帳簿の電子作成・保存を行うにあたっては、「電子帳簿保存法」を理解することが重要です。

今回は、電子帳簿保存法の大まかな内容と、2024年1月より適用された電子データ保存の義務化について、さらにはメリットや注意点を解説します。

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2021.05.312024.06.20

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、帳簿の電子保存に関するルールを定めた法律です。

ここでは、同法について以下の4点を解説します。

法律の概要

電子帳簿保存法は1998年に成立した法律で、国税関連の帳簿や証憑などを電子データで保存できるように各種ルールが定められています。

電子帳簿保存法が定められる以前は帳簿類などの書類は、基本的に紙で保存していましたが、電子保存が認められたことで、コスト削減や業務負担軽減などにつながりました。

電子保存・スキャナ保存の対象書類

対象となる書類は、「電子帳簿保存のみ可能な書類」と「スキャナ保存できる書類」に分けられます。

それぞれの具体的な書類は以下通りです。

帳簿や商標は、書類をスキャンしてデータ化したうえで保存することもできます。
以前までは、スキャンして保存する場合には電子署名が必要でしたが、法改正によって現在では電子署名不要となり、スマートフォンで撮影したものも保存可能です。

ただし、以下の書類はスキャナ保存が認められていません。

e-文書法との違い

電子帳簿保存法と混同しやすい法律に「e-文書法」があります。この法律は、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」という電子保存に関する2つの法律の総称です。

電子帳簿保存法もe-文書法も電子保存に関するルールを定めている点は同じですが、対象となる文書が異なります。

e-文書法は、それまで紙で保存しなければならなかった文書全般の電子保存を認めるものです。e-文書法の適用対象となる法律は約250にのぼります。一方の電子帳簿保存法は、国税関係の書類に関するルールを取り扱う法律を対象としています。この点が、両法律の大きな違いです。

【2022年版】電子帳簿保存法改正のポイント

2022年度の電子帳簿法改正には、電子取引の電子データ保存義務化への猶予措置が取られていましたが、2024年から義務化が全ての業種に適用されます。

その点を含めた、電子帳簿保存法の改正について最新情報を紹介します。

承認制度の廃止

これまで（2021年12月31日以前）は、電子帳簿保存をおこなうために税務署長への3ヶ月前の事前申請が必要でした。しかし、今後は不要となります。

電子帳簿保存法に対応するシステム・スキャナが用意できれば、スピーディな電子保存が可能です。

タイムスタンプ要件の緩和

スキャナ保存時に使用する、タイムスタンプの付与期間が最長2か月に統一されました。スキャンする前の受領者の署名も不要です。

また、不正防止のために電子データの修正・削除を記録できるシステムであれば、タイムスタンプの付与自体が要りません。

検索要件の緩和

電子データの保存時には、検索機能をつける必要がありました。

しかし、今後は検索機能の要件が「取引年月日・取引金額・取引先」のみとなります。

また、国税庁などの求めにより、電子データのダウンロードに随時対応できる場合には、「範囲指定」「項目の組み合わせ」などの検索機能が不要です。

電子取引の電子データ保存義務化

所得税や法人税に関する電子データは、これまでプリントアウトして書面の保存を認められていました。しかし、今後は、紙面ではなく電子データとしての保存が義務化されました。

メール添付やWeb送受信、FAX、EDIなどでやり取りした電子取引も対象となります。

電子取引の電子データ保存については、猶予措置が取られていましたが、2024年1月よりほぼ全ての事業者にて電子データ保存義務が生じます。

罰則規則

万が一電子取引の電子データ保存や書類のスキャナ保存について、隠蔽があった場合には罰則があります。

元々罰則はありましたが、改正によりさらに罰則の内容が強化されました。

万が一隠蔽がああった場合はに申告漏れなどが生じた場合は、重加算税が10％プラスで請求されるようになったため、申告漏れのないよう適正な運用を心がけましょう。

2024年度版電子帳簿保存法改正のポイント

次に2024年1月より適用される令和5年度の税法改正のポイントを紹介します。

2022年の改正にさらに追加される形での変更になるため、変更点をしっかり押さえて電子帳簿保存の運用に役立てましょう。

「優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置」の対象となる帳簿の範囲

2023年の税法改正により、「優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置」の範囲の見直しがなされました。

2023年12月31日までは「仕訳帳、総勘定元帳、その他必要な帳簿（全ての青色関係帳簿）が軽減措置の対象でしたが、見直し後は「その他必要な帳簿」については、以下が対象となります。

スキャナ保存の確認要件

電子帳簿保存法の改正により、国税関係書類に関するスキャナ保存の確認要件が廃止されました。

従来は国税関係の帳簿や書類をスキャンする際に、解像度や大きさなどに細かなルールがありました。

しかし、2023年の法改正により「解像度・階調・大きさに関する情報保存」「入力者情報の確認要件」が廃止となっています。

また、帳簿と相互関連性の確保が必要な書類範囲が「解像度・階調・大きさに関する情報保存」に限定されます。

そのため、従来相互関連性の確保が必要とされていた「一般書類（見積書･注文書等や納品書の写しのように、資金や物の流れに直結・連動しない書類）」については、相互関連性の確保が必要ありません。

検索機能を不要とする対象者の見直し

法改正により、検索機能を不要とする対象者が見直されました。

2023年12月31日までは税務調査があった際に提出できるように、電子取引の全てのデータをプリントアウトして保存できるような対策が必要でした。

以上の要件を満たすためには大規模なシステム改修や導入が必須であり、事業者への大きな負荷となっていました。

そこで2024年1月より適用される法改正後は、保存義務者が万が一国税庁の税務調査があった場合に全てのデータをダウンロードできるように対策していれば、以下の対象者は上記の検索要件を満たす必要がなくなります。

新たな猶予措置の整備

2024年1月より義務化された電子データの保存義務においての猶予措置が、新たに設置されます。

以下の条件に当てはまる場合は、電子取引の電子保存義務化への猶予が与えられます。

注意したい点が、上記猶予措置の対象となる「相当な理由」において、内容が明言されていない点です。

自社で「うちは大丈夫だろう」と勝手に判断しても、相当な理由と認められなければ義務違反となり、罰則が課せられる可能性があります。

猶予措置があるからと油断せず、早めに電子データ保存の体制を整えるべきでしょう。

電子帳簿保存法によるメリット

企業が電子帳簿保存法に対応することで得られるメリットは、少なくありません。例えば、帳簿や証憑類をデータ化することで、ペーパレスが実現するため、紙代やインク代などの各種コスト削減につながります。また、取引先との書類のやり取りにも電子データを活用すれば、郵送コストも削減できるでしょう。

そのほかにも、紙の帳簿や証憑類を保管するスペースを確保する必要がなくなるほか、情報漏洩や紛失といったセキュリティ対応の負担も軽減されます。

メリットについて詳しく知りたい方は、電子帳簿保存法の具体的なメリットを解説している記事をご覧ください。

帳票電子保存時の注意点

帳簿の電子保存を行う際には、初期費用が発生することと、帳票のスキャン方法に注意しなければなりません。

初期費用が発生する

電子帳簿保存法の適用を受けたい場合、対応するソフトやシステムの導入が必要となるため、初期費用や運用コストが発生します。企業によっては、予算の捻出が厳しいケースもあると考えられるため、事前に予算を確認しソフトやシステムを導入した際のコストを把握しておきましょう。

スキャンのポイントを理解する

先述の通り書類をスキャンして電子データ化し、電子保存できますが、スキャンの際にはいくつかの点に注意しなければなりません。

例えば、書類によってはカラー設定が「グレースケール（白黒）」でスキャンして保存することが認められないケースがあります。

基本的には一般書類のみ、グレースケールによるスキャンが認められています。一方で、お金や物の流れに連動している重要書類はカラースキャンや撮影によるデータ化を行わななければなりません。

また、書類が大きいために一度でスキャンしきれないような場合は、複数回のスキャンが認められています。

例えば、複数ページにわたる契約書や請求書は複数回のスキャンが可能です。しかし、一度でスキャンを終わらせるために、書類の原本の大きさを変更してスキャンすることは認められていません。

そのほかにも、スキャンした書類は一定期間手元に保管しておきましょう。これは、検査の際にスキャンした書類に不備が見つかるケースや、書類のスキャンミスが発覚する恐れがあるためです。

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まとめ

今回は、電子帳簿保存法について、法律の大まかな内容と電子保存の方法、直近の法改正のポイント、メリットや注意点などを解説しました。

2024年度からスキャンの保存要件の緩和、検索機能の全てを不要とする対象者の拡大などさらに変更点が追加されています。

また、法改正によって保存要件が緩和されていますが、何でもかんでも保存できるわけではありません。そのため、企業には法律の内容を理解したうえでの適切な対応が求められます。

また、帳票自体を電子化すれば管理しやすいです。帳票作成・管理ツールの導入を検討してはいかがでしょか。

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この記事では、帳票の概要や具体的な保存期間・保存方法、さらには電子帳票の概要とそのメリットなどについて解説します。

建設業ではさまざまな種類の書類を扱うため、保存・管理する帳票の数も多くなります。

効率よく保存・管理したい建設業の担当者は、参考にしてください。

帳票とは

帳票とは、企業が経営をおこなうにあたって作成する書類です。

具体例として、以下を挙げられます。

帳票は、顧客や取引先との間で発生するお金のやりとりを記録することを主な役割としていますが、そのほかにも、企業が商品を送る・受け取る際の記録として帳票を使用することもあります。

ちなみに、社員の健康診断結果報告書も帳票に含まれます。

また、帳票と似た言葉に「帳簿」や「伝票」がありますが、これらも帳票に含まれます。

正確にいうと、「帳簿」は企業の取引を記録する書類のことで、「伝票」はお金の動きを記入する書類です。

帳票は、これらの書類を含めた書類の総称となります。

帳票の保存期間・保存方法

帳票には保存期間・保存方法が定められています。

企業が決算や確定申告を終えると、当該年度の帳票は役割を果たしたこととなりますが、決算や確定申告に対して税務調査が入る可能性があります。

もし、税務調査の結果、不審点が見つかると企業は帳票を参考にしながら、不審点に対する説明をおこなわなければなりません。

そのため、役目を終えた帳票も、一定期間保存しておくことが法律によって定められています。その保存方法についてもルールがあるため注意が必要です。

保存期間

帳票の保存期間は法人税法・会社法によって定められており、帳票の種類によって保存期間が異なります。

まず、法人税法上では、帳票は5年もしくは7年の保存期間が定められています。

取引をおこなう過程で発生した帳票に関しては5年間、帳簿や決算関係の書類、入出金の証拠となる帳票は7年間の保存が必要です。

また、会社法では帳票の保存期間が10年に定められています。例えば、会計帳簿は10年間保存しなければなりません。

税務調査の結果、本来は保存義務のある帳票が保存されていないことが判明すると、確定申告が取り消しとなります。

この場合、税務署によって計算される「推計課税」と呼ばれる税金を納税しなければなりません。

また、仕入れに関する帳票がない場合は、その分消費税が加算される可能性もあります。

保存方法

帳票の保存方法は、基本的にプリントアウトして紙で保存することを指定されています。

パソコンで帳票を作成することは問題ありませんが、最終的には紙に出力しなければなりません。

ただし、保存期間の中でも最後の2〜4年間に関しては、マイクロフィルムを使った保存が可能です。

また、作成をデータで一貫しておこなってきた帳票に関しては、その一部がサーバー内での保存、DVDやCDによる保存ができます。

そのほかにも、一部の帳票に関しては、許可を得ていれば、スキャナーでデータ化したうえで保存することができます。

電子帳票とは

電子帳票とは、パソコンやスキャナを使って電子化された帳票のことです。

もともと、帳票は紙による保存が義務づけられていましたが、1998年に国税関係の書類などを電子データとして保存することを認める「電子帳簿保存法」が制定されたことで、帳票の保存方法の幅が広がりました。

また2005年には法律「e-文書法」が施行されたことで、紙に出力した帳票をスキャンしたうえで電子化し保存できるようになりました。

このように、各種法律の整備によって、一部の帳票に関しては電子帳票として電子保存ができるようになっており、現在では多くの企業が電子帳票を利用しています。

帳票の電子化によるメリット

帳票を電子化することによって、企業はさまざまなメリットを得ることができます。

ここでは具体的なメリットとして以下の点について解説します。

コスト削減

帳票を電子化することで、紙に印刷する必要がなくなるため、紙代や印刷代などのコストが不要となり、コスト削減につなげられます。

1枚の帳票を印刷するだけであれば、コスト自体は高いものではありません。しかし、企業で扱う帳票の種類・数は膨大で、電子化によるペーパーレスは大きなコスト削減となるはずです。

また、紙で保存する必要がなくなれば、保管スペースを確保する必要もなくなるため、保管スペースをより有効活用できます。

帳票は一定期間の保存期間が定められている一方で、企業が多くの顧客、取引先との契約を結ぶため、保管する帳票の数はどんどん増えていきます。

そのため、紙で保管しているとどんどんスペースがなくなってしまいますが、電子データ化すればそういった心配もありません。

業務効率化

紙で帳票を保存する場合、1枚1枚ファイリングをしなければならず、大きな手間となりますが、電子化すればファイリングは不要で、業務効率化につなげられます。

また、クラウドシステムなどを活用して電子化した帳票を保存・管理することで、社内外を問わずどこからでも必要な帳票にアクセス可能です。

そのため、例えば過去の帳票を参考に新しい帳票を作りたいといった場合でも、わざわざ会社に行く必要はなく、現場の事務所やリモートワーク中の自宅から確認することもできます。

ちなみに、電子帳票の保管や作成に対応しているシステム・ツールも存在します。

帳票は、システムを活用すれば、過去の帳票を参考に簡単に帳票作成ができ、さらなる業務効率化も図れるでしょう。

電子帳票システムに興味のある方は、システムの概要や導入によるメリットなどについて解説している記事も参考にしてください。

破損や紛失の恐れがない

紙の帳票の場合、時間が経つにつれて徐々に劣化してしまいますが、電子化した帳票であれば劣化の心配がありません。

特に帳票は長いものだと10年間保存しなければならないため、破損などの劣化の心配がないことは大きなポイントです。

また、紙の場合、管理の過程で誤って紛失してしまうケースもありますが、電子データであれば、バックアップをとっておくことで紛失のリスクを軽減することができます。

もちろん、バックアップをとるために、保管スペースが必要となることもありません。

まとめ

今回は、帳票について、その概要や保存期間、保存方法、電子帳票の概要、電子帳票のメリットなどについて解説しました。

帳票は、企業が経営活動をおこなうにあたって作成する書類のことです。

契約書や請求書、給料明細、健康診断結果報告書など幅広い種類の書類が帳票に含まれます。

保存期間は5年、7年、10年で帳票の種類によって異なり、保存方法は紙もしくは電子データです。 電子データとして保管できれば、業務効率化やコスト削減につなげられるため、帳票をまだ紙で管理している企業は、ぜひ電子帳票の利用を検討してみてください。

帳票を電子化することで、作成・管理業務を効率化できます。

今回は帳票の電子化について、その概要から、電子化に伴うメリット・デメリット、さらには移行時のポイントを解説します。

帳票にかかわる各種業務を効率よく行いたい方はぜひ参考にしてください。

電子帳票とは

電子帳票とは、帳票を電子化したものです。帳票には大きく分けて帳簿と伝票がありますが、電子化すると便利な帳票には請求書や振り込み伝票、見積書、納品書、仕訳帳などが当てはまります。

これらの帳票は、従来は紙で管理することが一般的でしたが、電子化することで、パソコンやクラウド上での管理が可能となります。

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帳票の電子化が進む背景

帳票の電子化が進む背景としては、法律によって電子化を行いやすい環境が整備されたことがあげられます。

例えば、帳票はもともと紙による保存が義務づけられていましたが、1998年に「電子帳簿保存法」が制定されたことで、国税関係の書類を電子データでも保管できるようになりました。

また、2005年には、「e-文書法」と呼ばれる法律の施行と電子帳簿保存法の改正が行われたことで、紙に出力した書類をスキャンして電子化し保存できるようになっています。

さらに、2020年10月には再び電子帳簿保存法が改正されました。この改正によって、これまで国税関係の帳簿を電子化して保存するためには税務署長の事前承認が必要だったものが、事前承認不要になりました。

このように各種法律の整備、改正によって帳票の電子化が行いやすい環境が整いはじめ、電子化へと移行する企業が増えてきていると考えられます。

帳票の電子化に伴うメリット

帳票の電子化によって企業が得られるメリットは少なくありません。ここでは、帳票の電子化に伴う具体的なメリットとして、以下の点について解説します。

業務効率化

帳票の電子化に伴うメリットの1つが、業務効率化の促進です。

データ化された帳票は、パソコンなどの端末で検索できるため、取引先の企業名や工事ジャンル、日付などに応じて必要な帳票をすぐに検索できます。

また、中には電子帳票をCSVなどのファイルに変換できるシステムもあります。紙の帳票だと必要なものを探すだけでも時間も手間もかかりますが、電子化ができればすぐに見つかるため業務効率も向上するでしょう。

その他にも、電子化によってメールによる帳票の送付が可能となるため、取引先にすぐに内容を確認してもらえます。専用のシステムの中には、サーバーから帳票をダウンロードできるものもあるため、確認までにタイムラグが生じず、スムーズに業務が進められるでしょう。

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コスト削減

電子化できれば、帳票を印刷する必要がなくなるため、印刷代や紙代などのコスト削減につながります。また、取引先にメールで帳票を送れるようになれば、封筒代や切手代なども不要です。

帳票1つにかかるコストは高くありませんが、1ヶ月、1年と積み重ねていくと大きな違いが出てくるでしょう。

管理スペースが不要

電子化によって、紙の帳票は基本的に不要となるため、紙の管理スペースが不要となります。これまで社内の一角を帳票の保管スペースとしていた場合でも、スペースが大きく空くため、空間の有効活用ができるでしょう。

バックアップも取れる

紙の帳票の場合、持ち出しに伴う紛失や火事による焼失、経年劣化によって文字が読めなくなるなどのリスクがありますが、電子帳票であれば、バックアップが取れるためこのようなリスクがありません。

具体的には、電子化した帳票をクラウド上で保存するだけでバックアップ完了です。

クラウドであれば、屋外からでもインターネット環境さえあればアクセスできるため、必要な帳票をすぐに確認できるなど、さらなる業務効率化にもつながるでしょう。

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帳票の電子化に伴うデメリット

メリットの一方で、帳票の電子化には少なからずデメリットもあるため注意しなければなりません。ここでは、具体的なデメリットとして以下の点について解説します。

初期費用がかかる

帳票の電子化を行うためには、スキャンするための機械や帳票ツールなどを導入することになるめ、少なからず初期費用は発生します。

また、既存の紙の帳票を電子化するために外部企業に作業を依頼するとなると、さらに費用がかかるでしょう。

電子化へ移行するにあたって、どのくらいの予算を確保できるのか事前に確認しておく必要があります。

紙の帳票を希望する取引先がいる可能性もある

帳票を電子化すれば、帳票のやりとりも基本的にはメールなどのオンライン上で行うこととなりますが、中には紙の帳票を必要とする企業も存在します。

そのため、電子帳票に移行したとしても、紙の帳票が必要になる可能性があるでしょう。

ただし、一部の取引先が紙の帳票を希望したとしても、大半の企業が電子帳票で対応してくれるのであれば、業務効率化やコスト削減は十分に期待できます。

管理ルールを整備する必要がある

電子化を行うにあたっては、事前にルールを整備しておかなければなりません。

例えば、ファイル名のつけ方やフォルダの分類方法などです。これらの点が社内で統一されず曖昧なままだと、必要なファイルが検索しても出てこない、どこにあるのかわからないといった事態になりかねません。

そうなると、電子化に伴う業務効率化のメリットも効果が薄れてしまうでしょう。

帳票の電子化へ移行する際のポイント

紙の帳票から電子帳票へと移行する場合、なぜ移行するのか、その目的を明確にしておきましょう。目的が明確になることによって、電子帳票を扱う際に必要となるものも決まってくるためです。

例えば、電子帳票の管理だけでなく、作成や配信も行いたい場合は、帳票作成機能や配信機能を備えたシステムを選ぶ必要があります。

また、社内で使用している既存のシステムとの連携を図り、さらなる業務効率化につなげたいといった場合は、連携の可否について確認しておきましょう。

扱っている帳票がそれほど多くなく、発行頻度も多くない場合は、連携機能をそこまできにする必要はありません。一方で、企業の規模が大きい、帳票の発行頻度が多い、といった場合はシステム連携を考慮した方がいいでしょう。

また、帳票システムを利用する場合、機能に加え、コストも確認しておく必要があります。

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まとめ

今回は、帳票の電子化について、その概要から、電子化が進む背景や、メリット、デメリット、移行時のポイントなどについて解説しました。帳票の電子化を進めることによって、業務効率化やコスト削減などが期待できます。

一方で、少なからず初期費用が発生する点や管理する際のルール整備などが必要となるため注意してください。

また、移行する際は、ただ電子化して管理するだけでなく、帳票作成システムも導入することで、作成から管理までオンライ上で行えるためより業務効率が向上します。

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また、システムの導入後も徹底的なサポートを受けられるため、安心して運用できるでしょう。

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そこでこの記事では、帳票の作成・管理に活用できる電子帳票システムについて、その概要からメリット・デメリットなどを解説します。

業務効率化を進めたい、帳票作成・管理をもっと簡単に行いたい方は参考にしてください。

電子帳票システムとは

電子帳票システムとは、請求書や見積書、注文書といった各種帳票の作成や管理、配信ができるシステムのことです。

業務システムとの連携も可能で、連携によって帳票の自動作成も行えます。システムの導入によって、帳票作成や管理にかかる業務が大幅に効率化されるでしょう。

電子帳票システムでできること

電子帳票システムは、帳票に関連する各種業務に対応可能です。ここでは、電子帳票システムによってできることとして、以下の3点について解説します。

電子帳票の作成

電子帳票システムを利用すれば、各種帳票の作成が行えます。

また、業務に関するデータを蓄積している業務システムと連携すれば、帳票に必要なデータの抽出ができ、PDF帳票出力やエクセル帳票出力なども行えます。

さらに、多くのシステムではレイアウトも自社のスタイルに変更可能です。

データの取り込みに関しては、手動でも行えますが、業務システムと連携することでより効率よく帳票作成ができるでしょう。

電子帳票の配信

システム上で作成した電子帳票は、そのまま取引先へ配信もできます。配信方法は、以下の通りさまざまであるため、自社や取引先のニーズに応じた配信が可能です。

メールで送る方法は、大きく分けてダウンロード方式と添付ファイル方式に分かれます。前者は、ダウンロード用のURLをメールに記載し、受信者がリンク先へアクセスすることでダウンロードする仕組みです。後者は、メールにそのまま帳票のファイルを添付して送信します。

また、FAX送信は、FAX機やFAXサーバーを持っていなくても、システム上で取引先に送信できます。

取引先によってはデータではなく紙の帳票を求めるケースもあります。その場合は、郵送代行を活用しましょう。

電子帳票の管理

工事の数が多くなると帳票の数も多くなり管理に手間がかかりますが、そのような場合でも電子帳票システムは活躍してくれます。

例えば、帳票の種類別に分類できるほか、宛先別にも分類できます。

また、保存している帳票の検索にも対応しているため、過去の帳票を参考にしたいときなどにも役立つでしょう。

電子帳票システムを利用することで、ペーパーレス化にもつながるため、コストカットや省スペースにもつながります。

電子帳票システムを導入すべき理由

電子帳票システムを導入すべき理由の1つに、新型コロナウイルスの感染拡大によって、働き方の見直しが行われていることが挙げられます。これまでは会社に出社して帳票を作成、印刷し郵送もしくは直接手渡しをするかたちが一般的でした。

しかし、新型コロナウイルスの影響により在宅ワークを導入する企業が多くなり、これまでのような働き方ができなくなっています。

電子帳票システムを導入すれば、インターネット環境があれば自宅からでも帳票の作成、配信、管理が行えます。

また、電子文書に関する法律の存在も電子帳票システム導入の大きな後押しといえるでしょう。例えば、「電子帳票保存法」は2020年10月に改正が行われ、従来紙で保存しなければならなかった税務関係の書類をデータでも保存できるようになりました。これにより、帳票を電子データで管理しようとする企業がより多くなると予想されます。

電子帳票システム導入のメリット・デメリット

電子帳票システムは便利なものですが、実際に導入するとどのようなメリット・デメリットがあるのか理解しておく必要があります。

電子帳票システムのメリット

電子帳票システムの導入に得られる大きなメリットの1つが業務効率化です。これまで、帳票の作成や管理を手作業で行っていた企業にとって、システムによって作業が自動化されれば大幅な業務効率化が見込めるでしょう。また、配信も簡単に行えるため、印刷して郵便局に行くといった手間もカットできます。

さらに紙の帳票を印刷する必要がなくなるため、用紙代や切手代、インク代などのコスト削減にもつながります。

ほかにも、紙の帳票だと紛失や消失のリスクがありますが、電子帳票システムはバックアップ機能を備えているため、万が一トラブルが発生しても帳票のデータがなくなる心配もありません。

電子帳票システムのデメリット

電子帳票のデメリットは、導入時点では少なからずコストが発生する点が挙げられます。電子帳票システムによっては、土台となるシステムに各社が必要な機能をオプションとして追加していくケースもあるため、場合によっては初期費用がかなりかさんでしまうことも。

また、紙の帳票に慣れている人とっては、電子帳票システムが使いにくいものとなる可能性もあります。システムを導入したものの従業員に定着しないといったことにもなりかねません。

電子帳票システムを選ぶ際のポイント

電子帳票システムを選ぶ際は、いくつかのポイントを押さえておきましょう。ここでは、具体的なポイントとして、以下の4点について解説します。

自社の業務内容に適しているか

電子帳票システムと一言で言っても、サービスを提供する企業によってフォーマットはさまざまであるため、自社の業務内容に適しているか確認しておきましょう。例えば、システムによってはエクセルやPDFに対応しているケースもあれば、そのほかのフォーマットに対応しているケースもあります。

また、「帳票の作成はもちろん、配信まで行えるシステムが欲しい」と思っているにもかかわらず、作成機能のみを搭載したシステムを選んでしまっては意味がありません。

処理スピードの速さ

電子帳票の数が多くなるとデータ容量も大きくなるため、処理に時間がかかる可能性があります。システムの導入前に、無料版を試すかデモンストレーションを受けて処理スピード

を確認しましょう。

処理スピードが遅いシステムだと、帳票の作成や配信にも時間がかかるため、期待していたほど業務効率化につながらないかもしれません。また、FAX配信を利用する場合は、回線数の少なさが原因となり、何時間も配信に時間がかかる可能性もあります。

処理スピードの速いシステムはその分利用料金も高くなる傾向にあるため、予算を踏まえたうえで検討してください。

セキュリティ面での安全性

帳票は、自社はもちろん取引先の情報が記載されている重要な書類であるため、セキュリティ面での安全性は事前に確認しましょう。

具体的には、外部からの閲覧やダウンロードができないアクセス制御機能やデータを暗号化する機能、特定の人しか印刷できない印刷権限機能などが挙げられます。

また、サービスを提供する企業のセキュリティポリシーなどもチェックしておくと安心でしょう。

検索機能の有無

過去に作成した帳票が必要になることも少なくないため、電子帳票システムに検索機能がついているかどうかも確認しておきましょう。また、検索機能と合わせてあると便利なのが、帳票の種類別、宛先別の分類機能です。検索機能は使用する頻度も高いと考えられるため、事前確認は必須だといえます。

まとめ

今回は、電子帳票システムについて、その概要から具体的な機能、導入に伴うメリット・デメリットなどについて解説しました。

電子帳票システムの導入により、業務効率化やコスト削減などが期待できます。

しかし初期費用が発生するため、予算に合わせて検討する必要があります。実際にシステムを選ぶ際は、今回紹介した内容を参考に選んでみてください。

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また、システムの導入後も徹底的なサポートを受けられるため、安心して運用できるでしょう。

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