかのフォーマットに対応しているケースもあります。

また、「帳票の作成はもちろん、配信まで行えるシステムが欲しい」と思っているにもかかわらず、作成機能のみを搭載したシステムを選んでしまっては意味がありません。

処理スピードの速さ

電子帳票の数が多くなるとデータ容量も大きくなるため、処理に時間がかかる可能性があります。システムの導入前に、無料版を試すかデモンストレーションを受けて処理スピード

を確認しましょう。

処理スピードが遅いシステムだと、帳票の作成や配信にも時間がかかるため、期待していたほど業務効率化につながらないかもしれません。また、FAX配信を利用する場合は、回線数の少なさが原因となり、何時間も配信に時間がかかる可能性もあります。

処理スピードの速いシステムはその分利用料金も高くなる傾向にあるため、予算を踏まえたうえで検討してください。

セキュリティ面での安全性

帳票は、自社はもちろん取引先の情報が記載されている重要な書類であるため、セキュリティ面での安全性は事前に確認しましょう。

具体的には、外部からの閲覧やダウンロードができないアクセス制御機能やデータを暗号化する機能、特定の人しか印刷できない印刷権限機能などが挙げられます。

また、サービスを提供する企業のセキュリティポリシーなどもチェックしておくと安心でしょう。

検索機能の有無

過去に作成した帳票が必要になることも少なくないため、電子帳票システムに検索機能がついているかどうかも確認しておきましょう。また、検索機能と合わせてあると便利なのが、帳票の種類別、宛先別の分類機能です。検索機能は使用する頻度も高いと考えられるため、事前確認は必須だといえます。

まとめ

今回は、電子帳票システムについて、その概要から具体的な機能、導入に伴うメリット・デメリットなどについて解説しました。

電子帳票システムの導入により、業務効率化やコスト削減などが期待できます。

しかし初期費用が発生するため、予算に合わせて検討する必要があります。実際にシステムを選ぶ際は、今回紹介した内容を参考に選んでみてください。

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