しかし「工事注文書がどういったものなのか」「どのように書くのかわからない」という人もいるのではないでしょうか。

この記事では、工事注文書を扱ったことがほとんどない初心者に向けて、工事注文書の書き方や作成時の注意点などについて解説します。

工事注文書とは

注文書とは、その名の通り注文する際に使用する書類であり、取引をおこなう際に使用する契約書の1つです。

具体的には注文する商品名や数、金額、仕様、納期、支払方法などが記載されています。

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工事注文書の役割

注文書の役割は、注文者が取引先に対して注文する意思を示すことです。

言い換えれば、注文書に記載されている内容は、注文の確定版であることを示す役割があります。

この注文書の内容をもとに、取引先は作業を進めていくこととなります。

そういった意味で、非常に重要なものであり、間違いがあると大きな損害を被ることになる恐れもあります。

工事注文書と注文請書との違い

注文書と混同してしまいやすいものに「注文請書」があります。

注文書が、注文者が注文の意思を示すのに対して、注文請書は注文を受けた取引先の業者が「この内容で注文を引き受けます」と注文を引き受ける旨を示すための書類です。

そのため、注文書と注文請書は異なる書類です。

基本的に、注文書と注文請書はセットとなっており、2つの書類が取り交わされることにより契約が成立することを覚えておきましょう。

工事注文書と工事請負契約書の違い

工事注文書はあくまで発注者側の意思表示のための書類です。

工事請負契約書はその名のとおり、双方が契約内容に合意したことの証明となる書類です。

つまり、工事注文書はあくまで発注者から受注者への意思表示、契約書は相互に発注と受諾に合意していることを示します。

なお、工事注文書に署名捺印やその他文言で「双方が合意していること」がわかる記載がない限りは、単体で法的効力を持ちません。

書類としての性質が違うため、混同しないように気をつけましょう。

工事請負契約書について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

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工事注文書の保管期間

注文書を受け取った場合、企業は自社の都合で注文書を廃棄することができません。

注文書は、法人税法では帳簿書類として扱われ、保管期間が定められています。

企業は確定申告の提出期限以降7年間は、注文書を保管しなければなりません。

なお、注文書が電子によるものだとしても、印刷して紙で保管する必要があります。

これは、税務調査が発生した際に対応できるようにするためです。

また、税務調査に備えて注文書は時系列でわかりやすく保管しておくようにしましょう。

なお、企業を所轄する税務署長の許可があれば電子の注文書でも保管可能です。

工事注文書が工事請負契約書の代わりとなる事例

工事を請け負う際は工事請負契約書の作成が義務付けられていますが、工事注文書に発行義務はありません。

あくまで工事注文書は「注文の意思表示」であり、合意には至っていない書類と考えられるためです。

先ほどは工事注文書は概ね法的効力を持たないと解説しましたが、例外があります。

しかし、国税庁の見解によると工事注文書の中でも第2号文書、つまり契約書に該当するものがあります。

基本的に「双方の合意がある（見積書など、受注側が発行した書類に対して注文の意思を表示している）」ことが明確な場合は、契約書としてみなされます。

反対に工事注文者からの意思表示に過ぎないと思われるものに関しては、単なる工事注文書として扱われ、契約書の役割は持ちません。

工事注文書の書き方

ここでは注文書の書き方として、記入必須項目と、その他の記入項目について解説します。

それぞれの記載内容をしっかりと確認していきましょう。

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記入必須項目

以下の項目は、注文書の記入必須項目です。注文書を作成する場合は、忘れずに記載するようにしましょう。

実際には、上記の記入必須項目以外にも取引をスムーズに進めるために他の項目も記載します。

その他の記入項目

工事注文書の場合、記入必須項目以外では、以下のような項目を記入することが一般的です。

項目の抜け漏れは、後々のトラブルにつながる恐れがあります。

ここで紹介した項目を把握し、適切な注文書を作成しましょう。

工事注文書の訂正方法

注文書を発行する際に記入ミスがあった場合、基本的には注文書自体を再発行することとなります。

しかし、さまざまな理由から注文書の再発行ができない場合は「二重線＋印鑑」で訂正します。

この時使用する印鑑は、注文書に押されているものと同じ印鑑を使用するようにしてください。

また、取引先によっては、注文書の訂正方法にルールがある場合もあります。

そのため、自社の判断で訂正するのではなく、取引先に確認したうえで、訂正するようにしましょう。

印紙の必要性

印紙に関しては、必要とならないケースと必要となるケースがあります。

必要とならないケースは、注文書を注文書としてのみ使用するとき（別途、請書を作成するとき）です。

一方で、注文書を注文請書としても使用するときは、印紙が必要になる可能性があります。

また、契約金額が1万円以上（税抜）で、なおかつ電子契約でない時にも注文書に印紙が必要となります。

まとめると以下の通りです。間違えないように注意してください。

工事注文書の作り方

工事注文書には決まった様式はないものの、必要な記載項目を抜け漏れなく記載しなければなりません。

具体的に工事注文書を作る方法を3つ紹介します。

テンプレートや雛形の使用

最も簡単でおすすめな方法は、テンプレート・雛形の使用です。

テンプレートは工事注文書に必要な内容がすでに書き込まれており、アレンジを加えるだけで利用できて便利です。

ただし、テンプレートの内容をそのまま流用してしまうと、自社工事内容と齟齬が生まれる可能性があるため注意しましょう。

工事注文書の便利なテンプレートは、こちらで紹介しています。

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エクセルやWordで自作

工事注文書をエクセルやWordで自作する方法もあります。

その場合は必須の記載項目が抜けないように注意しながら、作成しましょう。

工事注文書はエクセル・Wordどちらでも作成できるため、使い勝手の良い方を利用してください。

施工管理アプリ

最もおすすめの方法は、施工管理アプリを使用して工事注文書を使用することです。

施工管理アプリを使えば、実行予算や見積書内容を反映させた発注者情報から、工事注文書を作成できます。

工事注文書の内容が請負契約や見積りの内容と一致するため、間違いのない記載事項の入力が可能です。

アプリ上で作成した工事注文書は、印刷やPDFにて発行し、発注者へ送付できます。

自社で保有している情報を活用して工事注文書を作成できるため、あらためて見積書の内容等をみながら入力する必要はなく、効率的に工事注文書を作成可能です。

工事注文書を簡単に作成できるおすすめの施工管理アプリについては、以下の記事をご覧ください。

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契約をおこなう上での注意点

ここでは、契約をおこなう際の注意点として、以下の2点について解説します。

それぞれの場合の注意点を確認して、作成時に間違えないように注意してください。

基本契約書を締結している場合

基本契約書を締結している場合、注文書・注文請書には、工事内容・請負代金額・工期およびそのほかの必要な事項を記載しましょう。

また、基本契約書には、注文書・注文請書に記載されている事項とその他の必要な事項を記載してください。

このとき、当事者による署名もしくは記名がされている必要があるため、忘れないようにしましょう。

基本契約書は、押印をおこなったうえで自社と取引先の相互に交付します。

注文書・注文請書には、注文書・注文請書の記載事項以外の事項は、基本契約書の定めによることを明記してください。

そして、注文書には注文者が、注文請書には請負者が署名押印します。

基本契約書を締結していない場合

基本契約書を締結していない場合は、注文書と注文請書それぞれに同じ内容を記した契約約款を添付する必要があります。

注文書・注文請書には、工事内容・請負代金額・工期およびそのほかの必要な事項を記載します。

なお、契約約款には注文書・注文請書に記載されていない事項、その他の必要な事項を記載してください。

また、注文書・注文請書には、注文書・注文請書の記載事項以外の事項は、基本契約書の定めによることを明記してください。

そして、注文書には注文者が署名押印を、注文請書には請負者が署名押印します。

もし、注文書・注文請書と契約約款が複数枚になる場合は割印を忘れないでください。

基本契約書を締結している場合と、基本的には似ていますが、契約約款が必要になる点が大きな違いだといえます。

工事発注書を訂正する場合

工事発注書を訂正するときは、注文書の再発行が必要です。

しかし、様々な要因から工事発注書を再発行できない場合、間違った箇所に二重線を引いて正しい内容を記載してから訂正印を押印してください。

取引先によっては訂正の記載ルールがあるため、事前に確認を取っておくようにしましょう。

工事注文書の作成におすすめの施工管理アプリ3選

こちらでは、工事注文書の作成におすすめの施工管理アプリを3つ紹介します。

1.AnyONE

AnyONEは、建設業向け業務管理システムです。

建設業に関する業務管理をまとめておこなうことができ、工事注文書の作成だけでなく工程表や契約書などの作成、進捗状況を一元管理などが可能です。

すべての工務店業務に利用できるため、大手や中堅企業から一人親方まで規模を問わず活用できます。

専任スタッフによる運用サポートもあるので、安心して導入を進められます。

2.サクミル

サクミルは、月額4000円から使える現場管理アプリです。

建設業の管理・事務・現場作業を効率化できるクラウドシステムであり、各書類を顧客や案件毎に一元管理できます。

ITシステムに馴染みがないミドル世代でも扱いやすく設計されており、シンプルな操作で管理作業をはじめられます。

料金は30アカウント月額4000円から使うことができ、初期費用は無料です。

3.施工管理+α

施工管理+αは、建築会社の業務を一元管理することを目指して開発されたアプリです。

建築会社で働くスタッフが誰でも簡単に使えるように、シンプルな設計となっています。

工程管理をはじめ、原価管理や顧客管理、図面管理、写真管理、帳簿作成など豊富な機能があります。

【無料】建築現場の知恵袋の「工事発注書」エクセルテンプレート

発注書（値引きあり）

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発注書（値引きあり・グレー）

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発注書（請求書付き）

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【無料】建築現場の知恵袋の「工事注文請書」エクセルテンプレート

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注文書（縦）

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注文書（縦・値引きあり）

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まとめ

今回は、工事注文書の概要から、具体的な書き方や作成時の注意点などについて解説しました。

工事注文書は工事注文請書とセットで利用される契約書です。

記入必須項目があるほか、スムーズに取引をおこなうために記入すべき項目もあります。

また契約をおこなう際は、基本契約書を締結しているのか、締結していないのかにも注意しましょう。

工事注文書の作成経験があまりない人は、今回の内容を参考に作成に取り組んでみてください。

そこでこの記事では、帳票の作成・管理に活用できる電子帳票システムについて、その概要からメリット・デメリットなどを解説します。

業務効率化を進めたい、帳票作成・管理をもっと簡単に行いたい方は参考にしてください。

電子帳票システムとは

電子帳票システムとは、請求書や見積書、注文書といった各種帳票の作成や管理、配信ができるシステムのことです。

業務システムとの連携も可能で、連携によって帳票の自動作成も行えます。システムの導入によって、帳票作成や管理にかかる業務が大幅に効率化されるでしょう。

電子帳票システムでできること

電子帳票システムは、帳票に関連する各種業務に対応可能です。ここでは、電子帳票システムによってできることとして、以下の3点について解説します。

電子帳票の作成

電子帳票システムを利用すれば、各種帳票の作成が行えます。

また、業務に関するデータを蓄積している業務システムと連携すれば、帳票に必要なデータの抽出ができ、PDF帳票出力やエクセル帳票出力なども行えます。

さらに、多くのシステムではレイアウトも自社のスタイルに変更可能です。

データの取り込みに関しては、手動でも行えますが、業務システムと連携することでより効率よく帳票作成ができるでしょう。

電子帳票の配信

システム上で作成した電子帳票は、そのまま取引先へ配信もできます。配信方法は、以下の通りさまざまであるため、自社や取引先のニーズに応じた配信が可能です。

メールで送る方法は、大きく分けてダウンロード方式と添付ファイル方式に分かれます。前者は、ダウンロード用のURLをメールに記載し、受信者がリンク先へアクセスすることでダウンロードする仕組みです。後者は、メールにそのまま帳票のファイルを添付して送信します。

また、FAX送信は、FAX機やFAXサーバーを持っていなくても、システム上で取引先に送信できます。

取引先によってはデータではなく紙の帳票を求めるケースもあります。その場合は、郵送代行を活用しましょう。

電子帳票の管理

工事の数が多くなると帳票の数も多くなり管理に手間がかかりますが、そのような場合でも電子帳票システムは活躍してくれます。

例えば、帳票の種類別に分類できるほか、宛先別にも分類できます。

また、保存している帳票の検索にも対応しているため、過去の帳票を参考にしたいときなどにも役立つでしょう。

電子帳票システムを利用することで、ペーパーレス化にもつながるため、コストカットや省スペースにもつながります。

電子帳票システムを導入すべき理由

電子帳票システムを導入すべき理由の1つに、新型コロナウイルスの感染拡大によって、働き方の見直しが行われていることが挙げられます。これまでは会社に出社して帳票を作成、印刷し郵送もしくは直接手渡しをするかたちが一般的でした。

しかし、新型コロナウイルスの影響により在宅ワークを導入する企業が多くなり、これまでのような働き方ができなくなっています。

電子帳票システムを導入すれば、インターネット環境があれば自宅からでも帳票の作成、配信、管理が行えます。

また、電子文書に関する法律の存在も電子帳票システム導入の大きな後押しといえるでしょう。例えば、「電子帳票保存法」は2020年10月に改正が行われ、従来紙で保存しなければならなかった税務関係の書類をデータでも保存できるようになりました。これにより、帳票を電子データで管理しようとする企業がより多くなると予想されます。

電子帳票システム導入のメリット・デメリット

電子帳票システムは便利なものですが、実際に導入するとどのようなメリット・デメリットがあるのか理解しておく必要があります。

電子帳票システムのメリット

電子帳票システムの導入に得られる大きなメリットの1つが業務効率化です。これまで、帳票の作成や管理を手作業で行っていた企業にとって、システムによって作業が自動化されれば大幅な業務効率化が見込めるでしょう。また、配信も簡単に行えるため、印刷して郵便局に行くといった手間もカットできます。

さらに紙の帳票を印刷する必要がなくなるため、用紙代や切手代、インク代などのコスト削減にもつながります。

ほかにも、紙の帳票だと紛失や消失のリスクがありますが、電子帳票システムはバックアップ機能を備えているため、万が一トラブルが発生しても帳票のデータがなくなる心配もありません。

電子帳票システムのデメリット

電子帳票のデメリットは、導入時点では少なからずコストが発生する点が挙げられます。電子帳票システムによっては、土台となるシステムに各社が必要な機能をオプションとして追加していくケースもあるため、場合によっては初期費用がかなりかさんでしまうことも。

また、紙の帳票に慣れている人とっては、電子帳票システムが使いにくいものとなる可能性もあります。システムを導入したものの従業員に定着しないといったことにもなりかねません。

電子帳票システムを選ぶ際のポイント

電子帳票システムを選ぶ際は、いくつかのポイントを押さえておきましょう。ここでは、具体的なポイントとして、以下の4点について解説します。

自社の業務内容に適しているか

電子帳票システムと一言で言っても、サービスを提供する企業によってフォーマットはさまざまであるため、自社の業務内容に適しているか確認しておきましょう。例えば、システムによってはエクセルやPDFに対応しているケースもあれば、そのほかのフォーマットに対応しているケースもあります。

また、「帳票の作成はもちろん、配信まで行えるシステムが欲しい」と思っているにもかかわらず、作成機能のみを搭載したシステムを選んでしまっては意味がありません。

処理スピードの速さ

電子帳票の数が多くなるとデータ容量も大きくなるため、処理に時間がかかる可能性があります。システムの導入前に、無料版を試すかデモンストレーションを受けて処理スピード

を確認しましょう。

処理スピードが遅いシステムだと、帳票の作成や配信にも時間がかかるため、期待していたほど業務効率化につながらないかもしれません。また、FAX配信を利用する場合は、回線数の少なさが原因となり、何時間も配信に時間がかかる可能性もあります。

処理スピードの速いシステムはその分利用料金も高くなる傾向にあるため、予算を踏まえたうえで検討してください。

セキュリティ面での安全性

帳票は、自社はもちろん取引先の情報が記載されている重要な書類であるため、セキュリティ面での安全性は事前に確認しましょう。

具体的には、外部からの閲覧やダウンロードができないアクセス制御機能やデータを暗号化する機能、特定の人しか印刷できない印刷権限機能などが挙げられます。

また、サービスを提供する企業のセキュリティポリシーなどもチェックしておくと安心でしょう。

検索機能の有無

過去に作成した帳票が必要になることも少なくないため、電子帳票システムに検索機能がついているかどうかも確認しておきましょう。また、検索機能と合わせてあると便利なのが、帳票の種類別、宛先別の分類機能です。検索機能は使用する頻度も高いと考えられるため、事前確認は必須だといえます。

まとめ

今回は、電子帳票システムについて、その概要から具体的な機能、導入に伴うメリット・デメリットなどについて解説しました。

電子帳票システムの導入により、業務効率化やコスト削減などが期待できます。

しかし初期費用が発生するため、予算に合わせて検討する必要があります。実際にシステムを選ぶ際は、今回紹介した内容を参考に選んでみてください。

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