建設業界を取り巻く「人手不足」「3Kイメージ」を解消するために、多くの企業でIT化が進められています。

今回は、IT化の現場と背景、対策について解説します。

IT化（ICT化）とは

IT化とはICT化とも呼ばれており、正しくは「Information and Communication Technology」と言います。

これは、IT技術を活用して業務効率化を図ることです。

具体的には、スマートフォンやタブレット端末を使用した図面作成や確認、システムを活用した情報共有、遠隔システムを利用した業務指示などが挙げられます。

例えば、IT化以前であれば、見積書を確認する方法は、会社に戻って自分で確認するか、社内にいる同僚にメールで確認するしかありませんでした。

しかし、見積書をクラウド上に保存できるITシステムを導入すれば、現場からでも見積書の確認ができるようになり、無駄を省くことができます。

IT化を進めることによって、業務効率化が図れるのはもちろんのこと、人手不足の解消などの効果も期待できます。

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建設業界におけるIT化の現状

建設業界においては、IT化がどのくらい進んでいるのでしょうか。
ここでは、建設業界におけるIT化の現状について解説します。

建設業界のIT導入率

IT化と一言で言っても、そのサービス内容は多岐渡ります。その1つとして挙げられるのがクラウドサービスです。

企業の中にはクラウドサービスを利用しているケースが多く、総務省の令和5年通信利用動向調査によると、企業全体でその割合は77.7%となっています。

さらに、建設業となると71.7%の企業がクラウドサービスを導入していることがわかります（令和元年の調査結果）。ちなみに、平成30年の結果は65.1%でした。

新型コロナウイルスをきっかけにIT導入が加速

2020年は新型コロナウイルス感染拡大により、多くの企業が影響を受けました。これによりIT導入を図った企業も少なくありません。

建設業界に特化した人材サービス企業JAGフィールド株式会社では、建設業で3年以上働いている人を対象として新型コロナウイルス感染拡大によって建設業界がどのように変化したのか調査を行っています。

新型コロナウイルス感染拡大による影響はさまざまで、具体的には以下のようなものが挙げられました。

これらの影響によって発生している支障については、以下のような回答が挙げられています。

上記のような支障に対して、今後解決していくためにどうするか、という質問に対しては、以下のような回答が見られました。

これらの結果からは、新型コロナウイルス感染拡大によって、建設業がさまざまな影響を受けました。

それによって発生した支障を解決するための手段の1つとして、IT化が掲げられています。

建設業界がIT化すべき理由

人手不足解消

IT化を図ることによって、企業の人手不足解消促進も期待できます。

高齢化が進んでいる日本において、人手不足は深刻な問題となっています。

建設業においては、これまで長年にわたり建設業に従事してきた人が、高齢になり引退していく中、若手の確保が十分にできていない企業が少なくありません。

「建設業を巡る現状と課題-国土交通省」によると、建設業は29歳以下の若年層が減少し、55歳以上の高齢層が増加しています。全産業と比べても、少子高齢化が顕著です。

人手が足りていない企業においては、業務効率化を図ることが人手不足解消のカギとなります。そのため、IT化を進めるべきだといえます。

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業務効率化

先述の通り、IT化を進めることによって業務が効率化されます。

例えば工務店向けの業務効率化システムを導入すれば、工程管理や受注管理、顧客管理、入金管理などを1つのシステムで全て行うことができます。

そのため、業務の属人化を防ぐことも可能となり、担当者が退職した際に、業務を引き継いだ人が何をすればいいのかわからない、といった無駄な時間を省くこともできます。

また、システムによってはアプリを提供しているケースもあるため、現場からでも簡単に情報へのアクセスが可能となるでしょう。

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3Kイメージ払拭

建設業界は人材不足が問題となっています。

その理由としてあげられることは、いわゆる「3K」のイメージです。3Kとは「キツイ」「汚い」「危険」な仕事を意味する言葉で、若い人に「建設業は3K仕事をしている」といった認識を持たれてしまっています。

このようなマイナスなイメージを払拭するためにもIT化を進め、業務効率をはかりキツさや危なさ、汚さを業務から取り除いていく必要があります。

ITツールを導入し、効率よく仕事をしていること、清潔な現場で働けること、そして安全に仕事ができることをアピールできれば、建設業界で働くことに興味を持つ人も増えるはずです。

建設業がIT化して得られるメリット

建設業は元々アナログな業界であり、IT化は難しいと思われていました。

しかし、近年は建設事業者も大手ゼネコンを筆頭にIT化を進めており、技術革新が起こっています。

IT化によって得られるメリットを具体的に解説します。

省人化・効率化による業務負荷軽減

IT技術を取り入れることで、人が実施していた作業をツールが代替できるようになります。

たとえば、過去の現場データを引用して見積書を作成する、見積書をもとに契約書を自動発行するなどの自動化も可能です。

従来は人が過去の見積書を探し、そこから目視でデータを拾うような工程があったため、見積書の作成には非常に時間がかかっていたはずです。

しかし、IT技術の導入により上記のような作業は自動化でき、人による作業時間が大幅に減ります。

全自動化は難しくとも、業務の効率は上がり、従業員の作業負荷はかなり軽くできるでしょう。

移動時間の削減

施工管理者や営業担当など、外出が多い従業員の移動時間をIT技術によって削減できます。

例えば、アプリで日報を作成し、提出ができれば事務所へ戻って日報を作成する必要がありません。

また、ウェアラブルカメラを工事現場へ導入し、遠隔監視ができる体制を構築すれば、施工管理が現場へ行く必要がなくなります。

以上のように、建設業界で無駄な時間と思われていた移動時間を削減できれば、自ずと残業時間の削減につながるはずです。

現場労働者の安全対策

現場労働者の作業上の安全度をより高めるためにも、IT技術が役に立ちます。

たとえば、先ほど紹介したウェアラブルカメラは、遠隔臨場を可能にするだけではありません。

作業員がハンズフリーの状態で映像を届けられるため、高所でスマホを操作したことで発生するような事故を防ぐことができます。

また、重量のある資材の運搬等をロボットが代替すれば、事故数を減らせるはずです。

働き方改革の実現

IT技術を建設業に取り入れることで業務効率が上がれば、建設業でも問題視されている長時間労働も改善できます。

さらに、新しい働き方であるリモートワークを取り入れることもできるでしょう。

今までは会社のネットワークでしか、工程表や見積書など仕事に欠かせない情報は閲覧できませんでした。

しかし、クラウドシステムを使えば、どこにいても仕事に関連する情報を閲覧・共有できます。

建設業者で働いている事務員の仕事を在宅にしたり、施工管理者が事務作業を家で出来るような環境も構築可能です。

企業としての魅力の増大

建設業は3Kのイメージを持たれており、職業としての魅力は低いとされてきました。

しかし、IT技術を導入すれば働き方もより自由になり、3Kと呼ばれた過去のイメージを払拭できます。

残業が短くなり、体力が必要なイメージが払拭されれば、それだけで入職希望者が増えるかもしれません。

また、IT技術の導入でカットできる人的コストを福利厚生に回し、企業としての魅力の1つである福利厚生面を充実させられます。

IT技術の導入により、若者にとって魅力的な会社への変革を遂げることができます。

建設業がまずIT化すべきは業務管理システムから

IT化が重要なことは理解していても、予算の関係で大幅なIT化が難しい場合もあるでしょう。

そのような場合はまず、業務管理システムの刷新をおすすめします。

多くの建設事業者ではデータを主にエクセルで管理し会計などは専門ソフトを使うという運用を続けている場合が多いのではないでしょうか？

しかし、エクセルでの業務管理には限界があり、データの共有が速やかでない、人的ミスが起こりやすいという欠点があります。

業務管理システムを導入すれば、クラウド上に社内のデータを蓄積でき、シームレスにデータを連携できます。

帳票類も全てツール上で作成、保存ができるため、台帳の作成や保管の手間もありません。

どこからIT化すれば良いかわからないとお悩みの建設事業者の方は、ぜひ業務管理ツールを取り入れてみてください。

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まとめ

今回は、建設業界におけるIT化の現状とIT化を進めるべき理由について解説しました。昨今の新型コロナウイルス感染拡大の影響により、建設業も働き方の転換が求められているはずです。

また、新型コロナウイルスの流行以前から問題視されていた「人手不足」は、建設業にとって大きな課題だといえます。このような状況を改善するためにもITツールが活用できます。業務効率システムを導入して、人手不足を解消しましょう。

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また専門知識を必要で、簡単におこなえる業務ではありません。

そのため図面の拾い出しをおこなうのは、ベテラン社員だけになっている会社も多いのではないでしょうか。

本記事では、拾い出しの概要、拾い出しを効率化する方法、拾い出し時間を短縮するコツについて解説します。

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図面の拾い出しとは？

図面の拾い出しとは、積算・見積りをおこなうために図面から、自社工事に必要な材料とそれらの数量を拾うことです。

正確な積算見積りを行うには、図面から以下の項目を計測しなければなりません。

上記の自社の工事に関わる費用を全て洗い出し、全体の工事費を算出します。

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図面の拾い出しの方法と計算式

図面の拾い出しの流れは以下の通りです。

費用の計算は以下の計算式で求めます。

上記の数量を正しく求めるための作業が拾い出しです。

なお、正しい所要数量を計算するには、積算基準における標準数値を参照して、部材の数量を確認しましょう。

また拾い出しは、1枚の図面だけで完結することはほとんどありません。

カーテンボックス・ブラインドボックスを例に説明します。
以下、カーテンボックス・ブラインドボックスは「CB・BB」と表記します。

上記の例からわかるように、CB・BBを拾い出すだけでも最低4枚の図面を確認しなければなりません。

以下のケースでは、更に確認が必要な図面は増えます。

図面の拾い出しの正確性は利益にも影響

拾い出しは工事原価や見積金額に大きな影響を与えます。

実際よりも多く拾い出してしまうと工事原価が高くなってしまい、工事を失注してしまう。

実際よりも少なく拾い出すと、見積り金額に反映されないため利益が少なくなったり、赤字工事になったりする可能性が高まります。

拾い出し業務は売上利益に直結する業務のため、高い専門性が求められます。

拾い出しを効率化する3つの方法

手間の掛かる拾い出し作業を効率化する方法は以下の3つです。

エクセルの利用

拾い出し用のエクセルを作成しておき、自動計算させる方法もおすすめです。

例えば、積算基準をもとにした計算式を入力したエクセルのテンプレートを作っておき、拾い出した数量を入力すれば自動的に積算を実施できます。

ただし、エクセルを利用して自動計算するためには、関数やマクロの知識が必要となります。

工務店向けのエクセルテンプレートでダウンロードも可能であるため、エクセルを扱える人員が少ない場合は活用しましょう。

積算・見積りソフトの導入

1つ目の方法は、積算・見積りソフトの導入です。

積算・見積りソフトは、デジタル・ITの力を活用して積算・見積りを効率化できるソフトいいます。

ソフトによっては連携機能があり、連携しているソフトで作図した図面なら材料・数量を自動で拾い出すことも可能です。

過去のデータをソフトに集約できるため、業界経験が浅い方でも過去の拾い出しデータを確認しながら、正確な拾い出し業務をおこなえます。

また積算・見積りソフトであれば、拾い出したデータを見積りや原価管理に流用できるため、会社全体の業務効率を上げられます。

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無料アプリの活用

2つ目の方法は、無料アプリの利用です。

図面を取り込めば自動で拾い出しをしてくれます。

導入費用が無料で、気軽に拾い出しの作業を実施できます。

ただし、あくまでも無料アプリであるため機能的に専用ソフトよりは充実していません。

また、図面が複雑である場合に拾い出しが正確にできないリスクがあるため、アプリの口コミや機能をしっかりチェックしたうえで選びましょう。

積算代行業者の利用

3つ目の方法は、積算代行業者の利用です。

積算代行業者は、内製化していた積算業務を外注できるサービス。

拾い出しから積算までをおこなってくれるため、積算業務に関わっていた人員・工数を減らせる点がメリットです。

浮いた人員は、営業や施工管理などに配置転換することで、増員せずとも業績アップが見込めます。

積算代行業者は、そのプロが集まっているため指導や教育の手間が掛かりません。

自社の積算基準を伝え、何度かやりとりを繰り返すだけで、希望通りの積算情報が送られてきます。

以下の会社は、積算代行業者の利用を検討してはいかがでしょうか。

拾い出しの時間を短縮する3つのコツ

「積算・見積りソフトや積算代行業者に費用を掛けられない」と考える方もいるでしょう。

費用をかけずに拾い出しの時間を短縮したい方は、以下3つのコツを意識してください。

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自社の工事内容を理解する

基本のことですが、自社の工事内容を理解しましょう。

メーカー担当者であれば、製品の種類・仕様などカタログに載っている情報の理解・把握は必須です。

なぜなら自社の工事内容を把握していなければ、正確な拾い出しはできないからです。

最低限上記2つのことを把握していなければ、拾い出しはできません。

そのためまずは、拾い出しをおこなう前に工事内容の理解から始めましょう。

施工の順番を意識する

次に施工の順番を意識しましょう。

なぜなら施工の順番を意識しながら拾い出しをおこなうと、拾い漏れが少なくなるからです。

ここでもCB・BBを例に考えてみましょう。
説明は、下記画像の「サッシ取り合い・埋め込みタイプ」を前提とします。

必要な材料を広い出したら、全体平面図などをもとに数量を算出します。

施工手順を考えながら拾い出すと、拾い漏れ防止につながり、自社工事の理解につながります。

建築業界の知識を身につける

即効性のある方法ではありませんが、建築業界の知識を身につけましょう。

なぜなら精度の高い拾い出しをおこなうには、自社工事の前工程と後工程の知識も必要だからです。

CB・BBを例にすると、前工程はサッシの知識、後工程では天井など内装工事の知識が必要となります。

これらの知識がないと、ビスの選び方や後工程を考慮した納まりを考えられないため、拾い出しに不備が出る可能性が高いです。

そのため精度の高い拾い出しには、自社工事に限らず建設業界全体の知識が必須です。

しかしただ闇雲に勉強するのは、難しいと考える方もいるでしょう。

おすすめは建築施工管理技士の取得です。

建築施工管理技士は、建設業界全体の知識を勉強でき、自社工事以外の知識も習得できます。

受験者の半分以上が合格するため、しっかりと対策をして試験に臨めば合格が難しくありません。

施工管理技士について詳しく知りたい方は下記の記事をご確認ください。

関連記事施工管理技士とは?資格の概要から試験内容まで解説

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図面の拾い出しに無料アプリを利用する際の注意点

図面の拾い出しに無料アプリを利用して効率化を図れますが、以下の点に注意してください。

図面の拾い出しができるアプリやソフトは、インターネットで簡単に検索、ダウンロードできます。

しかし、迂闊に無料ソフトを使うことでセキュリティリスクを抱える可能性があります。

また、機能面で有料の専門ソフトレベルの性能は期待できない場合があるため、可能であれば有料の積算ソフトがおすすめです。

まとめ

本記事では拾い出しの概要、図面の拾い出しを効率化する方法、拾い出し時間を短縮するコツについて解説しました。

拾い出しは会社の売上・利益に関わる重要な業務です。

また専門性が必要で、簡単にできる仕事ではないため業務が属人化しやすいです。

拾い出しができないと悩んでいる方は、本記事で紹介した積算・見積りソフトの導入、積算代行業者の利用をおすすめします。

最も簡単に拾い出しを効率化するならば、積算・見積りソフトの導入がおすすめです。

しかし「どのソフトを選んだら良いかわからない」という方もいるでしょう。

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デジタル化が進む現代では、各業界で電子取引による電子データの保存が進んでいます。

建築業でも電子データの保存が進んでいるため、正しい取り扱いを理解しておかなくてはいけません。

しかし、建築事業者の方は「どのように書類を電子保存すればいいのかわからない」という悩みもあるはずです。

当記事では、建築業における電子帳簿保存法の扱いや見積書の保存期間・保存方法について詳しく解説します。

見積書を電子保存するときの注意点についても説明するため、ぜひ最後までご覧ください。

建築業の見積書は電子帳簿保存法の保存対象

電子帳簿保存法とは、電子データによる帳簿を保存することを義務化した法律です。

紙媒体の帳簿も電子データとして保存することが義務付けられており、各業界で対応が必要となっています。

建築業も同様に見積書は電子帳簿保存法の保存対象となっているため、法律によって定められた保存方法に基づいて管理しなければなりません。

発行・受領した見積書を電子データとして保存するためには、、電子帳簿保存法の要件を満たす必要もあります。

電子帳簿保存法に違反すると罰則のリスクがあるため、十分注意しながら保存するようにしておきましょう。

改正された電子帳簿保存法の変更点については、下記をご覧ください。

電子帳簿保存法の概要や罰則については、以下の記事で詳しく紹介しています。

関連記事【2024年版】電子帳簿保存法とは?改正や工務店の注意点を解説

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電子帳簿保存法改正により建築事業者が得られるメリット

電子帳簿保存法改正により建築事業者が得られるメリットとして、以下のような点が挙げられます。

コスト削減

建築業では契約書や注文請書を発行する場合、契約金額に応じて印紙税が必要となります。

書類が増えるほど多くの印紙税がかかるため、経営者にとっては経費が増える原因になるでしょう。

電子取引には印紙税がかからないため、大幅なコスト削減へとつながります。

株式会社竹中工務店のデータによると、電子取引によって削減できた印紙代は年間約4億円にもなると紹介されています。

印紙代をはじめ印刷にかかるコスト、請求書の郵送費用もかからなくなるなど経費削減につながります。

働き方改革の推進

建築業では2024年4月から時間外労働の上限規制が適用され、労働者の残業時間を削減する取り組みが始まりました。

従業員の負担を軽減できる点はメリットですが、生産性が低下する点については課題となっています。

そこで電子取引を導入することで、図面や作業工程をデジタル化して全体的な生産性を向上可能です。

現場でも書類の作成ができるようになるため、事務所への移動時間を削減して効率的に作業を進められます。

電子取引を導入するためには社内や取引先との準備が必要となりますが、働き方改革に対応できる点はメリットの1つといえるでしょう。

情報管理

電子取引によって書類をデータ化すれば、スマートフォンやタブレットなどのデバイスから情報管理できるようとなります。

時間や場所を問わずアクセスできるため、好きなタイミングで書類の閲覧・書き込みが可能です。

例えば、工程管理表を作業メンバーに送るときは、モバイルデバイスで情報を簡単に共有できます。

社内に書類スペースを確保したり、印刷した工程表を作業員に直接渡す手間もなくなります。

見積書の保存期間

見積書の保存期間について、法人は7年、個人は5年の保存が義務付けられています。（【参考】No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁）

こちらは確定申告書提出期限の翌日からの保存期間となっており、必ず遵守しなければなりません。

例えば確定申告の提出期限が2024年3月末なら、2031年4月末まで見積書の保存が必要となります。

見積書が電子データかどうかにかかわらず、どのような媒体でも一定期間の保存が必要であることを理解しておきましょう。

見積書の保存方法

見積書の保存方法には、以下の3つがあります。

保存方法によって取り扱い方が異なるため、それぞれの媒体に合わせて適切な管理を行うようにしましょう。

電子取引による見積書の保存

電子取引によって作成した見積書は、そのまま電子データとして保存が必要です。

電子帳簿保存法が改正されたことで、電子データの取引情報は電子データ保存が義務化されました。

電子メールやクラウドサービス、EDIシステム、FAXなどのやり取りは、全て電子取引の対象となります。

電子データを保存する場合、要件として「真実性の要件」と「可視性の要件」の2つを満たさなければなりません。

「可視性の要件」について、ほかの検索要件も定められていますが、売上5,000万円以下の事業者がダウンロードの求めに応じられるようにしているなら、検索要件は必要ありません。

また、電子データ保存義務化の猶予措置も改正されています。

下記要件を満たす場合は、先ほど紹介した保存要件を満たしていない場合でも、電子データを単に保管することが認められています。

紙取引による見積書の保管

紙取引によって作成した見積書は、電子データの保存もしくは紙面の保管を事業者が選択できます。

見積書を紙面で保管する場合、事業年度もしくは取引先ごとに分類することをおすすめします。

事業年度・取引先によって分類しておけば、廃棄や検索がしやすいためです。

しかし、電子取引と紙取引によって保存方法を変えると、管理が複雑化してしまいます。

紙面の保管はコストや保管スペースが必要になるため、タイミングを見て電子取引に変更すると良いでしょう。

電子取引・紙取引の両方を電子保存

電子取引と紙取引の両方を電子保存する方法もあります。

媒体にかかわらず、電子保存に統一しておけばコスト削減や業務効率化につながります。

電子取引の電子保存は、前述でご紹介した「電子取引による見積書の保存」と同じ流れです。

紙取引の見積書を電子保存する場合、電子帳簿保存法にある「スキャナ保存制度」の利用がおすすめです。

スキャナ保存制度を利用するためには、電子取引と同じく「真実性の確保」と「可視性の確保」の両方を満たす必要があります。

スキャナ保存要件は、書類が「重要書類」、「一般書類」のどちらに分類されるのかによって異なります。

取り扱う見積書の種類を整理したうえで、それぞれの要件を満たして保存しておきましょう。

見積書を電子保存するときの注意点

見積書を電子保存するときは、以下のような点に注意してください。

設定すべき検索要件のチェック

見積書は税務署から帳簿の確認がおこなわれることもあるため、開示ができるように検索要件を満たしておく必要があります。

検索機能は、スキャナ保存・電子取引ともに下記の要件を満たさなければなりません。

質問検査権に基づいて、税務職員がダウンロードを求めたデータ全てについて応じることができるなら、1番目と2番目の要件は不要となります。

帳簿の関連書類・取引情報の開示が必要になることもあるため、検索要件を満たせるように設定しておきましょう。

タイムスタンプの付与

タイムスタンプは、電子データの内容が変更されていないことを証明するものです。

不正な変更がされていないことを証明し、正しく取引が成立した書類に付与できます。

スキャナ保存・電子取引ともに、タイムスタンプは7営業日以内に付与が必要です。

スキャナ保存の場合、入力期間内にスキャナ保存したことを確認できるなら、タイムスタンプとして代替できます。

電子取引は、訂正削除履歴が管理できるシステムで保存していれば、タイムスタンプの代替に認められます。

受領⽅法によっては対応方法に制限があるため、十分注意しておきましょう。

有効期限の明記

見積書を発行する場合、有効期限を明記しておく必要があります。

見積書に有効期限が明記されていなければ、クライアントから安価な価格で請求を迫られることもります。

特に建築業では資材の高騰によって請求額が変動しているため、古い請求書のままにしていると損を行う可能性も高いです。

見積書に有効期限を明記してことで、商談を進めやすくなりクライアントにもいつまで有効なのか共有できるようとなります。

経営者がリスクを負わないようにするためにも、見積書には有効期限を明記しておきましょう。

見積書と請求書を同一の場所へ保管

電子データとして見積書と請求を保管するなら、同じ場所で管理することが大切です。

データの保管場所を分けていると、必要なタイミングで見つからずトラブルが発生する原因となります。

例えば見積書と請求書をまとめる大フォルダを作成し、そこに中フォルダとしてそれぞれの書類データを保管しておけば管理がしやすくなります。

タイムスタンプが付与されていないデータがあるときは「完了」、「未完了」で整理する方法がおすすめです。

管理方法は企業によって異なりますが、すぐに電子データを見つけられるようにするためにも見積書と請求書は同一の場所へ保管しておきましょう。

見積書の電子帳簿保存法に関するQ&A

建築業で見積書を取り扱う方は、いくつかの疑問を抱えているのではないでしょうか。

こちらでは、見積書の電子帳簿保存法に関するよくある質問をいくつか回答します。

疑問を解消するためにも、ぜひチェックしてください。

Q.1：法人と個人事業主は保存期間に違いはありますか？

見積書の保存期間は、法人7年、個人5年の保存が義務付けられています。

青色申告書を提出した事業年度で欠損が生じた場合、見積書は10年間保存が必要です。

確定申告書提出期限の翌日からの保存期間となっているため、間違えないよう注意しなければなりません。

特に個人事業主は法人に比べて保存期間が短いため、有効な期間を設定しておくようにしましょう。

Q.2：タイムスタンプに付与期限はありますか？

見積書を電子データとして保存する場合、タイムスタンプの付与期限は最長2ヵ月とおおむね7営業日以内となっています。

法改正前は最短3営業日以内となっていましたが、法改正後は期間が長く設定されるようになりました。

Q.3：PDFの見積書はどのように保存すべきですか？

PDFの見積書は電子取引に含まれるため、電子取引による見積書の保存要件を満たす必要があります。

紙媒体で請求書が送られてきた場合、紙のままの保存とスキャナによる電子データ保存のどちらでも認められています。

電子データで受領した見積書は、プリントアウトして保存できないため注意しておきましょう。

Q.4：契約に至らなかった見積書における対応方法はどうすれば良いですか？

契約に至らなかった見積書は、保存が義務付けられていないため任意の管理となります。

実際に電子帳簿保存法では契約に至らなかった見積書の保存について明文化されておらず、担当者に管理方法を任せる流れとなっています。

まとめ

今回は、建築業における電子帳簿保存法の扱いや見積書の保存期間・保存方法、見積書を電子保存するときの注意点まで詳しく解説しました。

2024年1月1日から電子帳簿保存法の改正によって、電子データによる帳簿の保存が義務付けられています。

建築業も見積書は電子帳簿保存法の保存対象となっているため、定められた保存方法に基づいて管理が必要です。

建設業に電子取引を取れることで、コスト削減や働き方改革の推進、情報管理といったメリットがあります。

ぜひ当記事でご紹介した請求書の保存方法をもとに、ただしい管理を行うようにしておきましょう。

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この記事の監修者

せいた

保有資格：建設業経理士1級、国際会計修士（専門職）、日商簿記2級、宅地建物取引士

大学卒業後、スーパーゼネコンに13年間勤務。
経理や財務に8年間、民間建築工事の現場管理に5年間携わる。施工実績は20件に及ぶ。

従来は紙ベースでの契約が一般的でしたが、近年のデジタル技術の進展と法制度の改正によって、電子化が進んでいます。

この記事では、工事請負契約書の役割や電子化のメリット、導入ステップ、注意点まで詳しく解説します。

電子契約の基本的な知識を身につけ、スムーズな導入ができるようにしましょう。

工事請負契約書の役割と電子化

まず、工事請負契約書の基本的な役割と、その電子化について詳しく解説します。

工事請負契約書は具体的にどのような内容が含まれるのか、契約書の電子化がもたらすメリットについて見ていきます。

工事請負契約書の役割

工事請負契約書は、建設工事において契約当事者間の合意内容を明確にする文書です。

具体的には、以下のような項目と内容を含んでいます。

これらの項目の記載により、工事中に発生する可能性のあるトラブルの未然防止が可能です。

特に、大規模な工事や複雑なプロジェクトでは、工事請負契約書が非常に重要な役割を果たします。

関連記事工事請負契約書の作成は義務｜記載項目や注意点を解説

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工事請負契約書の電子化とは

工事請負契約書の電子化とは、紙ベースの契約書からデジタル形式への変更を意味します。

電子化により、迅速かつ効率的な契約手続きが可能となり、次のようなメリットが得られます。

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工事請負契約書の電子化に関する法的根拠

工事請負契約書の電子化は、法的根拠によって安心して進められます。ここでは、電子化に関する法制度の変革について解説します。

建設業法第19条の改正

建設業法第19条は、工事請負契約書に関する基本的なルールを定めています。

2001年4月の改正は、情報技術の進展と業務効率化を目指した内容で、契約書を紙に印刷して署名する必要がなくなり、電子的な方法で契約を締結できるようになりました。

【参考】建設業法|e-Gov法令検索

グレーゾーン解消制度の導入

グレーゾーン解消制度は、2018年に電子契約の普及を促進するために導入されました。

この制度は、新しい電子化技術が法的に適合しているかどうかを確認できる仕組みです。

グレーゾーン解消制度の利用によって、建設業界でも電子契約を安心して導入できるようになりました。

【参考】電子契約サービスに係る建設業法の取扱いが明確になりました｜経済産業省

デジタル改革関連法の影響

2021年5月に成立したデジタル改革関連法の影響の一環として、建設業法第20条も改正されました。

この改正によって工事請負契約書だけでなく、契約締結前の見積書も電子化できるようになりました。

デジタル改革関連法は、業務の効率化や環境への配慮を促進するための重要なステップとされています。

【参考】建設業法|e-Gov法令検索

工事請負契約書の電子化導入ステップ

工事請負契約書を電子化するためには、いくつかのステップを踏む必要があります。

ここでは、電子契約サービスの登録から電子署名の取得まで、具体的な手順を詳しく解説します。

工事請負契約書の電子化の注意点

工事請負契約書を電子化する際には、いくつかの注意点を押さえておく必要があります。

以下に、電子化に関する具体的な注意点を解説します。

相手方の事前承諾

電子契約を行うには、建設業法第19条第3項に基づき、契約の相手方が電子契約に同意する必要があります。

この同意は、書面または電子的な方法で取得しなければなりません。

具体的には、電子メールや電子署名を利用して承諾を得る方法が一般的です。

また、承諾を得た証拠として、メールの記録や電子署名のログを保存しておきます。

技術基準を満たす

電子契約を行う際には、法的に求められる技術基準を満たす必要があります。

建設業法施行規則第13条の4第2項では、電子契約に求められる3つの技術基準が定められています。

【参考】建設業法施行規則 | e-Gov法令検索

見読性

電子契約書の見読性を確保するためには、契約書が容易に読み取れる形式での作成が必要です。

原本性

契約書の原本性を確保するためには、契約書が改ざんされていない証明が必要です。

本人性

契約の相手方が正当な権限を持つ本人性を確認するためには、電子署名や二要素認証などの技術を利用します。

社内ルールの策定

電子契約を導入する際には、社内でのルール策定が重要です。具体的には、以下のようなルールが挙げられます。

これらの項目をしっかりと策定し、社内でのルールとして徹底できれば、電子契約の導入をスムーズに進め、トラブルを防止できるでしょう。

工事請負契約書の電子化の展望

今後、電子契約の導入がさらに広がり、建設業界全体のDX化の加速が期待されています。

企業によっては、工事請負契約書の電子化により年間で数百万円から数千万円のコスト削減が実現できます。

このような成功事例によって、他の企業も電子化への移行を積極的に検討するようになるでしょう。

また、電子契約の導入によって紙の量を大幅に削減でき、環境負荷の軽減にもつながります。

そのため、企業の社会的責任（CSR）の観点からもプラスの効果が期待できます。

関連記事建設業界が電子化に動く背景とは？メリットと事例も紹介

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まとめ

これからの建設業界において、工事請負契約書の電子化は避けて通れない重要なテーマとなります。

法的根拠が整備され、技術の進展により電子契約は安全かつ効率的に進められるようになっています。

自社の契約書の電子化を促進して、業務効率の向上を実現し、建設業界で競争力を高めていってください。

具体的なステップを踏みながら、今後の展望を見据えて電子化を進めていきましょう。

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この記事の監修者

せいた

保有資格：建設業経理士1級、国際会計修士（専門職）、日商簿記2級、宅地建物取引士

大学卒業後、スーパーゼネコンに13年間勤務。
経理や財務に8年間、民間建築工事の現場管理に5年間携わる。施工実績は20件に及ぶ。

電子契約は、契約書をデジタル形式で作成・署名・保管する方法で、紙の契約書と比べて多くの利点があります。

しかし、導入にあたっては、法的な要件など運用上の注意点を理解しておかなくてはなりません。

本記事では、建設業における電子契約について、法的要件や導入メリット、注意点についてくわしく解説します。

電子契約とは

電子契約とは、従来の紙の契約書を電子データとして取り扱う契約方法です。

紙の契約書の場合、契約書を印刷し、署名・押印を行い、郵送して相手方に送る必要があります。

一方、電子契約では、インターネットを通じた電子データの交換によって契約が成立するため、時間やコストの削減に大いに役立ちます。

新型コロナウイルスの影響で、リモートワークが普及した現代において、紙の契約書のやり取りは非効率的です。

電子契約は、契約書の作成から締結までがオンラインで完結するため、非常に利便性が高い方法といえます。

建設業での電子契約の現状と背景

建設業界における電子契約の現状と、その背景にある法改正や適用範囲についてくわしく見ていきます。

建設業法改正による電子契約の導入経緯

2001年の建設業法改正

建設業における電子契約の導入は、まず2001年の建設業法改正が大きな転機となります。

それまで、建設工事の請負契約は、建設業法第19条により次のように書面交付が義務づけられていました。

建設業法第19条1項

建設工事の請負契約の当事者は、前条の趣旨に従 って、契約の締結に際して次に掲げる事項を書面に記載し、署名又は 記名押印をして相互に交付しなければならない。（第19条2項）請負契約の当事者は、請負契約の内容で前項に掲げる事項に該当するものを変更するときは、その変更の内容を書面に記載し、署名又は記名押印をして相互に交付しなければならない。

引用：建設業法 | e-Gov法令検索

つまり、契約の内容を記載した書面に署名または記名押印し、双方が交付しなければなりませんでした。

しかし、2001年4月の改正により、以下の第3項が追加されます。

建設業法第19条3項

建設工事の請負契約の当事者は、前二項の規定による措置に代えて、政令で定めるところにより、当該契約の相手方の承諾を得て、電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であつて、当該各項の規定による措置に準ずるものとして国土交通省令で定めるものを講ずることができる。この場合において、当該国土交通省令で定める措置を講じた者は、当該各項の規定による措置を講じたものとみなす。

引用：建設業法 | e-Gov法令検索

この改正によって、相手方の承諾を得て技術的な要件を満たせば、電子契約の利用が可能となりました。

2018年のグレーゾーン解消制度

2018年には、さらに重要な進展がありました。それが「グレーゾーン解消制度」の導入です。

グレーゾーン解消制度は、新しいビジネスモデルや技術が既存の法律に適合しているかどうかを確認するための仕組みです。

この制度を利用して、電子契約サービスの適法性が確認され、建設業界でも安心して電子契約を導入できるようになりました。

【参考】：電子契約サービスに係る建設業法の取扱いが明確になりました｜経済産業省

この結果、多くの建設業者が電子契約を導入し、契約業務の効率化とコスト削減を実現しています。

2020年の建設業法施行規則の改正

さらに2020年には、建設業法施行規則が改正され、電子契約に関する技術的基準が見直されます。

この改正では、電子契約の要件として「見読性」「原本性」に加えて、新たに「本人性」が明確に定められました。

建設業法施行規則第13条の4、2の3

当該契約の相手方が本人であることを確認することができる措置を講じていること。

引用：建設業法施行規則｜e-Gov法令検索

建設業における電子契約の適用範囲

建設業における電子契約の適用範囲は広がっており、多くの契約が電子化可能です。

具体的には、以下の書類が電子契約の対象となっています。

これらの契約書は、従来の紙の契約書と同じ法的効力を持つため、企業は安心して利用できます。

建設業法における電子契約の要件

電子契約を建設業で導入するためには、契約の適切性を保証するためにいくつかの法的要件を満たさなくてはなりません。

3つの法的要件である「見読性」「原本性」「本人性」についてくわしく説明します。

見読性

見読性とは、契約書が誰でも簡単に読める状態である要件です。

例えば、建設工事の請負契約書には、工事の詳細、金額、工期など多くの情報が含まれます。

これらの情報が、デジタル形式で明確に表示される状態が必要です。

クラウド上で管理される電子契約書は、必要なときにすぐにアクセスして内容を確認できるため、契約当事者双方にとって利便性が高くなります。

原本性

原本性とは、契約書が改ざんされていない状態を保証する要件です。

電子契約においては、契約書の原本性を保つために電子署名が使用されます。

具体的には、電子契約書を作成した後に電子署名を付与して、公開鍵暗号方式によって、契約書の改ざんを防止します。

この結果、契約書が作成者によって正しく作成され、第三者による改ざんがない状態の証明が可能です。

本人性

本人性とは、契約の相手方が確実に本人である状態を確認する要件です。

電子契約では、契約書に電子署名を付与する際に、契約当事者が本人である点を確認します。

これを実現するために、電子契約システムを導入する際は、信頼性の高い第三者機関から発行される電子証明書が必要です。

この結果、契約相手が確実に本人である状態が保証され、契約の信頼性が保たれます。

建設業で電子契約を導入するメリット

建設業における電子契約の導入には、多くのメリットがあります。具体的なメリットについてくわしく見ていきます。

印紙税などのコストの削減

建設業における電子契約の導入は、印紙税などのコストを大幅に削減する効果があります。

紙の契約書を使用する場合、契約書に貼付する収入印紙が必要ですが、特に建設業では、高額な契約が多く、印紙税の負担が大きくなりかねません。

例えば、1億円を超える契約書には10万円の印紙税がかかりますが、電子契約では不要になり、企業によっては年間数千万円のコスト削減が可能です。

また、印紙税以外にも、紙の契約書を印刷するための用紙代やインク代、郵送費などのコストも削減できます。

これらの費用は、積み重なると大きな金額となりますが、電子契約の導入によって不要となるでしょう。

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業務の効率化

電子契約は、業務の効率化にも大いに役立ちます。

紙の契約書を使用する場合、契約書の印刷、署名、押印、郵送、返送など、多くの手続きが必要です。

電子契約の導入によって、これらの手続きをオンラインで完結できます。

例えば、紙の契約書では数日から1週間かかっていた手続きが、電子契約では数分で完了できます。

また、新型コロナウイルスの影響で多くの企業がリモートワークを導入していますが、紙の契約書では物理的なやり取りが必要です。

電子契約なら、場所を問わずに契約手続きを行えるため、リモートワークの環境下でもスムーズに業務を進められるでしょう。

コンプライアンスの強化

電子契約は、コンプライアンスの強化にも貢献します。

紙の契約書の場合、物理的な管理が必要であり、紛失や改ざんのリスクがあります。

一方で電子契約では、契約書をクラウド上で安全に保管でき、アクセス権限の設定によって、不正な閲覧や改ざんの防止が可能です。

例えば、電子署名やタイムスタンプを利用すれば、契約書の真正性を保証し、誰がいつ契約書にアクセスしたかのログも記録されます。

さらに、クラウド上での契約書の一元管理によって、必要な時に迅速に契約書を検索・閲覧でき、監査対応がスムーズに行えます。

企業の内部統制を強化して不正を防止し、法令遵守の徹底によって契約の信頼性を高められるでしょう。

建設業で電子契約を導入する際の注意点

電子契約の導入は多くのメリットをもたらしますが、適切に運用するためにはいくつかの注意点があります。

電子契約システムの選定ポイント

電子契約システムを選ぶ際には、以下の点がポイントとなります。

システムの安全性

電子契約には、高いセキュリティが求められるため、電子署名法に準拠したシステムの選択が推奨されます。

電子署名法に基づく電子署名は、契約書の改ざんを防止し、契約者が本人である状態を証明します。

システムの使いやすさ

建設業では多くの契約が交わされるため、簡単に操作できるシステムが必要です。

クラウド型電子契約サービスは、直感的な操作が可能で、多くの企業に採用されています。

他システムとの連携

電子契約システムは、他の業務システムとの連携も検討すべきです。

既存の会計システムや文書管理システムとスムーズに連携できる電子契約システムの選択によって、業務全体の効率化が図れます。

おすすめの契約書管理システムは、こちらで紹介しています。

関連記事契約書管理システムとは？必須機能や工務店向けおすすめシステム3選

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社内ルールの整備

電子契約を導入する際には、電子契約の利用範囲を明確にするなどの社内ルールの整備も不可欠です。

例えば、以下の内容についてあらかじめ取り決めます。

さらに、社内教育も重要です。電子契約の仕組みや操作方法、法的要件について社員に理解してもらうための研修も必要でしょう。

取引先との合意

電子契約を導入するためには、取引先に電子契約のメリットを説明し、合意を得なければなりません。

例えば、印紙税の削減や業務効率化、セキュリティの向上といった具体的な利点を説明します。

取引先から合意が得られれば「クラウドサイン利用に関する合意書」などの形式で、具体的な利用条件や手続きを文書化します。

取引先によっては、電子契約に対して懸念を持つかもしれませんが、セキュリティ対策や法的有効性について丁寧に説明し、不安の解消に努めましょう。

まとめ

建設業界における電子契約の導入は、法改正や技術の進展に伴い、急速に普及しています。

多くの建設業者が電子契約を導入し、そのメリットを享受しています。

最新の法制度や技術動向を常に把握し、適切な対応によって、より効率的で安全な契約管理が実現できるはずです。

電子契約を効果的に活用し、業務効率化を進め建設業界全体の生産性向上に寄与していきましょう。

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導入実績2,700社超の業界No.1基幹システムで、国交省「第一回 長期優良住宅先導的モデル事業」に採択されています。

エクセルのような操作感で、レイアウトもマウスで変更できるため、ITが苦手な方でも簡単にお使いいただけます。

また、システムの導入後も徹底的なサポートを受けられるため、安心して運用できるでしょう。

大手・中堅企業様から一人親方様まで規模感を問わず、業務状況に合わせて様々な場面でご利用いただけます。

AnyONEで効率化できる主な業務

• 顧客管理
• 工事・施工管理
• 見積り・実行予算・発注管理
• 入出金管理
• アフター管理

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この記事の監修者

せいた

保有資格：建設業経理士1級、国際会計修士（専門職）、日商簿記2級、宅地建物取引士

大学卒業後、スーパーゼネコンに13年間勤務。
経理や財務に8年間、民間建築工事の現場管理に5年間携わる。施工実績は20件に及ぶ。

しかし建設業の原価管理は、取り扱う品目や取引業者が多く複雑なため、効率的にできていないと悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

原価管理で上記のような悩みを抱えている方は、エクセルで原価管理をおこなうのがおすすめです

この記事では、建設業の原価管理の概要と目的、エクセルで原価管理をおこなう方法とエクセルでの原価管理のメリットとデメリットを紹介します。

費用をかけず原価管理を効率化したい方は、ぜひ最後まで読んでください。

関連記事工務店の現場管理費とは？相場価格とポイントを紹介！

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結論：エクセルでの建設業の原価管理をするには限界がある

エクセルで建設業の原価管理はできますが、機能面で限界があり、効率化を考える場合は専用の原価管理ツールを導入した方が良いでしょう。

2024年4月より労働時間の上限規制が適用され、建設業ではDXを導入した省人化など効率を求める動きが進んでいます。

エクセルは便利なツールではありますが、原価管理をエクセルで継続することは難しいでしょう。

手入力の部分を完全に削除したり、集計を自動的に実施したり、リアルタイムで共有はできないためです。

ライバル企業が基幹システムを取り入れていくにつれて、原価管理をエクセルで継続すると他者と効率面で差がついてしまいます。

情報を一元管理し、ミスなく原価管理を徹底していくうえでエクセル管理は廃止し、原価管理システムへの切り替えを始めるべきでしょう。

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建設業の原価管理の概要と目的

原価管理は、別名コストマネジメントと呼ばれる通り、経費や支出を管理することが役割です。

ここでは、原価管理の概要と目的を解説します。

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完工までの原価を算出しコスト改善をおこなう工程の1つ

建設業における原価管理とは、完工までの原価にかかるを算出し、コスト改善をおこなう工程の1つです。

工事を完成させるまでに、外注費や材料費など莫大な支出があります。

当然ですが、利益を出すには契約金額より原価が低くなければなりません。

原価管理を適切におこない、コストを低く抑えることとが利益率の高い工事につながります。

企業として利益を残し、かつ利益率を高めるためにも、原価管理は厳密におこなうべきです。

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工事利益の算出と管理に必須

原価管理は、工事利益の算出・管理に必須の工程です。

工事を受注した際に算出した見積り金額と契約額に乖離が生じると、利益が減ってしまいます。

日々コスト管理をおこない、支出が多すぎるようなら改善案を考え対策を取り、最終的な原価が契約金額を超えないような調整は必須です。

企業の健全な運営が目的

原価管理をおこなうことは、企業の健全な運営にも役立ちます。

工事原価が高すぎれば利益が減り、従業員への還元や福利厚生の充実もできず、企業運営自体が難しくなるでしょう。

原価管理を怠って収支が合わなくなれば、企業の継続問題となります。

自社の利益を確保し、コストカットのPDCAを回すためにも建設業の原価管理業務は正しく効率よくおこなう必要があるでしょう。

原価管理の概要については、以下の記事でさらに詳しく解説しています。

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建設業の原価管理をエクセルでおこなう方法

建設業の原価管理はエクセルでおこなえます。

ここでは、エクセルで原価管理をおこなう、具体的な方法を下記2つ解説します。

関連記事建設業の原価管理はエクセルでできる！エクセル管理の方法と問題点

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無料テンプレートの使用

建設業の原価管理は膨大なデータの原価を計算する必要があり、手作業でおこなうとミスのリスクが高いといえます。

人的ミスを減らすためには、エクセルの数式やマクロを使用するのが適切です。

しかし、数式やマクロを活用するためにはエクセルに精通している人材がいないと難しく高度な表を作れない企業もあるでしょう。

エクセルを得意とする社員がいない場合は、無料テンプレートの使用がおすすめです。

以下のようなサイトで、無料で原価管理表のテンプレートをダウンロードできます。

建設業に特化した原価管理テンプレートを使用すれば、表の体裁などを整えるだけですぐに原価管理を始められます。

自作の原価管理表の使用

自社のフローに合わせて、自作の原価管理表を作成できます。

今回は比較的簡単に作れる原価管理表の作り方を紹介します。

自作したい方は、参考にしてください。

原価管理の必要項目の入力

まずはエクセルの新規作成で、新しいファイルを作成します。

自社のフローに合わせてファイル名をつけて保存しておきましょう。

そのうえで、以下の項目を入力します。

ほかに自社で必要な情報があれば、項目を作成して入力してください。

先に項目を作り、現場で費用が発生するごとに金額を入れていきます。

すでに原価が決まっている場合は、マスターシートを別に作成しておきましょう。

合計原価の計算式・マクロを入力

項目を入力したら、合計原価の計算式やマクロを入力しましょう。

最も簡単なのがSUMという数式で、指定した範囲の数値の合計を出すことができます。

エクセルの上部にあるシグマのマークを押し、数式を選択しましょう。

「SUM」を選び、範囲を指定すれば合計額が数式を挿入したセルに反映されます。

直接打ち込む場合は、以下のように半角英数字で入力してください。

セルの範囲は任意で設定しましょう。

マスターデータを用いる場合は、Vlookupという数式が便利です。

Vlookupは、別のシートにある指定したデータを呼び出せます。

例として、上記原価管理表で「合同会社××」からの仕入れ価格が一定だと仮定してマスターデータを作成します。

合同会社××を入力したら、自動で金額が表示されるようにvlookup関数を設定しましょう。

今回は会社名に対応した金額を自動で入力する必要があるため、原価管理表シートの「金額」の空白セルに、数式を入れます。

この数式の”D2”は、取得したいデータの名称です。そのためD2セルを指定します。

次の”,’マスターデータ’!A:B”の部分は、参照するシートと範囲です。

マスターデータのシート上で、A~B列の範囲でD2セルに入力されている会社名と一致するデータを参照する指示となります。

そして最後の”2”は、A列から2行目のデータを参照しなさいという指示です。

金額のデータがC列（Aから3行目）にある場合は、指定範囲が”A:B,3”に変わります。

上記2つの数式を覚えるだけで、簡単に原価管理表を作成できるでしょう。

最初は計算するだけのSUMを、なれてきたらVlookupなどを用いるとさらに効率化できます。

エクセルで建設業の原価管理を実施するコツは運用ルール

エクセルで建設業の原価管理を実施するためには、運用ルールを明確化しましょう。

操作に慣れていない従業員がいろいろな場所へ原価管理表ファイルを作成してしまったり、ルールを破って表を壊してしまう可能性があるためです。

具体的には、以下のようなルールを定めてください。

原価管理が人によってクオリティにばらつきが出ると、担当によって正しい数値を導き出せません。

エクセルに不慣れな社員もいるため、ファイルの名付けや保存場所はもちろん更新タイミングや更新時にどのデータを用いて、どの行・列を更新するかなどを明記したマニュアルを作成しましょう。

関連記事工事原価管理のコツは？おすすめの管理システム4選も紹介

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エクセルでの原価管理は導入ハードルが低い

エクセルでの原価管理は導入ハードルが低いのがメリットです。

ここでは、エクセルでの原価管理が便利な理由とメリットについて解説します。

システムコストのカット

エクセルで原価管理をすれば、システム導入費用・利用料がカットできます。

原価管理システムの方が、原価管理業務を効率良くおこなえますが、導入費用の高さや費用がネックです。

なるべくコストを抑えて原価管理をしたい企業にとっては、まずはエクセルで原価管理をおこなうのが良いでしょう。

現場の混乱防止

現場でエクセルが日常的に使用されている場合は、現場に混乱もきたしません。

新規システムの導入初期は操作に慣れるまで研修が必要であったり、オペレーションミスも起こりやすいです。

エクセルなど使い慣れたツールなら、混乱なく原価管理を業務ルーティンに取り入れやすいでしょう。

計算に適した数式やマクロ

エクセルは計算に優れたツールです。

自動計算できる数式や、ボタンを押せば計算・データの引用をおこなえるマクロも利用できます。

エクセルの知識がある人材がいれば、効率的に作業をおこなえる表を作れるでしょう。

エクセルでの原価管理の問題点は属人化

エクセルでの原価管理の問題点は属人化です。

効率的な業務を目指すにあたり、属人化は避けなければならない問題です。

そのほかエクセルで原価管理をおこなう場合の問題点について解説します。

関連記事工務店業務が属人化する原因は？脱属人化すべき理由と方法

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数式やマクロを扱える人材の少なさ

エクセル自体は使えても、数式やマクロが扱える人材は少ないです。

特にVBAを使用してマクロを組む難易度は高く、習得にも時間がかかります。

仮に数式やマクロが組める人材がいても、ほかの人の知識が追いつかなければ修正作業・ミスでに対応できません。

エクセルを扱う人が限られ、効率化を妨げるリスクがあります。

人為的ミスの発生

エクセルは複数人で共有作業できますが、ミスも起こりやすいです。

手作業での入力によるミス、入力漏れ、または数式やファイル自体を消してしまうリスクもあります。

原価管理には正しいデータが必須であるため、ミスが起こりやすいことはデメリットといえるでしょう。

リアルタイム共有の困難さ

エクセルはリアルタイムでの共有は難しいです。

社内ネットワーク上では共有作業ができますが、オンラインで外部から入力、確認はできません。

エクセルとよく似たスプレッドシートはオンライン作業・閲覧が可能ですが、スマホ端末では操作性がかなり悪いです。

リアルタイムで原価管理をしたい場合は、アプリで使用できる原価管理システムの方が向いています。

複雑な原価のマスターデータ作成の手間

原価管理表をエクセルで作成する場合、マスターデータの作成が必要です。

引用が簡単なように形式を整えたり、すべてのマスターデータの統一作業はかなり時間がかかるでしょう。

また取引先との仕入れ額の変更は即時に更新する必要があり、データ更新が遅れると正しい原価管理ができません。

以上のように、原価管理をエクセルでおこなうにはデメリットもあります。

効率的かつミスなく原価管理をしたい場合は、原価管理システムの導入がおすすめです。

デメリットを踏まえて原価管理システムを導入したい場合は、以下の記事を参考にしてください。

関連記事【2025年最新】建設原価ソフト比較13選！選び方も紹介

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自動集計やグラフ化ハードルの高さ

エクセルは原価管理の専門ソフトではないため、自動集計やグラフ化などができません。

専用ソフトのように原価管理を自動で集計してグラフにし、経営層へ共有するなどの機能を作るにはかなり高度なエクセルの知識が必要なうえ、その機能には限界があります。

導入コストの低さなどはメリットとして挙げられますが、使い勝手や自動集計や共有については限界があることは否定できません。

建設業における原価管理を効率化する方法

建設業に従事している施工管理や現場監督の方で、エクセル管理に限界を感じている方も多いでしょう。

原価管理を効率化したいなら、以下2つの方法がおすすめです。

原価管理システムの導入

原価管理システムを使えば、工事原価をあらかじめ登録した資材のマスター情報などを引用し、簡単に管理できます。

集計やグラフ化機能も搭載されているツールを選んだ場合は、日次報告をいちいち手動でデータ作成する必要もありません。

原価管理システムの概要やおすすめツールについては、以下の記事をご覧ください。

関連記事【2026年最新】工事原価管理システム8社比較！選び方と機能・費用

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基幹システムの導入

建設業向けの期間システムを導入すれば、より容易に原価管理できます。

基幹システムはあらゆる業務の統合システムのため、見積り情報から原価管理表を作成したり、過去の工事台帳から原価データを引用することも可能です。

また、原価管理した情報を経理や財務部門へ自動で共有します。

あらゆるデータを基幹システムで一元管理できるため、部署間連携もスムーズとなり、作業の手間を減らせるでしょう。

建設業向けの原価管理もできる基幹システムの概要や導入メリット、注意点をまとめた記事も参考にしてください。

関連記事建設業向けの基幹システムとは？導入するメリットと注意点

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工事原価管理に関するよくある質問

工事原価管理とは何ですか？

工事にかかる費用（材料費・労務費など）を計画通りにコントロールし、利益を確保するための管理業務です。

工事原価の4要素は？

①材料費、②労務費、③外注費、④経費

原価管理のやり方は？

「予算（見積）と実績を比較し、差異を分析・対策する」ことが基本です。
Excelや原価管理ソフトを用いて、日々の入力・集計が行われます。

施工管理の4大管理とは？

①工程管理、②品質管理、③安全管理、④原価管理
建設現場を安全・高品質・計画通りに進めるための4本柱です。

まとめ

原価管理は健全な企業運営と工事の完成までのコストマネジメントにおいて、非常に重要です。

エクセルの無料テンプレートを使用して、簡単に原価管理を始められるため、まだ始めていない企業は取り組んでください。

原価管理をエクセルでおこなうことで、システム導入費用のカットや現場の混乱を避けられます。

しかしオンライン共有やミスの発生、属人化の問題も考える場合は原価管理できるシステムがおすすめです。

しかし「どのシステムを導入すべきか迷ってしまう」と考える工務店の方もいるでしょう。

建築現場博士がおすすめする工務店・建築業界の業務効率化ソフトはAnyONEです。
導入実績2,700社超の業界No.1基幹システムで、国交省「第一回 長期優良住宅先導的モデル事業」に採択されています。

エクセルのような操作感で、レイアウトもマウスで変更できるため、ITが苦手な方でも簡単にお使いいただけます。

また、システムの導入後も徹底的なサポートを受けられるため、安心して運用できるでしょう。

大手・中堅企業様から一人親方様まで規模感を問わず、業務状況に合わせて様々な場面でご利用いただけます。

AnyONEで効率化できる主な業務

• 顧客管理
• 工事・施工管理
• 見積り・実行予算・発注管理
• 入出金管理
• アフター管理

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そのような問題の対策の一環として、工務店向けクラウドツールの導入の検討している会社も多いでしょう。

本記事ではクラウドツールの必要性やメリットを解説するとともに、導入のステップや導入して得られる効果について解説します。

工務店向けクラウドとは？その必要性とメリット

工務店向けクラウドとは、工務店の業務を効率化できるクラウドツールのことです。

クラウドツールについて理解するために、以下の2つについて解説します。

工務店の業務効率化と情報管理の改善

クラウドツールの導入で、業務の効率化と情報管理の改善がおこなえます。

現在クラウドツールはさまざまな会社が提供しており、自社の抱える課題や問題に適したツールを選ぶことが可能です。

例えば見積り作成に課題を抱えている工務店であれば「クラウド見積りツール」、施工管理全般に課題を抱えている工務店であれば「クラウド施工管理ツール」を選ぶことをおすすめします。

またクラウドツールはWeb上に情報を保存するため、案件ごとや担当者ごとなどにフォルダを作成するだけで簡単に情報の管理がおこなえます。

情報を移動したいときは、マウス1つで簡単におこなえるため、情報管理の手間がほとんどかかりません。

クラウドツールの活用による時間とコスト削減

先述したようにクラウドツールは、ネット上に情報を保存します。

そのためネット環境が整っている場所であればスマホやパソコンから場所と時間を問わず、保存された情報の確認が可能です。

欲しい情報があれば、検索するだけですぐに見つけられるため情報を探すための時間と手間を削減できます。

また紙とは異なり、書類を保管するための書庫やスペースを確保する必要はありません。

クラウドツールの活用によって現在の広い事務所が不要となり、現在よりもコンパクトな事務所に引っ越して家賃を抑えることもできるでしょう。

工務店向けクラウドツールの導入方法

工務店向けクラウドツールを導入しようとしている方に、ツールの導入方法を解説します。

クラウドツールの選び方も解説するため、導入を検討している方は参考にしてください。

クラウドツールの選び方

クラウドツールを選ぶ際に最も重要なポイントは、どのような機能が搭載されているか確認することです。

クラウドツールによって使える機能は異なります。

工務店業務全般に対応しているツールもあれば、見積りや工程表作成など一部の業務に特化したツールもあります。

極端な例ですが、工程表の作成に課題を抱えている工務店が、見積り作成に特化したツールを導入しても全く効果は得られません。

クラウドツールの導入で失敗を避けるためには、搭載されている機能を必ず確認しましょう。

またクラウドツールは長期間使うことが前提のため、どのような費用体系になっているかの確認も必須です。

一般的にクラウドツールの導入と利用には、導入費と月額利用料がかかります。

導入費は導入時の始めだけにかかる費用で、月額利用料はツールを利用している限りずっと発生する費用です。

またツールによってはオプション料金を採用しているケースもあります。

使用したい機能がオプション扱いだった場合、追加費用が発生してしまうため必ず確認しましょう。

導入の手順とポイント

クラウドツールを導入する際のステップを解説します。

クラウドツールの失敗を避けるためには、社内が現状どのような課題を抱えているのか把握することが大切です。

課題を明確にしないままツールを選ぶと、自社に適していないツールを選びかねません。

選んだツールが本当に自社に適しているか確認するために、資料請求とデモ依頼をおこないます。

特にデモ依頼は、実際にツールを操作できるため搭載されている機能の確認だけでなく、使用感なども確かめられるためツール導入後のイメージが掴みやすくなります。

気に入ったツールの提供会社に対して見積りを依頼しましょう。

金額に納得できたらツールを導入します。

ツールを導入する際はいきなり全ての業務をツールに置き換えるのではなく、まずは1つの業務で使用感を確かめる運用方法にすると、大きな失敗を避けられるでしょう。

導入結果を踏まえて、他業務に対してもツールを使用するなど最適化を図ります。

自社の課題に合うクラウドツール選びは、非常に手間と時間がかかってしまうため後回しにしてしまう方が多いです。

下記の記事では、工務店におすすめする業務効率化システムを10個解説しています。

おすすめのクラウドツール、自社に適したツールを見つけたい方は参考にしてください。

関連記事【2026年最新】工事管理・業務効率化システム16社比較！分類別のおすすめも

2025.02.262025.11.28

導入時の懸念点と解決策

新たなクラウドツールを導入すると、エクセルや他のツールで保存していたデータの扱いはどうなるのかと気になる方もいるでしょう。

ツールの提供会社によっては、エクセルや他のツールで保存していたデータを新たなクラウドツールに移行するサービスを実施している場合があります。

蓄積された情報の移行が心配な方は、そのような情報を移行サービスを提供している会社を選びましょう。

例えば「AnyONE」を提供しているエニワン株式会社は、データ移行サービスを提供しています。

データ移行サービスを利用すれば、複数のツールを使い分けるなどの手間がかかりません。

AnyONE資料請求とデモの申し込みは下記のリンクからおこなえます。

工務店向けクラウドツールでの導入で得られる4つの効果

最後に、クラウドツールで効率化できる工務店業務の生産性を向上できる機能について、以下の4つを解説します。

顧客管理の一元化

クラウドツールの活用により、顧客管理の一元化が可能です。

名刺は名刺ホルダーに、その他の情報はエクセルで管理というような顧客管理をしている会社も多いのではないでしょうか。

色々なツールで管理をすると、管理の手間が増えるだけでなく、欲しい情報を簡単に探せなくなってしまいます。

クラウドツールであれば、ツールに情報を集約できるため、情報管理の手間が減るだけでなく、欲しい情報を簡単に探すことが可能です。

クラウドツールを活用すると、顧客情報を一元化して効率化できるようになります。

施工管理の効率化

施工管理の交換時の生産性も上げられます。

ツールによっては、工程表作成に対応しているツールがあり、マウス1つで簡単に工程表の作成が可能です。

またエクセルのように難しい関数や操作を覚える必要がないため、ITツールが苦手な方でも簡単に操作ができます。

また写真整理もクラウドツールによって効率化が可能です。

写真をツールに取り込むだけで、場所や工程ごとに写真を整理してくれるため、写真整理のために残業する必要がありません。

お金の流れの一元管理

クラウドツールによっては、以下の機能を1つのツールで完結できるため、お金の流れを一元管理できます。

お金の流れを一元管理できると、想定よりも利益率が下がってしまった原因や赤字になった理由がすぐに把握できます。

どんぶり勘定でお金の流れを正確に把握できておらず、いつも想定より会社にお金が残らないと悩んでいる方は、クラウドツールを導入してお金の流れを一元管理してはいかがでしょうか。

関連記事【2025年最新】建築見積りソフト主要おすすめ18社の比較表!選ぶポイントも徹底解説!

2025.01.292025.06.06

アフター管理の効率化

アフター管理の効率化も可能です。

クラウドツールに搭載されているカレンダー機能を使うと、数年後必要となるメンテナンス情報を記載でき、日程が近づくと担当者にアラームで知らせることが可能です。

メンテナンス情報を正確に把握できると、顧客に適切な提案がおこなえるようになり、商談の機会を逃さなくなります。

施主様の住宅に導入した設備機器のメーカー名や製造番号を登録することも可能で、不具合が起きた際の対応をスムーズにおこなうことも可能です。

クラウドツールが閲覧制限をかけなければ誰でも情報閲覧できるため、情報が担当者に属人化してしまうことがありません。

そのため、誰であっても不具合対応がおこなえるようになることも魅力です。

まとめ

工務店向けのクラウドツールとは、工務店業務を効率化するためのツールです。

具体的にクラウドツールで得られる効果は以下の4つです。

建設業界は2024年から開始される時間外労働の上限規制、働き方改革の対応で業務の効率化が課題となっています。

これらの課題に対応するためには、業務フローを見直すといった大きな改革が必須です。

業務フローを見直す一つのきっかけとして、クラウドツールの導入をおすすめします。

クラウドツールを導入すれば、簡単に情報管理を効率化して、残業時間を減らすもしくはなくすことが可能です。

業務の効率化に対してどのような対策を講じればいいかわからない方は、クラウドツールの導入を検討してください。

読者の中には、どのようなクラウドツールを選んだらいいかわからないと悩む方もいるでしょう。

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また、システムの導入後も徹底的なサポートを受けられるため、安心して運用できるでしょう。

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電子帳簿保存法への対応は、2024年1月より全事業者の義務となります。

まだ何の準備もできていない方は、活用のハードルが低くなったスキャナ保存を取り入れることをおすすめします。

本記事では、電子帳簿保存法とスキャナ保存の概要、スキャナ保存のメリットについて解説します。

建設業と電子帳簿保存法の関係

建設業と電子帳簿保存法の関係について明らかにするために、以下の2つについて解説します。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、税務関係の書類をデータ保存できると認める法律です。

経済産業省によると、データ保存するためには以下4つの要件を満たす必要があります。

2022年1月の改正によって、データ保存が2024年1月から全事業者の義務となったことには注意が必要です。

適正になかったデータ保存できていない事業者は、以下の罰則が課せられる恐れがあります。

今のうちからデータ保存への対応を急がないと、来年までに間に合わなくなり、上記の罰則が課せられてしまいます。

建設業における電子帳簿保存法の影響

電子帳簿保存法は当然建設業の会社も対象です。

建設業は従来より紙でのやり取りが多い業界です

特に中小企業は、未だにFAXで書類のやり取りをおこなう会社も珍しくありません。

電子帳簿保存法に対応できないと、先述した3つの罰則が課せられる可能性があります。

罰則が課せられると、社会的信用も失ってしまい営業活動に影響が出てしまうこともあるでしょう。

そのような事態を避けるために、電子帳簿保存法への対応が急務です。

​スキャナ保存制度とは

スキャナ保存とは、紙で受け取った書類を画像データで保存することです。

スキャナ保存は、これまで要件が厳しくあまり使われていない保存方法でした。

しかし2022年1月の改正によって、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件が大幅に緩和され、活用する企業が増えています。
※電子帳簿保存法の対応は義務ですが、スキャナ保存の活用は任意です。

ここではスキャナ保存について以下の2つについて解説します。

スキャナとして認められるためには、下記2つの要件が満たす必要があります。

上記の要件を満たしていれば、スマホやデジカメもスキャナとして使えるため、スキャナ保存専用に新しい機器を導入する必要はありません。

またスキャナ保存をおこなうための要件は、資金や物の流れに直結連動する書類「重要書類」と資金や物の流れに直結連動しない書類「一般書類」とで異なります。

2024年（令和6年）1月以降のそれぞれの要件を下記の表でまとめました。

スキャナ保存制度の3つのメリット

データの検索と共有の効率化

書類を画像データで保存していれば、データの検索と共有が効率化します。

紙の書類では、適切なファイリングやタグ付けがされていないと、必要な書類を見つけるだけでもとても手間がかかります。

また情報共有は、書類の実物を見るしか方法がないため非常に非効率です。

スキャナ保存を活用すると、検索するだけで必要な書類を見つけ出せます。

また書類をクラウド上に保存しておけば、ネット環境につながるパソコンやスマホがあれば時間や場所にとらわれず情報共有が可能です。

ペーパーレス化の実現

スキャナ保存活用すれば、書類を手元に残す必要がないため、ペーパーレス化につながります。

紙の書類保存するためには、保管スペースと保管コストがかかります。

ペーパーレス化が実現すると保管スペースが不要なため、事務所を広く使えたり、今より狭い事務所に引っ越しして家賃を抑えたりできることがメリットです。

労働環境の改善

紙の書類のやり取りをネット上でおこなえるようになれば、テレワークが可能となります。

紙の書類を電子化すると、必要な書類を事務所に探すに行く必要がなくなり、出社せずとも承認手続きがおこなえるようになります。

まとめ

本記事では、電子帳簿保存法とスキャナ保存の概要、スキャナ保存のメリットについて解説しました。

電子帳簿保存法への対応は、2024年1月から全事業者の義務となります。

電子帳簿保存法に違反すると、下記3つの罰則が課される可能性があります

今から対応しないと、義務化までに間に合わなくなる可能性があります。

ただどのように対応したらいいかわからないと、悩む工務店経営者も多いでしょう。

そのような方は、工務店向けに開発された業務効率化システムの導入がおすすめです。

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エクセルのような操作感で、レイアウトもマウスで変更できるため、ITが苦手な方でも簡単にお使いいただけます。

また、システムの導入後も徹底的なサポートを受けられるため、安心して運用できるでしょう。

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AnyONEで効率化できる主な業務

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ただ帳票は種類が多く、作成に時間がかかっていると悩む経営者も多いです。

本記事では、帳票の概要や帳票を作成する上で欠かせない工事原価、帳簿を電子保存するメリットについて解説します。

帳票とは

帳票とは、事業・経営をおこなう際に必要となる伝票や帳簿のことです。

帳票は伝票と帳簿の二つに分けられます。

帳票伝票帳簿はそれぞれ言葉が似ているため混同して覚えている方もいるでしょう。

帳票について理解を深めるため、それぞれの違いについて説明します。

伝票とは

伝票とは、会計上の取引内容を金額や勘定科目ごとにまとめた書類です。

伝票の記載項目は以下の通りです。

帳簿とは

帳簿とは事業上の取引やお金の流れ、会社上の資産や負債を記した台帳のことです。

帳簿は会社法第432条より、作成が義務付けられています。

株式会社は、法務省令で定めるところにより、適時に、正確な会計帳簿を作成しなければならない。

【引用】会社法-e-GOV法令検索

また会社法は10年間の帳簿保存義務を設けています。

帳簿に記した内容は確定申告の際に必要です。

帳簿の内容をまとめ「損益計算書」と「貸借対象表」を作成します。

関連記事【2026年最新】工事管理・業務効率化システム16社比較！分類別のおすすめも

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帳票の種類

帳票の主な種類を、一般的に使われる帳票と建設現場で使われる帳票に分けて紹介します。

建設現場で使用される代表的な帳票を長崎県建設技術研究センターを参考に紹介します。

関連記事建設業の帳票とは?保存期間や保存方法についても解説

2022.04.252022.10.11

建設業の帳票に重要な4つの原価

建設業の案件は、一件当たりの金額が大きく長期にわたることが一般的です。

そのため建設業特有の以下4つの原価を理解していないと、帳票の作成は難しいです。

材料費

材料費とは、建物を建てるために直接購入された木材や鉄骨などの物品にかかる費用です。

材料は購入した時点では計上をおこないません。

購入した材料は工事に使用してから工事原価として計上します。

そのため常に材料の受払簿を記載し、材料の在庫や使用状況を確認することが重要です。

材料の在庫・使用状況を把握できないと、税務署から「適当に材料費を計上している会社」と思われます。

税務署からの印象が悪くなると、税務調査の際に思わぬ指摘をされる可能性が高いです。

外注費

施工の一部を協力業者に依頼する際に発生する費用です。

他業界では労務費として計上します。

しかし建設業界は、協力業者への発注費用が多くなるため、外注費として分けて計上します。

労務費

労務費とは、自社で直接雇用をしている現場作業員に支払う給料・福利厚生費などの費用です。

雇用形態は関係なく正社員以外にもパートやアルバイトも含みます。

注意点としては、現場で働いていたとしても事務員に支払う給料などは労務費には含まれないことです。

また現場作業員であっても協力業者に支払う費用は、先述したように外注費として計上します。

経費

経費とは、材料費・外注費・労務費に含まれない費用です。

例えば下記の費用が経費に該当します。

経費は、工事に直接関係のない間接工事費も含みます。

帳票の保存は電子保存がおすすめ

帳簿の保存は電子保存がおすすめです。

電子帳簿保存には、以下3つのメリットがあります。

セキュリティの向上

電子で保存するとセキュリティが向上します。

例えばデータのバックアップを取っておけば、トラブルが起きた際もデータの復元は簡単です。

また帳簿保存しているフォルダーにアクセス制限をかけると、帳簿の閲覧者を限定できます。

閲覧者が増えると、情報漏えいの心配も少なくなりセキュリティの向上につながります。

コスト削減

帳簿の電子保存によりコストも削減できます。

帳簿のやりとりを全て電子化すると、紙代やインク代といった印刷コストが削減可能です。

またデータ保存すれば、紙を保存するためのスペースや棚は必要ありません。

帳簿を保存するためのスペースが不要になると、広い事務所は不要です。

必要なスペースが狭くなると、現場の事務所より狭く家賃が低い事務所への引っ越しもできます。

業務効率の向上

帳簿を電子化すると、事務所だけでなく自宅や外出先からも閲覧可能です。

経営者・管理者は移動中の空き時間に帳簿を確認可能で、時間の有効活用できます。

また帳簿作成者は自宅での作業が可能となり、作成した帳簿をいつでも関係者に共有できます。

事務所以外でも作業できるようになると、テレワーク・働き方改革につながり、従業員の離職防止に効果的です。

帳簿の電子化によって、場所を問わず確認がおこなえ、作成した帳簿をいつでも共有できるため業務効率化につながります。

現在建設業界は、業務効率化・生産性向上によって人手不足問題の解消に動いています。

「業務効率化・生産性向上といっても何をしたらいいか、わからない」と悩んでいる方は帳簿の電子化から挑戦するのがおすすめです。

まとめ

建設業に必要な帳簿や電子帳簿を導入するメリットについて解説しました。

帳票とは、事業・経営をおこなう際に必要となる伝票や帳簿のことです。

また電子帳簿のメリットは以下の3つです。

会社法では10年間の保存義務を設けています。

帳簿を電子化すると、バックアップも取りやすく、帳簿保存するためのスペースも不要となるためコスト削減につながります。

業務効率化やコスト削減に取り組みたい方は、帳簿の電子保存をご検討ください。

工務店やリフォーム会社が帳票を停止保存するなら、業務効率化システムの導入がおすすめです。

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また、システムの導入後も徹底的なサポートを受けられるため、安心して運用できるでしょう。

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厳しい環境の中で、工務店が収益を伸ばすためには、しっかりとした顧客管理が重要になります。
顧客管理の中でも、クラウドを活用した顧客管理がおすすめです。

本記事では、クラウド顧客管理の概要と工務店がCRMを導入するメリット・デメリットを解説します。

クラウドの顧客管理に欠かせないCRMとは

クラウドで顧客管理をおこなう際に使用するツールが『CRM』です。

CRMとは、Customer Relationship Managementの略称で、日本語では顧客関係管理といいます。

元々は、顧客との関係性を管理して利益の最大化を目指すことを意味していました。

しかし、現在ではCRMを顧客管理をおこなうためのシステムとして使われることも多いです。

またCRMと似ているツールにSFAがあります。

CRMとSFAの違いが気になる方は、以下の記事をご確認ください。

関連記事【建築】CRMとは？SFAとの違いと選ぶポイント

2021.06.252024.06.20

CRMでクラウドの顧客管理をおこなう理由3選

CRMの活用で顧客管理をおこなうべき理由は、以下の3つです。

顧客情報の一元管理

CRMの活用で、顧客情報の一元管理が可能です。

多くの会社は、顧客情報をバラバラに管理していています。

上記のように、デジタルとアナログな手法を組み合わせて顧客情報を管理してはいないでしょうか。

情報がバラバラに管理されていると、情報の活用・分析が難しくなります。

顧客情報を一元管理して、情報活用や分析をおこないたい場合は、CRMの導入を検討しましょう。

関連記事【2025年最新】建設業界向け顧客管理ツール11選！選ぶポイントも

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問い合わせ内容の管理

CRMでは、問い合わせ内容の管理もおこなえます。

電話やメール、フォームからのお問い合わせ内容を管理することで、担当者以外も対応状況の確認が可能です。

対応状況を全社で共有することで、対応漏れの防止につながります。

また問い合わせ内容を分析することで、マニュアルの改善やテンプレートの作成に活かすことが可能です。

情報の活用

蓄積された顧客情報の活用で、効率的な営業活動が可能です。

例えば顧客情報を分析すると、以下のことがわかります。

上記のことがわかると、成果を上げやすい顧客に営業資源を投下できるため、規模の小さい工務店でも効率的な営業活動が可能です。

工務店がクラウド型のCRMを活用する3つのメリット

CRMには、クラウド型とオンプレミス型があります。

本記事では、中小規模の工務店にはクラウド型のCRMがおすすめです。

中小規模の工務店がCRMを活用するメリットは、以下の3つになります。

費用が抑えられる

1つ目のメリットは、費用が抑えられることです。

クラウド型のCRMは、システム提供会社が用意した環境を使用するため、オンプレミス型と異なり自社でサーバーの構築をするなどの手間がかかりません。

導入に手間がかからないため、導入費や初期費用を抑えられます。

またサーバーの保守点検などは、すべてシステム提供会社がおこなうため、月額利用料も抑えることが可能です。

導入スピードが早い

2つ目のメリットは、導入のスピードが早いことです。

クラウド型は、自社でサーバーなどを用意する必要がありません。

システム会社が構築したクラウドを使用するため、契約後すぐにシステムの利用が可能です。

システムによりますが、契約後の翌日にシステムを利用できる場合もあります。

スマホやタブレットでもアクセス可能

3つ目のメリットは、スマホやタブレットでも情報にアクセスできることです。

クラウド型のCRMは、ネット上で情報を管理するためネット環境が整っていればパソコンに限らず、外出先や現場などどこからでも情報にアクセスできます。

出先での情報確認や商談直後に結果の報告がおこなえるようになり、大変便利です。

管理者は部下の動向をリアルタイムで確認可能で、問題が発生した場合などにすぐアドバイスがおこなえます。

クラウド型のCRMの2つのデメリット

便利なクラウド型のCRMですが、メリットばかりではありません。

導入前に以下2つのデメリットも把握しておきましょう

月々のコストが発生する

クラウド型のCRMは導入費を安価に抑えられますが、月額利用料が発生します。

月額利用料は、システムを利用する限り発生することには注意が必要です。

ただし月額利用料が発生するため、初期費用や導入費が抑えられているシステムも多いです。

導入の際には、資金繰りなどと相談して、導入するシステムを決めましょう。

カスタマイズが難しい

クラウド型のCRMは、すべての会社に使いやすい仕様にとなっているため、カスタマイズに対応していないことも多いです。

そのため、現在の業務の流れをシステムに合わせるなど、工夫が必要になります。

また既存システムとの連携がおこなえない可能性もあり、導入前に確認が必要です。

工務店がCRMを選ぶ3つのポイント

工務店がCRMを選ぶポイントは、以下の3つです。

機能性

システムに備わっている機能の確認は必須です。

各CRMごとに搭載されている機能は異なります。

また使用したい機能がオプションとなっていることもあり、オプション機能の場合は追加料金が発生する可能性が高いです。

そのため、システムを検討する前にCRMで解決したい課題や効率化したい業務を明確にしましょう。
各課題に合う機能を持ったCRMの選定から始めると効率的です。

操作性

導入したCRMを定着させるためには、操作性も重要です。

例えば、ITツールに慣れていない会社が操作性の良くないツールを導入してしまうと、現場担当者がツール使いこなせない可能性があります。

ツールが使いこなせないと、顧客情報が集まらず、データ活用や分析などがおこなえません。

また使いにくいツールは、現場担当者からクレームが出る恐れがあり、ツールが定着しないことも考えられます。

操作性は軽視しがちなポイントですが、CRMを定着させるために重要なためしっかりと確認をおこないましょう。

サポート体制

不具合やトラブルが発生しても、業務に支障が出ないようにサポート体制の確認は必須です。

上記のようなトラブルが発生すると、長時間業務が止まります。

ITツールに強くない従業員が多い会社は、電話・メールでのサポート以外にも画面を見て、こちらの情報を把握しながらサポートが受けられるCRMが安心です。

まとめ

本記事では、クラウド顧客管理の概要と工務店がCRMを導入するメリット・デメリットを解説しました。

人口減少が見通されている日本で工務店が生き残るためには、顧客管理による情報の活用・分析が必要です。

また顧客管理を効率的におこなうならば、CRMの導入をおすすめします。

CRMの活用で、情報の一元管理やお問い合わせ内容の管理、情報の活用・分析が効率的におこなえます。

これからの建設業界や住宅業界に、厳しさを感じている経営者はCRMの導入を検討してください。

また工務店がCRMを導入するならば、工務店業務全般に対応しているツールがおすすめです。

建築現場博士がおすすめする工務店・建築業界の業務効率化ソフトはAnyONEです。
導入実績2,700社超の業界No.1基幹システムで、国交省「第一回 長期優良住宅先導的モデル事業」に採択されています。

エクセルのような操作感で、レイアウトもマウスで変更できるため、ITが苦手な方でも簡単にお使いいただけます。

また、システムの導入後も徹底的なサポートを受けられるため、安心して運用できるでしょう。

大手・中堅企業様から一人親方様まで規模感を問わず、業務状況に合わせて様々な場面でご利用いただけます。

AnyONEで効率化できる主な業務

• 顧客管理
• 工事・施工管理
• 見積り・実行予算・発注管理
• 入出金管理
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