しかし、顧客に工事の見積書を提出しようと思っても、どんな項目を書けばいいのか分からず不安な方も多いのではないでしょうか？

今回は、工事見積書の記載内容について、最低限書くべき項目を紹介します。正しく書けているか不安な方は参考にしてください。

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そもそも見積書はなぜ必要なのか？

なぜ見積書を作成する必要があるのかについて解説します。

具体的な理由としては以下の点が挙げられます。

工事によって価格が変動するため

理由の1つ目は、工事によって価格が変動することです。

建設現場には、大規模から小規模までさまざまな種類の工事が存在します。

工事の規模によって、使われる材料の種類や量も変わってくるため、当然、工事の値段も変わるでしょう。

工事の見積書には、「作業や材料にどれだけの費用がかかっているのかが」内訳として詳しく記載されているため、金額の理由が一目でわかるようになっています。

このように工事によって金額が変動し、その理由を顧客に説明するためにも見積書の作成は重要です。

顧客の信頼性が獲得できる

2つ目の理由は、顧客の信頼性を獲得できるためです。

上記でも解説しましたが、見積書では作業や材料の費用が明確に記載されているため、顧客側からすると工事の見積金額に対する納得感も生まれやすくなります。

また、取引条件に関わる部分が明示されているため、工事の条件面でのすれ違いも発生しにくくなり、事前に支払い関連のトラブルを回避可能です。

顧客も安心して工事の発注ができるため、信頼関係の構築にも貢献できるでしょう。

どのような工事か説明するため

見積書を顧客に提示することで、工事内容を詳しく説明できます。

工事で提出する見積書では、作業や材料にかかる費用以外にも、工事名や工事場所、予定工期などといった工事の条件を示した条件書も添付されており、工事の詳細がわかるようになっています。

見積書を提示すれば、顧客に内容を具体的に説明でき、双方の合意を得られたうえで工事を進めることが可能です。

また、見積書は顧客のみならず、社内の人間に対しても工事を説明するためにも役立つため、誰が見てもわかりやすい見積書を作成することが重要といえるでしょう。

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工事における見積書の構成

ここでは、工事における見積書の構成について解説します。

工事における見積書は、基本的に以下の3種類で構成されています。

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表紙

まず1つ目が、見積書の表紙です。

表紙には、工事の見積金額の合計に加えて工事に関する概要が記載されています。

国土交通省が公表している「公共建築工事見積標準書式」では、以下のような見積書式が参考例として示されています。

内訳書

2つ目が内訳書です。

内訳書では、表紙で提示した見積金額の内訳を細かく項目ごとに記載します。

国土交通省が公表している「公共建築工事見積標準書式」においては、以下のような見積書式が参考例として示されています。

工事ではさまざまな作業が関わるため、必要な材料も多くなります。

そうした場合、1枚の内訳書にそのまま列挙してしまうとわかりづらくなるため、階層を用いることが一般的です。

階層とは、見積金額の内訳をカテゴリごとに分ける方法。

規模の大きい工事となると、複数の工事をおこなうことも多く、工事によっては使う材料も異なるでしょう。

階層化することで、どの工事にどれだけの作業や材料が費やされているかがわかりやすくなるため、社内外への説明も円滑に進みやすくなるでしょう。

条件書

3つ目が条件書です。

条件書とは、建築事業者が「見積金額で工事をおこなう条件」を示した書類です。

この条件書は契約上非常に重要で、「工事がどのようにおこなわれるのか」について透明性を担保するものとなり、顧客の信頼にもつながるでしょう。

簡単な工事の場合は見積書の表紙に条件が記載されますが、大規模な工事となると、別途条件書を用意します。

国土交通省が公表している「公共建築工事見積標準書式」においては、以下のような見積書式が参考例として示されています。

工事の見積書で最低限書くべき項目

ここでは、実際に工事の見積書で最低限どのような項目を書くべきかについて解説します。

見積書に記載する項目は、国土交通省が公表している「公共建築工事見積標準書式」で以下の3つの記載が推奨されています。

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対象工事に係わる項目

対象工事に係わる項目とは、工事場所や支払い条件といった工事の概要などを示す項目を指します。

「公共建築工事見積標準書式」では、具体的に以下の項目を記載することを推奨しています。

【引用】国土交通省「公共建築工事見積標準書式」

基本的に対象工事に係わる項目に関しては、見積書表紙に記載することが推奨されています。

作成者に係わる項目

作成者に係わる項目とは、見積書を作成した業者の名前や所在地といった作成者の概要を示した項目です。

「公共建築工事見積標準書式」では、具体的に以下の項目を記載することを推奨しています。

【引用】国土交通省「公共建築工事見積標準書式」

作成者に係わる項目に関しても、見積書表紙に記載することが推奨されています。

見積金額

見積金額は、見積書に記載すべき最も重要な項目です。

工事全体の合計見積金額は見積書表紙に記載をします。

また、比較的小さい規模の工事で、使用した材料などが少なく、1枚で収まる場合には表紙に内訳を記載します。

しかし、大きい規模の工事など使用した材料や実施された工事の種類も多い場合は、別途内訳書を添付して、項目ごとに費用を記載します。

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見積書作成時に注意しておきたいこと

ここでは、見積書作成時に注意しておきたいことについて解説します。

具体的には以下の2点に気をつけて見積書を作成しましょう。

条件面を具体的に記載する

見積書を作成するときは、条件面を具体的に記載してください。

工事における顧客とのやりとりでは、お互いの意志がうまく伝わらずにトラブルが発生するケースがあります。

特に工事内容に関しては、事前に細部まで互いの合意が形成されていないと、言った・言わないの水掛論に発展するかもしれません。

こうした自体を防ぐためにも、条件面を詳細まで取り決めておくことが重要。見積書作成時には金額や工事内容に間違いがないかなどだけに注目されがちです。

例えば、「どうしたケースで追加の工事費用が発生するか」など、見積段階では顧客が把握していない可能性もあるため、想定できるあらゆるケースを条件面に記載して合意を得ることが大切でしょう。

見積の変更時は変更前のものも記録しておく

見積に変更があった場合は、変更前のものも記録してください。

もし、見積書の修正依頼が顧客からあり、変更前のものをエクセルなどで上書きすると、以前にどのような内容で提出したかがわからなくなってしまいます。

「前の見積でお願いしたい」と顧客に頼まれたときに、対応が難しくなってしまいます。

見積書をエクセルなどで作成する場合は、変更前のものを残しておくようにしましょう。

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まとめ

工事における見積書を作成する場合、大規模な工事では記載項目も大きくなるため、作成する負荷も大きくなりがちです。

最近では、見積書の作成を支援してくれるシステムが多くの会社からリリースされているため、見積書の作成に時間がかかっている場合、システムの導入を検討してみてもいいでしょう。

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しかし、建設業における見積書は記載項目も多く、作成時には気をつけるべき点がいくつもあります。

そこで今回は、建設業における見積書の書き方について、書くべき項目や効率化する方法まで解説していきます。

工務店での見積書作成に時間がかかり悩んでいる方はぜひ参考にしてみてください。

見積書が必要な理由とは？

建設業において、見積書が必要な理由について解説をしいきますが、見積りとして値段を提示する以外に、以下3つの理由が挙げられます。

工事の条件を明示する

見積書を提示することで、工事の条件を明示できます。

見積書には値段以外にも工事における条件も記載できるため、依頼主に見積書を提示し、施工側のできることとできないことを伝えましょう。

見積書を提示された依頼主は、記載された条件をもとに発注するかどうかを判断できるとともに、事前に条件面を伝えることで、後のトラブル防止にもつながります。

顧客からの信頼を得られる

顧客からの信頼を得られるということも、見積書の大きな役割です。

見積書では総額だけでなく、各工事にかかる詳細な金額まで記載します。

そのため、どういった部分にどれだけ費用がかかっているのかを顧客に対して示すことができ、顧客の信頼を得ることができます。

社内外への説明材料として使う

見積書は社内外に工事に関する説明材料としても重要です。

見積書にはどういった工事にどのくらい費用がかかっているかが詳細に記載されているため、工事の状況説明を社内外にするとに非常に役立ちます。

建設業での見積書の書き方

建設業における見積書の作成構成と項目について解説します。

見積書の構成

建設業での見積書は基本的に「表紙」「内訳」「条件」の3部から構成されます。

表紙

表紙には、主に工事に関する概要が記載されており、工事の合計金額も含め工事全体を表紙をみることで把握することができます。

内訳

内訳では、表紙に記載されている合計金額の内訳を詳細に記載されており、どの部分にどの費用がかかっているかが分かるようになっています。

条件

条件では、工事業者が提示した見積り金額で工事をおこなうための条件が記載されています。

この条件が記載されていることで、工事の透明性や顧客の信頼獲得につながってきます。

これら3部をセットにして、顧客に見積金額や工事内容に関する説明をしていきます。

見積書で書くべき項目

上記で解説した通り、見積書は3部構成となっており、それぞれで記載する項目が分かれています。

まずは表紙で記載する項目は以下の通りです。

続いて、内訳に記載する項目は以下の通りです。

最後に、条件に記載する項目は以下の通りです。

見積書の送付方法

見積書の送付方法には主に以下の2つがあります。

郵送で見積書を送る場合は、見積書以外に送付状も添えて郵送するようにしましょう。

送付状をつける理由ですが、送付内容を顧客に伝えることで、送付先や送付内容が明確になり、送付物や送付先にミスがあったとしても、すぐに確認できるため重大なミスを減らすことができます。

一方でメールで見積書を送付する場合は、見積書のみをメールに添付して送信しましょう。

メールの場合は送付状をつける必要がありませんが、こちらも送付先を間違えると思わぬトラブルにつながるため、送付先や添付書類の間違いがないかどうか入念にチェックしておきましょう。

見積書作成時の注意点

見積書作成時は、以下の2点に気を付けましょう。

条件面を具体的に記載する

見積書に記載する条件面は具体的に記載しましょう。

工事では、多くの場面でコミュニケーションが上手くいかずに、トラブルが発生する可能性があります。

こうしたコミュニケーションミスによる「言った言わない」の話になってしまうと、工事を円滑に進める上で大きな支障をきたしてしまいます。

こうした事態にならないためにも、どのような工事でどのような作業をおこなうことで費用がこれだけかかるということを明示しておく必要があります。

そこで、見積書に条件面を個別の工事ごとにしっかりと記載しておいた方が良いでしょう。

例えば、工事における水道代や電気代などを誰が負担するかや、どのような場合に費用が追加でかかるかなどを見積もり段階で明確にしておくことで、工事が開始された後にトラブルとなることを防げます。

見積書の修正時には古い見積書は残す

見積書を修正する際には、修正する前の古い見積書を残しておくようにしましょう。

例えば、エクセル等で見積書を修正しているときに、新しい内容に上書き保存してしまうと、以前どのような内容で提出したかがわからなくなります。

その場合、仮に以前出した見積もりでお願いしたいと言われた時に対応がしづらいでしょう

特にパソコンで見積書を修正するときは、注意が必要です。

見積書作成を効率化するには専用のシステムを導入

見積書を作成するには、主に紙ベースやエクセルを使って作成されるケースが多くあります。

しかし、毎回工事を受注するごとに見積書を作成していては、作業量が膨大となり、日々の業務を圧迫してしまい、本来集中すべき作業に時間を使うことができません。

もし見積書作成に時間がかかっている場合は、工務店向けの帳票作成ソフトなどの専用システムを導入してはいかがでしょうか。

システムを使うことで、見積りに関する情報を一元化できたり、あらかじめ決められた入力形式に入力するだけで見積書が作成できるなど、作業の効率化をはかれます。

また、スマホやタブレットなどからも見積作成業務もできるため、時間や場所を選ばず作業することも可能です。

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まとめ

建設業での見積書には、他の業界と比べても記載する項目が多く、見積書作成に時間を取られがちです。

今回紹介した見積書の作成方法を参考に、業務を効率化しましょう。
工数がかかる場合は帳票作成システムを導入してはいかがでしょうか。

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この記事では、見積管理が簡単になる、クラウド型見積管理システムについてその概要から、メリット・デメリット、選び方などを解説しています。
見積管理システムの導入を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

クラウド型見積管理システムとは

クラウド型見積管理システムとは、インターネットを活用してクラウド上で見積書の作成や管理を行うシステムのことです。

工務店向けシステムの場合は、見積管理だけでなく工事管理もできる場合が多いです。そのようなシステムの導入を検討する場合は、当メディアがおすすめする工事管理・業務効率化システム10社を紹介している記事もご覧ください。

ここでは、見積管理に関する現状と課題、そしてクラウド型見積管理システムを導入すべき理由について解説します。

見積管理の現状と課題

見積書の作成や管理をエクセルで行っている工務店は多いのではないでしょうか。
操作に慣れていて使いやすいほか、導入のコストもかからないため、ネット上で様々な企業が無料配布しているエクセルの見積書テンプレートなどを使用している工務店も多いでしょう。

しかしエクセルの場合、管理がうまくできないと情報の一元化および共有が難しくなる恐れがあります。

例えば、過去の見積書を参考に見積書を作成したい場合や現在進行中の案件の見積書を確認したい場合などです。
見積書を誰がどこのファイルで管理しているのかわからないと、必要な情報をスピーディーに確認することができないでしょう。
このように、見積管理がうまく行えていないと、属人化や情報の断片化につながってしまいます。

また、過去の見積情報を蓄積していくと、どういった見積は成約につながっているのか、利益率のいい見積はどのようなものなのか、といった分析を行うことができます。
分析結果をもとに営業活動を行えば、さらに高い成果を上げることもできるかもしれません。
しかし、見積管理が適切に行われていなければ、こういった分析もできないでしょう。

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クラウド型見積管理システム

クラウド型見積管理システムとは、見積管理や情報共有を適切に行い、情報の断片化を防いでくれる便利なツールです。

クラウドを活用するため、パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレット端末から見積書の確認もできます。
そのため、現場ですぐに見積書を確認したいときや見積書の作成を行うときなどにも活躍してくれます。

クラウド型見積管理システムのメリット

ここでは、クラウド型見積管理システムを利用するメリットとして、以下の2点について解説します。

見積書作成業務の効率化

クラウド型見積管理システムを導入することで、社内全体でひとつのシステムで見積を管理することになるため、情報の一元管理が可能になり、見積書作成にかかる業務を効率化することができます。

情報管理が一元化されると、必要な情報にすぐにアクセスすることができます。
例えば、見積書を作成するときに過去の見積を参照したい場合でも、システム上にすべての情報があれば、すぐに見つけることができるでしょう。

また、一元管理ができるようになれば、属人化してしまう恐れもないため、従業員の病欠や退職、異動などがあっても、業務に大きな支障を与えません。
これによって、見積作成が容易に行えるようになり、業務効率化にもつながると考えられます。

コスト削減

クラウド型見積管理システムを導入すれば、見積作成からやり取りまですべてオンライン上で完結させることができます。そのため、従来のように見積書を印刷する必要がなくなり、印刷に使用する紙やインクにかかる費用、さらには取引先に郵送する際の封筒や切手にかかる費用などを削減することができます。

システムの利用料金自体はかかりますが、各種コスト削減に加え先ほどの業務効率化によって人件費の削減も期待できるため、長い目で見ればコスト面でのメリットも大きいといえるでしょう。

クラウド型見積管理システムのデメリット

クラウド型見積管理システムには、メリットの一方でデメリットも存在します。ここでは、以下の2つのデメリットについて解説します。

インターネット環境が必要

クラウド型見積管理システムは、いつでもどこでも見積書の作成や閲覧ができる便利なシステムです。しかし大前提として、利用するためにはインターネット環境が必要になることを忘れてはいけません。

そのため、インターネット環境がないと、見積書の作成や確認は一切できなくなります。電波が入りにくい現場などの場合はシステムが使えるか事前に確認し、使えないのであれば別の方法で対応するようにしましょう。

クラウド化に対する取引先の理解

自社がクラウド型のシステムを導入していたとしても、取引先にクラウド型システムに対する理解がなければ活用できません。

取引先によってはインターネット上でのやり取りに不安を感じ「郵送で見積書を送ってほしい」とするケースもあるでしょう。そのような場合、相手の意向を尊重して郵送で送らないと失礼にあたる可能性もあるため注意が必要です。

クラウド型見積管理システムの選び方

クラウド型見積管理システムを選ぶ際は、主に業種に適した見積書作成機能があるかどうかと、セキュリティ対策が充実しているかという2つの点に注意が必要です。

それぞれの具体的なチェックポイントを確認していきましょう。

業種に適した見積書作成機能があるか

見積書と一言でいっても、企業や業種によって見積で扱う項目に違いがあります。そのため、導入を検討しているクラウド型見積管理システムが、自社の見積書に必要な項目を扱っているか、もしくはカスタマイズができるかどうかを確認しておく必要があります。

またシステムによっては、自社に適した項目をカスタマイズできる機能はついているものの、機能が有料オプションで想定していたよりも費用がかかる可能性もあるため注意してください。

セキュリティ対策が充実しているか

クラウド型見積管理システムを導入する場合、セキュリティ対策は必ずチェックするようにしましょう。

クラウド型サービスの場合、インターネットを利用していることもあり、自社のアカウントに第三者が侵入する可能性はゼロではありません。最悪の場合、情報が漏洩する可能性もあるでしょう。情報漏洩が自社の責任ではないとしても、会社に対する信用は大きく低下するため、注意しなければなりません。

セキュリティ対策に関しては、クラウド型見積管理システムを提供する企業のセキュリティポリシーをチェックするようにしましょう。

まとめ

今回は、クラウド型見積管理システムの概要からメリット・デメリット、選ぶときのポイントなどについて解説しました。

クラウド型見積管理システムを導入することで、情報の一元管理が可能になり、業務効率化を図ることが可能となります。

また、システムを選ぶときは、自社の見積書に適しているか、セキュリティ対策は万全かといった点を確認するようにしましょう。