この記事では、帳票の作成方法の概要と、その中でも帳票作成ツールを利用するメリット、ツールを選ぶ際のポイントなどについて解説します。

帳票作成ツールは、業務効率を図るためにも、ミスを少なくするためにも効果的です。

建設業でツール作成をもっと効率よくおこないたい、といった方は参考にしてください。

帳票の作成方法

帳票を作成する場合、その作成方法は「エクセル」と「帳票作成ツール」に分けることができます。

ここでは、それぞれの作成方法の概要について解説します。

エクセル

エクセルは見積書や契約書などさまざまな帳票の作成に適しているツールです。

多くの企業ですでに利用されているため、新たに導入する必要がなく、操作方法などを一から覚える必要もないため、スムーズに利用できます。

また、インターネットで検索すればさまざまなテンプレートをダウンロードできるなど使い勝手の良さが特徴です。

一方で、エクセルの場合複数人による共同編集ができないため、誰かがエクセルの帳票を編集している場合、他の人は編集できません。

もし、2人同時に開いてそれぞれが編集をおこない保存すると、最新のファイルが2つ存在することとなるため、業務を混乱させてしまうかもしれません。

また、エクセルは、リアルタイムでの情報共有にも適していないため注意が必要です。

帳票作成ツール

帳票作成ツールは、帳票の作成や管理、出力ができるシステムです。

ツールによっては帳票の配信にも対応しているものもあり、エクセルを使った帳票作成、管理よりも効率よく作業を進められます。

また、データの取り込みに対応しているツールであれば、既存の帳票をツールに取り込んでそのまま使用することもできるため、ツールの移行もおこないやすいです。

導入コストや利用料金がかかりますが、帳票作成時に情報を入力する項目はエクセルよりも少ないケースが一般的であるため、ミスの可能性も低くなります。

帳票作成のしやすさを重視する場合は、エクセルよりも帳票作成ツールの利用がおすすめです。

なお、作成した帳票は紙に出力して保管する以外にも、電子帳票としてデータで保存することもできます。

電子帳票に興味のある方は、電子帳票システムについてメリットやデメリットなどについて解説している記事もご覧ください。

帳票作成ツールのメリット

帳票作成ツールを利用することで得られるメリットはさまざまです。

ここでは具体的なメリットとして以下の3点について解説します。

業務効率化

帳票作成ツールの中には、読み込んだデータから帳票に必要なデータを取得し、帳票を作成してくれる機能を備えたものもあるため、業務効率化を図ることができます。

担当者がおこなうことは、簡単なマウス操作や入力操作だけです。

従来の帳票作成は、データを集めて、集めたデータを入力するといった手間がかかっていましたが、ツールがあればそういった手間もなくなります。

情報共有が簡単

帳票作成ツールは、同時進行で帳票の編集や更新ができるほか、データ更新をすると一瞬で最新のデータが反映されるため、情報共有に時間がかかりません。

クラウド上でデータを管理するツールであれば、インターネット環境さえあれば利用できるため、現場からスマートフォンを使って帳票を確認するといったことも可能です。

ミスの削減

帳票作成ツールは、エクセルと比べると帳票作成時に入力する項目の数が少ないため、入力ミスが少なくなります。

また、データ更新をすると最新のデータが反映されるため、自分のパソコンで作業したままファイルを共有し忘れるといった心配もありません。

帳票作成ツール導入時の注意点

帳票作成ツール導入にあたっては、コストがかかる点に注意してください。

導入時のコストに加え、毎月の利用料金などが発生するため、導入前に自社の予算を確認しておく必要があります。

また、ツールによっては、既存データの読み込みに対応しておらずデータの移行に手間がかかるケースもあるため、導入にあたってはデータの読み込みができるかどうかも確認してください。

帳票作成ツールを選ぶ時のポイント

帳票作成ツールを選ぶ際は、いくつかのポイントをおさえておくことが大切です。

ここでは、具体的なポイントとして以下の4点について解説します。

対応しているファイル形式

エクセルやPDFなど、作成した帳票がどのようなファイル形式で出力できるのか事前に確認しておきます。

例えば、メールで帳票を送りたい場合、PDFに対応しているほうがスムーズに送信できます。

また、ワードやエクセルなどに対応していれば、既存データの読み込みもしやすいです。

そのほかにも、FAX送信に対応しているツールもあるため、FAXをよく利用する場合は合わせてのチェックをおすすめします。

セキュリティ対策

帳票には機密情報がたくさん記載されているため、ツール選びにあたってはセキュリティ対策の有無を確認しなければなりません。

例えば、アクセス権限を付与できるツールであれば、関係者以外は閲覧ができないように設定でき、情報漏洩のリスクを抑えることができます。

また、アクセス履歴や文書へのロック機能などを備えたツールであれば、情報漏洩や改ざんのリスクを抑えることも可能です。

サポート体制の有無

帳票作成ツール導入直後は、扱い方に慣れていないため、使用中にトラブルが発生する可能性もあります。トラブル時にサポートが受けられるかどうかは大きなポイントです。

ツールによっては、導入時に研修をおこなってくれるものもあります。

導入したものの、操作が難しく、サポートもないとなると、誰も使用しなくなる恐れもあるため、サポート体制の有無はチェックしてください。

オンプレミス型かクラウド型か

帳票作成ツールには、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型があります。

どちらも帳票作成ツールであることに変わりはありません。しかし、それぞれ異なる特徴を持っているため、違いを理解したうえで、自社にあったタイプを導入することが大切です。

オンプレミス型

オンプレミス型は、簡単にいうと、自社でサーバーの設置、管理、運用をおこなう方式です。

自社で全て管理するため、カスタマイズを自由におこなうことができ、自社の業務に合わせた帳票作成ツールを整備することができます。

一方で、自社でサーバーの設置から管理・運用までおこなうため、導入コストは高くなりがちです。また、自社内でサーバーを運用する人材を確保しなければなりません。

人材や資金に余裕がない企業だと導入は難しいと考えられます。

クラウド型

クラウド型は、自社でサーバーを所有せず、サービスを提供する企業が用意したリソースをインターネット経由で利用する方式です。

自社でサーバーを用意しないため、導入コストや運用コストを抑えられる点が特徴で、専門知識を持った人材もいりません。

導入したいと思ったら、申し込みをすればすぐに利用できる点も魅力の1つです。

インターネット環境があれば利用できるため、現場やリモートワーク中の自宅からでもツールにアクセスすることもできます。

一方で、サーバーはサービスを提供する会社が管理しているため、自由にカスタマイズできません。自社の業務に合っているツールを選ぶよう、注意が必要です。

まとめ

今回は、帳票の作成方法や帳票作成ツールのメリット、導入時の注意点、選ぶときのポイントなどについて解説しました。

帳票作成はエクセルや専用のツールを使っておこなうケースが一般的ですが、業務効率やミス防止を重視する場合は帳票作成ツールの利用がおすすめです。

ツールを選ぶ際は、セキュリティ対策やサポート体制はもちろん、オンプレミスやクラウドといったツールの利用方式についても確認しておきましょう。

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この記事では、帳票の概要や具体的な保存期間・保存方法、さらには電子帳票の概要とそのメリットなどについて解説します。

建設業ではさまざまな種類の書類を扱うため、保存・管理する帳票の数も多くなります。

効率よく保存・管理したい建設業の担当者は、参考にしてください。

帳票とは

帳票とは、企業が経営をおこなうにあたって作成する書類です。

具体例として、以下を挙げられます。

帳票は、顧客や取引先との間で発生するお金のやりとりを記録することを主な役割としていますが、そのほかにも、企業が商品を送る・受け取る際の記録として帳票を使用することもあります。

ちなみに、社員の健康診断結果報告書も帳票に含まれます。

また、帳票と似た言葉に「帳簿」や「伝票」がありますが、これらも帳票に含まれます。

正確にいうと、「帳簿」は企業の取引を記録する書類のことで、「伝票」はお金の動きを記入する書類です。

帳票は、これらの書類を含めた書類の総称となります。

帳票の保存期間・保存方法

帳票には保存期間・保存方法が定められています。

企業が決算や確定申告を終えると、当該年度の帳票は役割を果たしたこととなりますが、決算や確定申告に対して税務調査が入る可能性があります。

もし、税務調査の結果、不審点が見つかると企業は帳票を参考にしながら、不審点に対する説明をおこなわなければなりません。

そのため、役目を終えた帳票も、一定期間保存しておくことが法律によって定められています。その保存方法についてもルールがあるため注意が必要です。

保存期間

帳票の保存期間は法人税法・会社法によって定められており、帳票の種類によって保存期間が異なります。

まず、法人税法上では、帳票は5年もしくは7年の保存期間が定められています。

取引をおこなう過程で発生した帳票に関しては5年間、帳簿や決算関係の書類、入出金の証拠となる帳票は7年間の保存が必要です。

また、会社法では帳票の保存期間が10年に定められています。例えば、会計帳簿は10年間保存しなければなりません。

税務調査の結果、本来は保存義務のある帳票が保存されていないことが判明すると、確定申告が取り消しとなります。

この場合、税務署によって計算される「推計課税」と呼ばれる税金を納税しなければなりません。

また、仕入れに関する帳票がない場合は、その分消費税が加算される可能性もあります。

保存方法

帳票の保存方法は、基本的にプリントアウトして紙で保存することを指定されています。

パソコンで帳票を作成することは問題ありませんが、最終的には紙に出力しなければなりません。

ただし、保存期間の中でも最後の2〜4年間に関しては、マイクロフィルムを使った保存が可能です。

また、作成をデータで一貫しておこなってきた帳票に関しては、その一部がサーバー内での保存、DVDやCDによる保存ができます。

そのほかにも、一部の帳票に関しては、許可を得ていれば、スキャナーでデータ化したうえで保存することができます。

電子帳票とは

電子帳票とは、パソコンやスキャナを使って電子化された帳票のことです。

もともと、帳票は紙による保存が義務づけられていましたが、1998年に国税関係の書類などを電子データとして保存することを認める「電子帳簿保存法」が制定されたことで、帳票の保存方法の幅が広がりました。

また2005年には法律「e-文書法」が施行されたことで、紙に出力した帳票をスキャンしたうえで電子化し保存できるようになりました。

このように、各種法律の整備によって、一部の帳票に関しては電子帳票として電子保存ができるようになっており、現在では多くの企業が電子帳票を利用しています。

帳票の電子化によるメリット

帳票を電子化することによって、企業はさまざまなメリットを得ることができます。

ここでは具体的なメリットとして以下の点について解説します。

コスト削減

帳票を電子化することで、紙に印刷する必要がなくなるため、紙代や印刷代などのコストが不要となり、コスト削減につなげられます。

1枚の帳票を印刷するだけであれば、コスト自体は高いものではありません。しかし、企業で扱う帳票の種類・数は膨大で、電子化によるペーパーレスは大きなコスト削減となるはずです。

また、紙で保存する必要がなくなれば、保管スペースを確保する必要もなくなるため、保管スペースをより有効活用できます。

帳票は一定期間の保存期間が定められている一方で、企業が多くの顧客、取引先との契約を結ぶため、保管する帳票の数はどんどん増えていきます。

そのため、紙で保管しているとどんどんスペースがなくなってしまいますが、電子データ化すればそういった心配もありません。

業務効率化

紙で帳票を保存する場合、1枚1枚ファイリングをしなければならず、大きな手間となりますが、電子化すればファイリングは不要で、業務効率化につなげられます。

また、クラウドシステムなどを活用して電子化した帳票を保存・管理することで、社内外を問わずどこからでも必要な帳票にアクセス可能です。

そのため、例えば過去の帳票を参考に新しい帳票を作りたいといった場合でも、わざわざ会社に行く必要はなく、現場の事務所やリモートワーク中の自宅から確認することもできます。

ちなみに、電子帳票の保管や作成に対応しているシステム・ツールも存在します。

帳票は、システムを活用すれば、過去の帳票を参考に簡単に帳票作成ができ、さらなる業務効率化も図れるでしょう。

電子帳票システムに興味のある方は、システムの概要や導入によるメリットなどについて解説している記事も参考にしてください。

破損や紛失の恐れがない

紙の帳票の場合、時間が経つにつれて徐々に劣化してしまいますが、電子化した帳票であれば劣化の心配がありません。

特に帳票は長いものだと10年間保存しなければならないため、破損などの劣化の心配がないことは大きなポイントです。

また、紙の場合、管理の過程で誤って紛失してしまうケースもありますが、電子データであれば、バックアップをとっておくことで紛失のリスクを軽減することができます。

もちろん、バックアップをとるために、保管スペースが必要となることもありません。

まとめ

今回は、帳票について、その概要や保存期間、保存方法、電子帳票の概要、電子帳票のメリットなどについて解説しました。

帳票は、企業が経営活動をおこなうにあたって作成する書類のことです。

契約書や請求書、給料明細、健康診断結果報告書など幅広い種類の書類が帳票に含まれます。

保存期間は5年、7年、10年で帳票の種類によって異なり、保存方法は紙もしくは電子データです。 電子データとして保管できれば、業務効率化やコスト削減につなげられるため、帳票をまだ紙で管理している企業は、ぜひ電子帳票の利用を検討してみてください。