しかし、建設業界では手続きや計算方法が煩雑で、ミスや課題を抱える企業も多いでしょう。

この記事では建設業における販売管理の概要や流れ、必要な帳票と起こりやすい課題を解説し、問題点を解決する方法を紹介します。

販売管理の効率化、より精度の高い販売管理を目指している方はご一読ください。

建設業における販売管理とは

建設業界における販売管理とは、商品の売買に係る以下の事項を管理することです。

会社経営に欠かせないもので、商品の売れ行きや費用対効果を確認できます。

特に建設業は、機材をリースしたり多数の職人を雇うこともあり、販売管理を怠ると適切なコスト・収支が管理できません。

今後も事業を安定して運営するためにも、しっかりと販売管理をおこなう必要があります。

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建設業で販売管理が重要な理由

建設業で販売管理が重要な理由を説明します。

なぜ建設業で販売管理が重要なのか理由を理解したうえで、自社の管理をおこないましょう。

収支管理・コスト管理

販売管理により、工事現場の収支状況やお金の流れを見える化できます。

「仕入れやリース、作業員の人件費にどの程度お金がかかり、利益が出ているか」を把握することは事業運営の基本です。

また、コストも販売管理で確認でき、経費削減の目安にもできます。

仕入れや在庫を不要に扱うとその分出費が増えますが、現場ごとの販売管理で必要な在庫数の目安がわかれば、余分な在庫を抱え、保管するコストが削減できるでしょう。

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完成工事原価の算出は法律上の義務

建設業における完成工事原価の算出は、「建設業法施行規則別記様式第十五号および第十六号の国土交通大臣の定める勘定科目の分類」で義務づけられています。

完成工事原価報告書をもとに、製造原価報告書を作成して完成した工事の金額のみを算出して報告しなければなりません。

以上の4項目を合算して、報告します。

この報告書を提出しなければ、建設業の許可が降りなくなってしまうため建設に携わる企業にとっては非常に重要な報告書です。

事業を継続していくためにも、販売管理を日頃から正しくおこない、報告書を出せる状態にしておく必要があります。

販売管理の流れとは

建設業における販売管理はどのような流れとなるか解説します。

大体の流れを把握することで、抜けモレのない販売管理をおこなえるため、まずはステップを把握しましょう。

1.受注管理

受注管理は、主に以下の3つに分類されます。

まずは見込み顧客に営業し、工事現場単位でかかる人件費や資材費用を算出して見積書を作成します。

見積書を参考に、依頼元が発注を決めるためミスなく精度の高い書類が求められる作業です。

依頼元が契約を決めれば契約作業に入ります。

取引に必要な事項を記載した書面を作成して、受注契約を請け負うまでが契約の作業です。

契約締結後に正式な受注決定となり、受注伝票の発行や正式な工事内容について記載した書類を作ります。

2.出荷管理

受注後は出荷、つまり工事現場での作業を開始します。

クライアントと締結した契約書や受注内容に基づき、工期に間に合うように工事を進めましょう。

受注した工事現場の作業を完成させ、引き渡しをおこなうまでが出荷管理です。

3.請求管理

引き渡し後に、発注元に対して請求書の発行とそれに対しての代金の回収作業、金額に相違がないかを確認しましょう。

契約書に記載のある入金日までに入金がない場合は、督促も必要です。

4.在庫管理

建設現場の在庫管理とは、工事中および工事完了後に資材などを管理することを指します。

在庫の管理を怠っていると、現場から資材について質問があった際に適切な回答ができません。

また、顧客からの発注にスピーディに対応するためにも、常に自社の在庫の出入りを管理する必要があります。

在庫を常に管理しておくことで、自社に必要な在庫量の目安をつけられ、無駄な在庫を抱えずに済むため、コスト削減にもつながるでしょう。

5.仕入れ管理

資材の仕入れなどの管理も重要です。資材を仕入れる際の原価から、請け負った工事現場でどの程度の利益が出るかもチェックしましょう。

工事完成原価報告書においても必要な情報なため、精度高く管理できるようにしておいてください。

仕入れ管理がずさんだと、現場で勝手に資材を発注していて原価が合わないケースも起こり得ます。

仕入れのフローとともに、しっかり管理しましょう。

建設業での販売管理で用いられる帳票

建設業の販売管理で必要な帳票は主に3つあります。

販売管理で欠かせない帳票なため、自社のテンプレートが定まっていない場合、または作業効率が悪い場合は見直すべきです。

帳票をしっかり作成していなければ、企業間の取引でトラブルが起きた際に自社の正当性を証明できません。

帳票は重要なため、詳細を理解したうえで必ず作成しましょう。

見積書

見積書は、見込み客に対して契約前に工事現場でどの程度の費用がかかるか、工期はいつまでかかるかを提示するための帳票です。

主に以上4つの事項を記載します。

見積書はクライアントが依頼を決める決め手になる書類です。

万が一、実際の請求額と相違していた場合はトラブルの元になるため、経理部門と相談してなるべく詳細に作りましょう。

また、請求時に契約前の提示事項との相違がないかの確認書類としても使用できます。

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注文書

工事の発注時に作成するのが、注文書です。

本契約の際に作成する書類のため、見積書よりも詳しい内容の記載をおこないます。

見積書と契約書と同じ内容になっているかをよく確認し、作成しましょう。

納品書

工事が完了して、クライアントに引き渡しをおこなう際に納品書を作成します。

納品書は発行義務はありませんが、互いに引き渡しが終わった・終わっていないなどのトラブルを避けるために、作成することをおすすめします。

納品書のフォーマットに指定はないため、クライアントと相談して見やすい帳票を使うといいでしょう。

建設業界で起こりやすい販売管理の問題点

販売管理の重要性や必要書類を理解したところで、販売管理の問題点を解説します。

建設業に携わる企業、工務店ではすでに販売管理自体はおこなっているでしょう。

しかし、建設業界の販売管理は煩雑になりがちでさまざまな課題があります。

正しい販売管理ができなければ、健全な事業運営につながりません。

まずは、どのような問題点や課題が起きやすいのかを把握して、解決策を考えるべきでしょう。

計算ミス

販売原価の計算は複雑であり、計算ミスが起こりやすくなります。

特に報告義務が定められている完成工事原価のミスが頻発、または報告漏れが発生すると、コンプライアンス面で問題です。

見積りと実際の請求に差額が発生してトラブルになるなど、クライアントとの信用問題も考えられます。

建設業界の販売管理では、計算が複雑であるが故にミスをどのように防ぐかが重要です。

承認フローの遅れ

建設業界では、さまざまな帳票を作成して取引先との契約をおこないます。

重要な帳票を作成後は上長によるチェック・承認作業が入りますが、この承認作業が遅滞しがちなことも問題です。

承認作業が遅れると、クライアントに対しての見積りの提示が遅れて契約機会を損失するリスクもあります。

また、見積り作成段階から別の工事で資材を使用しており、在庫の数が不足するリスクも考えられるでしょう。

上長が帳票をチェックする負荷、作成した帳票がどこにあるかわからないなど、運用上の問題もあります。

管理コスト

販売管理を紙面で行っている工務店も多いでしょう。

しかし、紙での管理は余計なコストがかかります。

このように、紙での帳票管理には限界があるだけでなく、管理にリスクも付きまといます。

建設業界は紙ベースの風土が強い業界ですが、管理コストやリスクの面でも運用方法を見直すべきです。

建設業における販売管理の方法

建設業界における販売管理の方法は主に3つあります。

それぞれの管理方法のメリットとデメリットを紹介します。

自社運用を見直す参考にしてください。

既存帳票で紙面で提出

建設業界で一般的な管理方法は、既存の帳票を使用するものです。

すでに作られたテンプレートへ契約内容などを打ち込み、印刷して上長に確認し、取引先へFAXを送ります。

紙での帳票管理のメリットとデメリットは以下の通りです。

紙ベースの運用は、高いITリテラシーを求められない点がメリットですが、帳票の管理コストや紛失リスクを考えると、おすすめできません。

また、容易に改ざんできる可能性もあり、コンプライアンス面でもリスクが高いでしょう。

エクセルなどで管理

オフィスソフトを利用している場合は、エクセルで販売管理する工務店も多いでしょう。

エクセルに必要項目を入力して、帳票のテンプレートを決めておけば誰でも簡単に帳票作成と集計などをできます。

エクセルで販売管理するメリットとデメリットは以下の通りです。

エクセルは、手軽にオリジナルの帳票作成ができるうえに、集計にも優れています。

しかし、帳票を手作りする必要があり、計算式を管理できるエクセルが得意な人材に管理を任せる必要があり、属人化しがちです。

オンライン共有やクラウド作業などがしにくいかもしれません。

また、ファイルを誤って削除する可能性があり、運用フローの厳格な規定が求められます。

販売管理システム

工務店で最も効率的かつセキュリティ面でも安心して販売管理できる方法は、販売管理システムの利用です。

帳票をシステム上で管理できるうえに、顧客情報もまとめて管理ができるため、ひも付けも簡単にできます。

販売管理システムのメリットとデメリットは、以下の通りです。

販売管理システムは、販売管理や生産管理などを一括しておこなえます。

データはクラウドや専用のサーバーに保管できるためセキュリティ面でも安心です。

また、改ざんリスクも低く、「万が一データが変更された場合はすべてログが残る」などセキュリティ対策もなされています。

顧客情報を含む機密情報を守り、なおかつ一元管理で効率化できるツールです。

反面、導入コストがかかる点や操作に慣れるまでに研修の時間や手間がかかることはデメリットといえます。

しかし、建設DXが推進されている現在の業界の流れを見ると、数年先には基幹システムを変える必要があることは明らかです。

体制が変わってから急にシステムを導入するよりは、先に販売管理システムを導入して運用を整えておく方が業務や現場の混乱も少ないでしょう。

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まとめ

建設業における販売管理は、建設業許可を得るためにも事業の安定した経営のためにも欠かせません。

管理方法はさまざまありますが、紙ベースやエクセルを使用した方法よりも、セキュリティ面や管理コストの削減、効率化ができる販売管理システムの導入がおすすめです。

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建設業はもちろんファッション・食品・医療・鉄鋼・非鉄・ねじなどあらゆる業界に特化しています。

本記事では、アラジンオフィスの中でも建設業に特化しているパッケージ「プロジェクト管理」の機能を紹介します。

アラジンオフィスとは？

アラジンオフィスは、中堅・中小企業を中心に5,000社以上に利用されている、販売管理・在庫管理パッケージシステムです。

中でも建設業に特化した「プロジェクト管理」は、案件管理や原価管理、収支管理や見積り作成をおこなえます。

ユーザー満足度は「98.4%」と非常に高く、一度導入したら手放せないシステムといえるでしょう。

またサポート体制が充実しており、導入後に不具合があってもすぐに解決できる体制になっているため、ITツールになじみのない会社でも、安心して使用できます。

会社概要

アラジンオフィスを設計・開発・販売をおこなっている株式会社アイルは、1990年に設立しました。

会社概要は、下記の表を参照してください。

アラジンオフィス「プロジェクト管理」の機能

アラジンオフィスの中でも建設業向けの「プロジェクト管理」の機能は下記の7つです。

案件管理

案件管理では、下記のような案件に関係する情報を登録できます。

経費関連も併せて登録できるため、収支計算をおこなうことも可能です。

また登録した案件は下記3つから抽出方法を選べます。

案件データは帳票として保存することも、エクセルデータとして保存することも可能です。

見積り管理

案件に紐づけた見積り作成をおこなえ、特定の案件でどのような見積りを提示しているかをすぐに検索できます。

見積り明細には「小計行」を挿入可能で、小計金額を自動計算するため計算ミスは起こりません。

消費税の算出方法は下記の3つがあり、自社の業務ルールによって選択できます。

また「図面データ」「企画データ」など見積りに関連するデータの紐付けもおこなえるため、関連データを探す手間が省けます。

過去に作成した見積りデータの流用も可能で、経験年数が短くても精度の高い見積りを作成可能です。

複数の仕入先に対して同一商品の見積り依頼（相見積り）も簡単におこなえます。
仕入先からの回答単価を原価単価として採用も可能です。

受発注管理

見積りデータを流用して受注・発注データの作成が可能で、同じ内容を何度も入力する必要がなく人力でのミスを防止します。

受発注同時入力機能を活用すれば、受注・発注・手配データを同時に作成可能です。
発注データを作成すれば発注書の発行もおこなえ、仕入先別にまとめて発注書を出力もできます。

また手配データは「発注予備データ」としてストックされるため、すぐに発注されることはありません。

発注・仕入管理

在庫補充や既存案件の追加発注など、受注と同時でない発注を単体処理可能です。

仕入れ処理は、在庫補充時や案件の仕入れをおこなう際に使用します。
仕入れは発注データから引き当ても可能で、明細がある場合は明細データも引き継ぐことが可能です。

工事における発注のコツについては、詳しく解説している記事をご確認ください。

在庫管理

工事などの案件に対して、在庫を使用して仕掛として管理可能です。

また、在庫管理に使用する言葉の意味は下記を参照してください。

案件別に在庫一覧表を作成できます。
仕入入力・仕掛振替入力にて仕掛とした在庫を、案件別に参照可能です。

案件別各種帳票

下記のNo.ごとに抽出条件にて、案件ごとの手配状況を確認できます。

また、案件元帳では案件No.ごとに取引実績を参照可能です。

案件収支確認

案件No.個別の収支や原価を確認できます。

上記の項目を表示します。

アラジンオフィスの特長

アラジンオフィスの特長は、下記の3つです。

導入実績5000社・ユーザーリピート率98.4%

アラジンオフィスは、中堅・中小企業を中心に5,000社以上の導入実績を持っています。
多くの会社が抱える悩み・課題を解決してきた実績があり、ITシステムを初めて導入する会社でも安心して利用できるでしょう。

また、ユーザーリピート率98.4%となっており、一度導入したら手放せないシステムといえます。

外部ツールとの連携

さまざまな外部ツールと連携し、さらなる業務効率化を進めます。

連携できるツールの一例は、下記を参照してください。

外部ツールについて詳しくは、外部ツールを一覧で紹介しているページをご確認ください。

充実のサポート体制

下記の充実サポートで、運用中のトラブルに対してスピーディに対応できます。

アラジンオフィスの料金

公式サイトに料金に関する説明はありませんでした。

料金を知りたい方は、問い合わせが必要です。

アラジンオフィス導入の流れ

アラジンオフィス導入の流れは、下記の通りです。

アラジンオフィス利用者の本音をチェック！

アラジンオフィスの使用者は、どのような本音を持っているでしょうか。

導入前に使用者の口コミ・評判をチェックしましょう。

アラジンオフィスの口コミ

見積データを受注～売上処理に連動させることができ、同じ情報の再入力がなくなり二度手間が解消されました。

【引用】冷暖房・空調用機器販売・施工業の企業 様-システム導入事例

出来高に対して請求を行っているため、経理にて別途Excelで案件別回収管理表を作成・別の販売管理システムにて請求書発行のみを行っていましたが、案件別受注残金額保持機能を利用することで、未売上案件の受注残金額の把握やオペレーションミスによる請求漏れを減少させることができました。

【引用】内装仕上工事業、職別工事業の企業 様-システム導入事例

結論：アラジンオフィスの総合評価は★★★☆☆

データ連動により、同じ情報を何度も入力する手間がなくなったと評価する声がありました。
アラジンオフィスは見積りデータを作成えすると、発注・受注・手配データへ流用できるため入力の負担を減らせ、業務を効率化できます。

請求漏れを減少させることができたとの声もありました。
案件No.を割り振るとNo.ごとに検索ができるため、受注残金額の把握などが容易となり請求漏れといったミスが発生しづらくなります。

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まとめ

アラジンオフィスはあらゆる業界で活用されている、販売管理・在庫管理パッケージシステムです。

アラジンオフィスの中でも建設業に特化した「プロジェクト管理」は、案件管理や発注・仕入管理、収支管理や見積り作成をおこなえます。

導入実績が5,000社以上でユーザー満足度は「98.4%」と非常に高く、導入した多くの企業が手放せないシステムと考えられるでしょう。

またサポート体制が充実しており、リモート操作対応などITシステムに自信のない方でも運用中の悩みや課題をスピーディーに解決できる体制が整っています。

アラジンオフィスは多くの業界の業務を効率化できるツールです。
しかし、工程表作成など工務店業務全般には対応していません。

工務店業務全般の業務効率化を図りたい場合は、業務効率化システムの導入をおすすめします。

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