しかし、どのような電子契約システムが自社に合っているか分からずお困りの方もいるでしょう。

そこでこの記事では、電子契約システムの概要や導入メリット、機能一覧とおすすめのシステムを5つ紹介します。

電子契約システムとは

電子契約システムとは、その名の通り電子契約の締結から管理ができるシステムです。

工務店などの建設業者で電子契約システムを導入する前に、電子契約の定義や種類について理解しておきましょう。

電子契約の定義

電子契約とは契約書の作成や合意を示す捺印をオンラインで実施することです。

電子署名や電子サインの有効性が法律で認められたことにより、電子契約の導入がより簡単になりました。

建設業法では建設請負契約においては書面の交付が義務とされていました。

しかし、法改正によって今は以下の電子契約が締結できるようになっています。

電子契約システムの種類

電子契約システムの種類を解説します。

当事者署名型

当事者署名型の電子契約システムとは、当事者同士が暗号キー（秘密鍵）を購入し、その秘密鍵が入ったICカードを本人性の担保として使用する仕組みです。

確実に当事者のみしか契約書にサインできない仕組みのため、セキュリティ性が高く合意形成に第三者の意思が介入しない点がメリットです。

ただし、本人性の担保というセキュリティ面が堅固なだけに仕組みが複雑で、ICカードの購入が必要など契約書の作成に手間がかかります。

立会人署名型

立会人署名型の契約システムとは、メール認証などの電磁的認証をシステムログとして利用し、署名した人物が契約当事者であることを証明する仕組みのシステムです。

メールアドレスがあれば契約を締結でき、合意形成に手間がかかりません。

立会人署名型契約システムのデメリットは、セキュリティ面が当事者署名型よりも低いことです。取引相手のセキュリティシステムが脆弱な環境である場合は、不正アクセスやなりすましでの捺印が懸念されます。

ただし、近年のクラウドサインはセキュリティのための認証を強化しており、セキュリティも改善されています。

電子契約システムを導入する3つのメリット

建設業には契約書をはじめとした書類を紙面で発行、管理する慣習があります。

そのため電子契約システムへ抵抗を感じる方も多いでしょう。

しかし、電子契約システムの導入により以下3つのメリットが得られます。

印紙代や郵送コストの削減

建設業は工事請負契約書をはじめとして、書類が非常に多い業界です。

度々書類を印刷して契約書に印紙を貼り、郵送しているとコストがかかります。

しかし、電子契約システムを導入すればこれまでかかっていた印紙代や郵送コストはかかりません。

また、契約書をファイルに綴じたり、郵送手配をする人的コストも削減できます。

契約書管理を効率化

電子契約システムの導入により、建設業での契約書管理業務が効率化します。

従来の契約書管理方法では、契約書の雛形を営業が持参（または事務所で必要箇所を入力）、合意形成後に自社に持ち帰って締結作業していました。

契約書に手書きで書かれた情報をシステムに手入力し、契約書の控えを返送する手間もかかります。

しかし、電子契約システムを使えば上記の手順がすべて削減でき、契約締結から管理までが効率化します。

内部統制の強化

建設業で電子契約システムを導入すれば、内部統制の強化にもつながります。

契約書は合意形成における重要情報が記載された書類で、改ざんや紛失、漏洩は絶対に避けなければなりません。

しかし、紙面での契約書管理はこれらのリスクを完全に回避することができませんでした。

一方で電子契約システムであれば、システム上に契約書を保管でき、システムログもすべて記録されるため安全性が高いです。

電子契約システムの機能一覧

電子契約システムの機能一覧を紹介します。

工務店をはじめとした建設業に欠かせない機能一覧なので、システム選びのためにも機能について知識をつけておきましょう。

契約書ファイルの検索・印刷機能

建設業法において電子契約が認められる要件の1つに「見読性」があります。

つまり、電子契約システムには契約書ファイルを検索し、指定のファイルを印刷できる機能が必要となります。

単なる電子契約書のPDF化や保管機能だけでなく、検索や印刷機能がついた電子契約システムを選びましょう。

電子印鑑や電子サイン

建設業法における電子契約の要件には「本人性」が含まれます。

当事者が直接会わずに契約書へ印鑑やサインできるため、契約書締結の時間を大幅に削減できます。

タイムスタンプの付与

次に重要な機能が、「原本性」を担保するタイムスタンプの付与機能です。

電子契約における原本は、タイムスタンプや電子署名において担保可能です。タイムスタンプの付与によって、契約書が作成された日時を明確にし、契約書が原本であることを証明できます。

契約ステータス管理

建設業の電子契約システムには、契約ステータス管理が搭載されています。

契約ステータス管理とは、システム上で作成した契約書の処理状況を確認するための機能です。

契約書を作成して先方に確認してもらっている状態、サインが終わり締結作業を実施している状態など、一目でステータスを確認できます。

契約書管理

電子契約システムでは、契約書の管理が可能です。

作成した契約書は自社ネットワーク内やクラウド上に保管されます。

今までキャビネットなどに保管していた契約書のファイルが、オンラインに移行したものと考えるとわかりやすいです。

契約書作成

電子契約システムでは、契約書の作成も可能です。

雛形をシステムに取り込んでおき、必要情報を入力するだけで契約書を出力できます。

契約書の冊子を印刷会社に依頼して作成する手間もなくなり、必要な時に必要な分だけ契約書を作成できる点がメリットです。

ワークフロー

契約書作成後のワークフローを自動化する機能も搭載されています。

営業担当が作成した契約書を自動的に上長へ回覧して承認を得たり、システム上に保管された顧客情報へ自動でメール送付が可能です。

定型の業務を自動化することで、効率よく契約書の締結作業や管理ができます。

工務店におすすめの電子契約システム5選

工務店におすすめの電子契約システムを5つ、以下2つの種類別に紹介します。

以下の比較表も参考に、自社にマッチする電子契約システムを選びましょう。

製品名	AnyONE	ANDPAD	建て役者	GMOサイン	クラウドサイン
評価	(4.5 / 5.0)	(4.5 / 5.0)	(3.5 / 5.0)	(3.5 / 5.0)	(3.0 / 5.0)
補助金・助成金	2024年対応	2024年対応	2023年対応	2023年対応	ー
料金	お問い合わせ	お問い合わせ	・初期費用3万円~58万円 ・プラン料金4,000円~80,000円	月額9,680円〜	月額10,000円〜
デモ	無料体験デモ	掲載なし	デモサイト無料体験	フリープランあり	フリープランあり
基本機能数	8	7	10	8	20
スマホアプリ	あり	あり	なし (iPadでの使用は可能)	あり	あり
他ソフトとの連携	あり (エクセルやCSV形式データの引き継ぎも可能)	なし	可能	可能	可能
オプション カスタマイズ	・各種帳票カスタマイズ ・エクセル修正レクチャー	他11製品(機能)あり	・5機能カスタマイズ可能 ・オプション7機能	オプションパックあり	問い合わせ
アフターサポート	・無料ヘルプデスク ・バージョンアップ(自動配信) ・オンライン打ち合わせ ・追加講習	・カスタマーサクセス ・スタマーサポート	・電話/メール/FAXにて操作方法の案内あり	・導入サポート/ヘルプデスク	・導入サポート/ヘルプデスク
公式サイト	公式サイト	公式サイト	公式サイト	公式サイト	公式サイト

建設業の電子契約から業務管理を一元管理できるシステム

建設業におすすめの電子契約を含めた業務を一元管理できるシステムは、以下3つです。

AnyONE

AnyONEは工務店の業務に特化した業務管理システムです。

見積もり情報の作成や、見積もりをもとにした契約書の作成をシステム上で完結できます。

また、契約書のステータス管理や印刷、検索機能も1つのシステムで対応可能です。

またオプションにてfreeeサイン経由での契約書への捺印や電子契約にも対応しています。

詳しくは、AnyONEの機能や特徴、口コミ・評判を解説している記事をご確認ください。

ANDPAD

ANDPADは、建設業界のDX化に役立つシステムで、電子契約への対応や契約書の管理、保管が可能です。

取り込んだ契約書データへの電子署名やタイムスタンプの付与など、法令を遵守しているシステムのため、安全に契約書管理ができます。

さらにANDPADでは電子契約や契約書の管理だけでなく、施工管理や図面の管理、共有、チャットによるコミュニケーションも可能です。

より詳細に知りたい方は、ANDPADの口コミや機能、料金を解説した記事をご覧ください。

建て役者

建て役者は電子契約に対応した業務管理システムです。

建設業界を前提に作られたシステムであるため、煩雑な工務店や建設業者の契約書管理や書類作成を一元管理できます。

電子契約の捺印はオプション加入が必要となりますが、電子契約後の契約締結作業や顧客管理、現場管理を1つの流れで実施できるため業務が効率化します。

詳しくは建て役者の機能や口コミ、費用についてまとめた記事も参考にしてください。

電子契約に特化したシステム

次に、電子契約のみに特化したシステムを2つ紹介します。

建設業に特化したシステムではないものの、建設業界での導入実績も多くセキュリティ面でも信頼性も高いシステムです。

GMOサイン

GMOサインは多くの企業へ導入されている電子契約サービスです。

立会人・当事者型の双方に対応する電子契約システムであり、契約の性質や本人確認のレベルに応じたサインを選択できます。

建設業界では鹿島建設などの大手ゼネコンやハウスメーカーにも導入されており、工務店の業務にも対応できるシステムです。

フリープランで無料で電子契約システムの使い方を確かめることも可能なため、まずはお試しから使用してみましょう。

クラウドサイン

クラウドサインは、クラウド上で契約を完結させる電子契約システムです。

電子署名法に準拠した電子契約システムで、官公庁や金融機関も利用している高度なセキュリティで安全性も高いです。

契約締結から契約書の管理までクラウドで完結するため、複数のシステムを同時に走らせる必要がありません。

三井ホームやタマホームでも導入されており、工務店の業務にも適した電子契約システムといえます。

まとめ

電子契約システムは建設業の契約締結や管理作業を効率化できるシステムです。

導入によって業務効率が上がるだけでなく、重要な書類の厳重な保護を低コストで実現できます。

記事で紹介した5つの電子契約システムは、法律に準拠しセキュリティ面でも安心して利用できます。

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この記事では、Fileforce For Constructionの概要や主なサービス、特長、料金などについて解説します。

導入によって情報の管理、共有、確認がスムーズになり、業務効率化を図ることができます。業務負担を軽減したい建設業の担当者はぜひ参考にしてください。

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Fileforce For Constructionとは？

Fileforce For Constructionとは、工務店などの建設業者向けのクラウドストレージです。

建設業の業務に応じた機能を搭載しており、業務効率化はもちろん、各企業の売上アップにも貢献してくれます。

ファイルの管理や共有も簡単にでき、パソコンはもちろんタブレットやスマートフォンなどのモバイル端末からでも利用できるため、時間や場所を問わずいつでもどこでも必要な情報にアクセスできます。

会社概要

Fileforce For Constructionは、ファイルフォース株式会社が提供しているサービスです。

同社では、これまでFileforceというクラウドストレージサービスを展開していましたが、建設現場におけるICT活用を強みとしている企業と提携し、2021年3月から建設業に特化したFileforce For Constructionの提供を開始しています。

同社の会社概要は以下の通りです。

Fileforce For Constructionのサービス

ここでは、Fileforce For Constructionで利用できる主なサービスについて解説します。

具体的なサービスは以下の通りです。

マルチデバイス

Fileforce For Constructionは、パソコンだけでなく、Fileforce Driveやモバイル端末でも利用できるマルチデバイスです。

そのため、社内にいるときにパソコンで資料をアップしておき、社外から確認するといったこともできます。

必要な情報を確認するために現場にノートパソコンを持参する、わざわざ会社に持って確認するといったことが不要となるため、業務効率もアップします。

自動タグ付け高度検索機能

Fileforce For Constructionでは、ただ単に情報を管理・共有するだけでなく、情報の活用しさすさも重視しています。

自動タグ付け高度検索機能では、建設業向けのタグテンプレートを提供しており、タグの自動付加や検索機能など必要な情報をすぐに確認できる仕組みが整っています。

情報はただ貯めるだけでは不十分で、活用してこそ価値が生まれるものです。
自社に蓄積されているノウハウを十分に活用できていない企業にとっては大いに役立つ機能だといえます。

社外連携プロジェクト管理機能

建設業の場合、協力会社をはじめとして社外の人と情報を共有する機会も少なくありません。

Fileforce For Constructionには、社外連携プロジェクト管理機能がついており、協力会社とも安全にファイル共有がおこなえます。

URLを活用してファイルを共有するため、手間もかかりません。
また、サブフォルダへは権限設定もできるため、現場の関係者のみに情報を共有したいときなどにも活用可能です。

オートタイムラプス機能

Fileforce For Constructionには、オートライムプラス機能が備わっています。

現場に設置するネットワークカメラに内蔵されているアプリケーションとして現場の状況を録画したうえでクラウド上に保存してくれます。

動画は、現場のその日1日の進捗状況をわずか数分で確認できる仕組みとなっているため、現場管理の担当者の手間を大幅に省くことが可能です。

また、オートタイムプラス機能で録画した動画は、フル録画による動画よりもデータサイズが小さいため、データ保管コストの削減にもつながります。
データを残して新入社員の教育に使用することもできるでしょう。

大容量ファイルの共有

Fileforce For Constructionは、大容量のファイル共有に対応しているため、共有までに時間がかかるといった心配はありません。

回線や端末へ大きな負荷をかけることなくスムーズにファイルや資料の共有が可能です。

Fileforce For Constructionの特長

ここでは、Fileforce For Constructionの主な特長をご紹介します。

具体的な特長は以下の通りです。

時間や場所に関係なく資料確認ができる

Fileforce For Constructionは、マルチデバイス対応であるため、社内はもちろん外出先からでも利用可能です。

例えば、取引先との商談前にもう一度資料を確認しておきたい、現場から見積書を確認したいといった時でもスムーズに確認できます。

また、インターネット環境さえあれば利用できるため、テレワークの際にも活躍してくれるでしょう。

データを守る

Fileforce For Constructionにファイルをアップロードすると、暗号化されたうえで複数のデータセンターに複製化されるためデータ保護の観点からも安心して利用できます。

従来のように、バックアップの作成が不要となるほか、データ破損を常に気にする必要もありません。

必要な情報がすぐに見つかる

Fileforce For Constructionは、自動タグ付けに加えて検索機能も備わっているため、必要な情報も瞬時に見つけることができます。

大量のファイルや情報を管理していても探す手間がかからないため、過去の資料やファイルをノウハウとして活用することも可能です。

操作が簡単

Fileforce For Constructionは、シンプルなデザインとなっており、操作も簡単にできます。

新しいツールを導入したものの、現場の従業員が使いこなせず活用されていない、といった事態に陥る心配もないため、安心して導入できるでしょう。

Fileforce For Constructionの料金

Fileforce For Constructionは、IDごとに料金が発生する仕組みとなっており、1IDあたり、1,500円/月で利用可能です。

ただし、ID価格は数量によって変わるため、詳しい価格は運営会社に問い合わせて確認してください。

。

そのほかにも、Fileforce For Constructionで利用できる機能の中にはオプションサービスとなるものもあるため注意が必要です。

Fileforce For Construction導入の流れ

Fileforce For Constructionを導入したい場合、まずは運営会社であるファイルフォース株式会社に問い合わせてください。

問い合わせは、Fileforce For Constructionの公式ホームページからおこなえます。

Fileforce For Construction利用者の本音をチェック！

ここでは、Fileforce For Constructionを実際に利用した人がサービスをどのように評価しているのか、口コミをご紹介します。

Fileforce For Constructionの口コミ

Fileforce For Constructionに関する口コミは見つかりませんでした。

サービスがスタートして日が浅いため、まだメジャーなサービスではないかもしれません。

結論：Fileforce For Constructionの総合評価は★★★☆☆

Fileforce For Constructionを導入することで、社内外の関係者との情報共有がスムーズにできます。

また、マルチデバイス対応であるため、社内はもちろん出先や現場などからでも情報にアクセスできる点も大きな魅力です。

オートタイムラプス機能を利用して現場の進捗管理をおこなえば、施工管理担当者の負担も軽減されます。

一方で、サービス自体がスタートしてまだ日が浅いということもあり、口コミが見られないなど、今後の利用者拡大が期待されます。

関連記事【AnyONE（エニワン）編】料金や口コミは？気になる工務店向けサービスを徹底調査！

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まとめ

今回は、Fileforce For Constructionについて、サービスの概要や特長、料金などについて開設しました。

Fileforce For Constructionでは、大容量のクラウドストレージやタグ付け機能、オートタイムプラス機能など建設業の業務効率化に寄与する便利な機能を多数搭載しています。

業務効率化を進めたい担当者は導入を検討してみてはいかがでしょうか。

なお、帳票や資料の管理だけでなく、作成も効率化したい場合は工務店業務全般を効率化できるシステムを導入しましょう。

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また、システムの導入後も徹底的なサポートを受けられるため、安心して運用できるでしょう。

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PDCAサイクルを回すことで現状について正確に把握することができ、また正確な把握によって適切な分析や必要な改善への対応が可能となります。

今回は原価管理におけるPDCAについて、具体的な手法から実行する際の注意点まで解説します。

原価管理とは

原価管理とは、モノの製造にかかるコストを把握・最適化することで利益向上や業務改善といった経営改善を行うことです。

モノを製造する際にかかるコストは原材料費や人件費から設備費や光熱費までさまざまですが、それらを1つ1つ正確に把握することではじめて無駄や改善箇所がないかを判断できます。
また無駄や改善箇所を見つけることで、製造過程や利益の最適化や改善を行うこともできるでしょう。

このように原価管理はビジネス・経営において非常に重要な役割を担うものですが、住宅や建築物など1つの成果物を製造するために多くの資材や人員を必要とする建築業において原価管理は特に重要であるといえます。

PDCAサイクルを用いた具体的な手法について確認する前に、原価管理の目的について正しく理解しておきましょう。

原価管理の目的

一般的に原価管理を行う目的としては、以下の3つがあげられます。

原価管理においてはまず取り扱っているモノの原価や販売価格について明確に可視化を行うことが重要です。
原価や販売価格の明確化を行うことで現状について正確に把握できるだけでなく、状況に合わせてそれらをより適した価格へと設定できるためです。

また、これまでの原価の平均値や変動率を把握しておくことで今後の原価予測や、ひいては利益予測も行えるようになるでしょう。

原価や利益について精度の高い予測ができるようになれば損益分岐点も正確に割り出せるようになるため、経営判断や経営改善につなげられます。

原価管理におけるPDCA

冒頭述べた通り、原価管理の具体的な方法としてはPDCAサイクルを用いる方法が有効です。

PDCAサイクルはビジネスにおいて広く用いられるフレームワークですが、品質管理や業務改善などに用いられるように原価管理にも活用できます。

PDCAサイクルについて基本をおさらいした上で、実際にPDCAサイクルを用いてどのように原価管理を行うか見ていきましょう。

PDCAサイクルとは

PDCAサイクルとは、1950年代に提唱されたマネジメント(管理)のためのフレームワークです。
提唱されたのは1950年代ですが、その仕組みの簡潔さや有用さから現代においてもビジネスシーンで広く採用されています。

「PDCA」とはそれぞれ「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(評価)」「Act(改善)」の頭文字を取ったものですが、PDCAサイクルではこれらを順番に回すことで検証とフィードバックを繰り返してマネジメントの質を向上させていきます。

原価管理においてもPDCAの4段階に分けた上で継続的にサイクルを回しながらマネジメントを行うことで、「原価管理の目的」でお話した原価管理の3つの目的をより高い精度で達成できるでしょう。

Plan：標準原価の設定

原価管理における「Plan」では、モノの製造にかかる目安の原価である標準原価の設定を行います。
モノの製造にかかる原価の予想を立てるといってもいいでしょう。

建築業において想定される原価としては、主に以下のようなものがあげられます。

標準価格の設定が適切でなければ想定した利益が得られずに損失に繋がってしまうため、過去の製造データを確認したり市場調査を行ったりして可能な限り実際の原価とズレが生じない価格設定を行うことが重要です。
またウッドショックの発生など製造過程において原価に著しい変化が生じたり生産量を変化せざるを得なくなったりする可能性もあるため、さまざまなケースを想定していくつかのパターンを用意しておくことも有効な手段です。

建築業では多くのモノや人が関わって1つの生産物(家屋や建築物)ができあがるため標準原価の設定は困難ですが、この計画段階がPDCAサイクルの起点となる重要な段階であるため可能な限り情報を集めて行うようにしましょう。

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2021.07.262024.06.20

Do：実際原価の算出

原価管理における「Do」では、モノの製造にかかった実際の原価である実際原価の算出を行います。

実際原価の算出において重要なことは、「建築業における原価の例」であげたような製造にかかった原価を1つ残らず正確に算出することです。
標準原価の設定と同様実際原価の算出も正確に行えなければ、「Check」で行うそれぞれの差異分析も正確に行うことができず、引いては正しい利益計算も行えないためです。

原価というと材料費や人件費などを思い浮かべがちですが、資材の運搬にかかる費用や設備などの減価償却費、事務用の消耗品費なども含めて製造にかかった費用をもれなく原価として計上するように注意しましょう。

Check：原価の差異分析

原価管理における「Check」では、標準原価と実際原価の差異分析を行います。

「Plan」で設定した標準原価と「Do」で算出した実際価格を比べて、差が生じている場合はなぜ生じたのかといった原因まで分析します。
差異分析を正確に行うことによってはじめて、この後の「Act」で適切な改善を実施できるでしょう。
反対にここでの差異分析が不十分であったり誤ったものであったりすると、PDCAサイクルを回すたびに誤った方向に進んでしまうことになりかねないため注意が必要です。

PDCAサイクルは一度だけでなく継続的にサイクルを回すことでマネジメントの質を向上させていくフレームワークであるため、正確な差異分析を行い次第に差異を小さくしていくようにしましょう。

Act：原価設定・製造工程の見直し

原価管理における「Act」では、これまでの過程に基づいて原価設定や製造工程の見直しを行います。

「Check」で行った原価の差異分析から標準原価の設定を見直したり、製造工程を見直すことで実際原価の改善を図ったりします。
具体的には建材の仕入れ先を再検討したり人員配置の見直しや生産性の向上を図ったりすることで、原価を最適化しながら経営改善を行うことが可能です。

「PDC」で明らかになった課題や改善点をもとに、さらに次のPDCAサイクルにおいても効果測定が行えるような改善策を実施するようにしましょう。

まとめ

今回は原価管理におけるPDCAについて、具体的な手法から実行する際の注意点まで解説しました。

原価管理はコストの把握・最適化や利益向上、業務改善を行うために重要なマネジメントですが、PDCAサイクルを活用することで精度の高い原価管理を行えます。

ただし建築業は1つの成果物を製造するために関わるモノや人が多いため、原価を正確に割り出すことは容易ではありません。
正確に原価を算出するためには、多岐にわたる業務自体の把握が必要となるでしょう。

業務を把握・管理する手段としては、公務員向けの業務管理ソフトウェアの導入がおすすめです。

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エクセルのような操作感で、レイアウトもマウスで変更できるため、ITが苦手な方でも簡単にお使いいただけます。

また、システムの導入後も徹底的なサポートを受けられるため、安心して運用できるでしょう。

大手・中堅企業様から一人親方様まで規模感を問わず、業務状況に合わせて様々な場面でご利用いただけます。

AnyONEで効率化できる主な業務

• 顧客管理
• 工事・施工管理
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