ナレッジマネジメントを活かすことで、人材育成や脱属人化などを促進できます。

本記事では、ナレッジマネジメントの概要から導入事例などを解説します。

ナレッジマネジメントとは?

ナレッジマネジメント（knowledge management）とは、社員一人ひとりが培ってきた「経験則」「カン」「ノウハウ」など文章化や言語化できていない知識を共有する経営手法です。

特に、ベテラン社員の「カン」や職人さんの「技術」を言語化し全社で共有できれば、ノウハウやスキルの継承がスムーズにおこなえます。

加えて、長い時間をかけないと得られなかった経験やノウハウの言語化ができれば、社員教育の手間と費用が削減可能で、組織の活性化にもつながるでしょう。

ここでは、ナレッジマネジメントを理解するための下記3つの要素を解説します。

暗黙知

暗黙知とは、文書や図などで表現できない知識のことです。
例えば、ベテラン社員の「カン」や職人さんの「技術」が暗黙知に当たります。

長年かけて培ってきた「カン」「技術」「ノウハウ」などは、同じ経験を積むことでしか獲得できないとされてきました。

経験することでしか身に付けられないとされてきた暗黙知は、第三者に教えることが難しく「知識」「スキル」を伝承するうえでの障害となっています。

形式知

形式知とは、文章や図などで表現できる知識です。
例えば、新入社員に渡すマニュアルが形式知に当たります。

形式知は文章化や言語化できているため、第三者に伝えることが容易で形式知となった「カン」「技術」「ノウハウ」などの伝承は難しくありません。

ナレッジマネジメントの肝は「暗黙知」を「形式知」に変換し、社員の抱えている「カン」「ノウハウ」を会社の財産とすることです。

社員の「カン」「ノウハウ」をもれなく共有できれば、共有した知識をもとに別の知識が生まれ、会社組織の活性化を期待できます。

SECIモデル

SECI（セキ）モデルとは、個人が持つノウハウなど暗黙知を形式知に変換し、得た知識でさらに新しい知識を生み出すフレームワークです。

SECIモデルは下記4つのプロセスで成り立ちます。

SECIモデルで初めにおこなうことは、日報や報告書などを用いた暗黙知の「共同化」です。
つぎに、暗黙知を図表や文章化し形式知へ変換し「表出化」をおこないます。
「連結化」は形式知を共有し、さらに新しい知識を生み出す過程です。
「内面化」は生み出された新しい知識を社員一人ひとりが体得する段階といえます。
形式知を体得する過程で新しい暗黙知が生まれ、組織の活性化につながるでしょう。

SECIモデルは上記のプロセスを何度も経ることで「知識の伝承」「知識の創造」をおこないます。

建設業にナレッジマネジメントが必要な理由

建設業にナレッジマネジメントが必要な理由はあるのでしょうか。

必要な理由を下記3つ解説します。

効率的な人材育成

ナレッジマネジメントが適切におこなわれている組織は、効率的な人材育成が可能です。
ナレッジマネジメントは「カン」「ノウハウ」の言語化により、常にマニュアルなどをブラッシュアップします。

マニュアルを日々更新し、実践や現場で使える生きた知識が共有できれば、新入社員でもすぐに戦力として活躍できるでしょう。

また、経験が浅いと同じようなポイントでつまずきます。
つまずきやすいポイントをマニュアル化すれば、指導者が回答する手間も減らせるため効率的な人材育成が可能です。

関連記事【建設業】新人・若手が成長する教育方法！基本やポイントを解説

2020.12.232024.06.20

属人化の防止

ナレッジマネジメントの導入で、知識や業務の属人化の防止にもつながります。
ノウハウやスキルが伝わらない職場では、特定の社員しかおこなえない業務が生まれやすいです。

業務の属人化には、下記3つのリスクがあります。

上記のような業務が属人化するリスクを回避するためには、常にナレッジマネジメントをおこない個々人が抱えているノウハウやスキルを共有することが大切です。

属人化について原因などを詳しく知りたい方は、下記の記事をご確認ください。

関連記事工務店業務が属人化する原因は？脱属人化すべき理由と方法

2020.12.282024.06.20

事業の継続

ノウハウや知識の伝承がおこなわれている会社は、事業の継続が容易になるでしょう。

建設業は「社員の高齢化」「若手社員の高い離職率」2つの問題を抱えています。

ベテラン社員のノウハウを受け継ぐ人材がいないため会社に知識が残らないだけでなく、知識が継承されていないため新入社員の教育も非効率となるでしょう。

上記の問題を防ぐ方法は、社員のノウハウやスキルを文章や図表に残す文化を根付かせることです。

ノウハウやスキルが会社の財産となっていれば、退職者が出てもすぐに企業価値が下がることはありません。

事業を継続させるためにも、ナレッジマネジメントの導入は必須です。

建設業のナレッジマネジメント活用事例

建設業でナレッジマネジメントを導入している会社はあるのでしょか。

ここでは、ナレッジマネジメントを導入している建設会社を下記2社紹介します。

鹿島建設株式会社

鹿島建設株式会社では、土木部門でナレッジマネジメント導入の成果を挙げています。

これまで蓄積された知識の検索を容易にするために、工事情報や技術情報の分類体系を見直し、どこからでも簡単に分類体系に沿った検索ができるようにしました。

さらに、Q＆A機能やKnow Who 機能を備えたナレッジマネジメントツールの導入で、検索では出でこない情報も疑問を投げかけることで、全国の技術者から回答を得られる仕組みづくりに成功しています。

参考：土木の言葉-鹿島建設（株）土木管理本部 土木企画部 経営基盤ITグループ次長 和田卓也

株式会社大林組

株式会社大林組は、情報を自然検索で見つけるだけでなく、利用履歴をもとに全情報を関連づけるシステムを構築しました。

ある問題を解決するために、情報Aと情報Bが使用されたという履歴を追加することで、情報Aまたは情報Bのどちらかに辿り着ければ、自然ともう一方の情報も見つけられます。

情報量が増えると、必要な情報は見つけにくくなりますが「社員の活用履歴を紐づければ有効な情報が見つけやすくなる」という事例です。

参考：利用履歴もとに全情報を関連づけ-日経XTECH

ナレッジマネジメントツール導入のポイント

効率的にナレッジマネジメントをおこなうためには、ナレッジマネジメントツールの導入がおすすめです。

しかしポイントが分からずに導入してしまうと「全然効果を実感できない」など失敗する可能性が高くなります。
自社にあったナレッジマネジメントツールを選ぶためには、下記5つのポイントを理解してください。

導入の目的を明らかにする

ナレッジマネジメントツールは下記の4種類に大別されます。

解決したい課題によって、最適なナレッジマネジメントツールは変わります。

ムダな手間と費用を掛けないためにも、ナレッジマネジメントツールを導入したい目的を明らかにしましょう。

グループウェアの種類や機能について詳しく知りたい方は、下記の記事をご確認ください。

関連記事グループウェアとは？種類や機能、導入メリットを詳しく解説

2021.08.302024.06.20

利用しやすい環境を整備する

業務にナレッジマネジメントツールを定着させるためには、利用者の負担にならない環境整備が不可欠です。

環境整備は具体的に下記の2つを優先しておこないましょう。

フォーマットやテンプレートの作成は非常に手間が掛かるため、ここの手間を利用者に押し付けてしまうと、なかなかナレッジマネジメントツールは定着しません。

本格的にナレッジマネジメントツールを使用する前に、フォーマットやテンプレートを作成し利用しやすい環境整備をおこないましょう。

使用者の声を聞く

ナレッジマネジメントツールの選定は管理者だけでおこなうのではなく、使用者の声も取り入れておこないましょう。

主に現場で働く人たちが、ツールに知識・ノウハウを投稿します。

使いづらいツールだと、初めは利用しても徐々に投稿が面倒になり「業務にツールが定着しない」ということが起こりかねません。

ナレッジマネジメントツールを業務に定着させるためには、使用者の声を聞いて誰もが使いやすいツールを選択することが重要です。

スマホ・タブレットに対応しているか確認する

スマホやタブレットからも使用できるかどうかは、業務にナレッジマネジメントツールを導入させるうえで重要です。

とくに建設業では、現場への直行直帰をしている方も多いでしょう。
直行直帰をしている中で「パソコンからしか操作できない」「事務所へ戻らないと投稿できない」というツールでは、使用者の負担になってしまいます。

スマホやタブレットからも操作できると、移動中の隙間時間などを有効利用できるため忙しい社員でも積極的に使用してくれるでしょう。

サポート体制を確認する

導入前や導入後にどのようなサポートを受けられるのか確認することは、とくに重要です。

どのようなツールでも業務に定着するまでに「何も問題が発生しない」ことはありません。

問題が発生した際に、すぐにサポートを受けられないと長期間業務に支障が出ることもあります。

サポート体制が充実していれば、問題が発生してもすぐに解決できるため後悔せずに使い続けられるでしょう。

まとめ

本記事では、ナレッジマネジメントの概要や建設業界が導入するべき理由、ツールの選定方法について解説しました。

建設業界は「社員の高齢化」「若手社員の高い離職率」などの問題を抱えており、企業が競争力を維持するためには、ノウハウや知識の継承をおこなうための仕組みづくりが重要です。

ナレッジマネジメントツールを導入すれば、簡単にノウハウや知識を継承していくための仕組みづくりをおこなえます。

ナレッジマネジメントツールの導入を検討している場合は、併せて工務店業務の効率化もおこなえる「業務効率化システム」の導入がおすすめです。

建築現場博士がおすすめする工務店・建築業界の業務効率化ソフトはAnyONEです。
導入実績2,700社超の業界No.1基幹システムで、国交省「第一回 長期優良住宅先導的モデル事業」に採択されています。

エクセルのような操作感で、レイアウトもマウスで変更できるため、ITが苦手な方でも簡単にお使いいただけます。

また、システムの導入後も徹底的なサポートを受けられるため、安心して運用できるでしょう。

大手・中堅企業様から一人親方様まで規模感を問わず、業務状況に合わせて様々な場面でご利用いただけます。

AnyONEで効率化できる主な業務

• 顧客管理
• 工事・施工管理
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本記事では、属人化に関して、そもそも属人化とはなんなのか、なぜ属人化が発生してしまうのか、さらに属人化を脱出する方法について解説します。
属人化に悩む工務店の担当者はぜひ参考にしてみてください。

属人化とは？

属人化とは、企業においてある業務を特定の人だけが担当し、担当者にしか業務のやり方がわからない状態になってしまうことです。意味からも推測できますが、属人化という表現は基本的にネガティブな意味合いで使用されます。後述しますが、属人化が発生すると、業務の効率が低下する恐れがあるほか、引き継ぎなどに手間がかかる可能性もあるため、注意が必要です。

工務店業務が属人化する原因

ここでは、なぜ工務店業務が属人化してしまうのか、その原因について解説します。属人化しないようにしていたとしても、気づいたら属人化が発生しているケースも少なくありません。まずは主な原因を把握することで、属人化が発生しにくい状況を作るようにしましょう。

人手不足

属人化が発生する原因の1つと考えられるのが、人手不足です。そもそも従業員が少なく、1人で業務を進めなければならない状況にあるために、各業務が属人化してしまいます。また、このような企業の場合、1つの業務が終了しても、特に報告することなく次の業務に取り掛かってしまうことが少なくありません。そのため、従業員同士がお互いに何をしているのかよくわかっていない状況になってしまいがちです。

関連記事【建設業】採用を成功させるポイントと、おすすめの募集方法

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ルール作りをする時間がない

属人化に陥ることによって、業務効率が下がるとわかっていても、忙しすぎて脱属人化するためのルールを作る時間がないというケースもあります。例えば、先述のように人手不足のために一人ひとりが抱える業務量が多く、業務に追われるあまりルールを作る時間が確保できないという企業もあるでしょう。マニュアルがあれば、属人化を防げるのはわかっていても、それができないケースも珍しくありません。

情報を一元管理する体制がない

そもそも、社内で情報を一元管理する体制がないために、情報共有ができず、業務が属人化してしまうケースもあります。特に工務店の場合、顧客管理など業務の管理をエクセルで行うことが少なくありません。また、属人化を脱出するためのツールやノウハウを持っていないため、属人化が進んでいるケースもあるでしょう。

関連記事【2026年最新】工事管理・業務効率化システム16社比較！分類別のおすすめも

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脱属人化すべき理由

ここでは、属人化を脱出すべき理由について解説します。属人化が、企業にとって良くない理由がはっきりとすることで、より意識的に脱属人化に取り組めるはずです。ぜひ参考にしてみてください。

業務のブラックボックス化

属人化が発生すると、業務のブラックボックス化が進んでしまいます。ブラックボックス化とは、ある業務がどのような手順で進められていて、各手順でどのくらい時間がかかるのか、どういった人が関わっているのか、といった情報がわからなくなってしまうことです。

業務がブラックボックス化してしまうと、業務フローがわからないため、他の社員との比較ができず、当該業務の担当者が成長しているのかどうか、適切な人事評価を下すのが難しくなってしまいます。これは、会社にとっても担当者にとっても望ましくない状態であるため、属人化を防ぐ必要があるといえます。

ミスを見逃してしまう

業務に取り組む中で、ミスが発生すると速やかに上司や関係部署などに情報を共有し、対応するのが一般的です。しかし、業務が属人化していると、業務の進捗状況がわからないため、ミスに気付きにくい状況が生まれてしまいます。また、属人化が恒常的なものになっていると、担当者が意図的にミスを隠すこともできてしまうでしょう。いずれにしても、ミスへの対応が遅れてしまう可能性があり、大きなトラブルにつながる恐れもあるため、注意しなければなりません。

業務効率の悪化

属人化している業務の担当者が休暇に入ったり、病気になってしまったり、さらには部署異動や退職をしてしまったりすると、引き継ぎ作業が発生します。しかし、業務が属人化していると、担当者以外は業務の進め方がわからない状況となっています。そのため、引き継ぎに時間がかかり、業務進行のスピードが落ちてしまう恐れがあります。そうなると、業務効率も大幅に下がってしまうでしょう。

成果物の品質がばらつく

属人化した業務を他の社員が引き継いだ場合、業務の進め方が十分に理解できていない可能性があり、従来の品質をキープできなくなる恐れがあります。また、担当者だけが業務を進める際のコツなどを知っているとなると、成果物の再現性が低くなるため、同じく品質低下につながる可能性があるでしょう。

脱属人化する方法

最後に脱属人化をするため方法について、解説します。決して難しいことをするわけではないため、ぜひ取り組んでみてください。

業務を整理・見える化する

業務の整理・見える化とは、誰がどのような業務をどんなフローで行なっているのか、業務の洗い出しを行うことです。全ての業務を整理し、担当者がわかるようにすることで、ブラックボックスの状況を解消することができます。

業務を仕組み化する

業務の洗い出しとともに行いたいのが、業務の仕組化です。仕組化とは、例えば業務マニュアルを作成するなどして、誰でも業務に取り組める仕組みを作ることだと考えてください。業務フローや業務で必要となるツールの使用方法、情報共有の仕組などを仕組化できれば、属人化を脱出することができるでしょう。

誰でも担当できる状況を作りだせれば、専門的な知識や経験の有無に関係なく業務に取り組めるため、適材適所の人員配置ができるようにもなります。

業務効率化ツールを活用する

脱属人化のために、業務効率化ツールを活用するのもおすすめです。業務効率化ツールでは、業務の進捗状況の共有や工程表の作成、見積り作成、受発注管理など、各種業務に関する情報の共有を1つのツールで行うことができます。また、ツールによっては、専用のアプリがあり、スマートフォンからでも利用できるものもあるため、現場から見積りや図面などをチェックすることも可能です。

業務効率化ツールにはさまざまなものがありますが、中には工務店業務に特化したものもあるため、自社に適したものを選んでみてください。

まとめ

今回は、業務の属人化に関して、その概要から属人化が発生する原因、属人化を脱出すべき理由、さらには具体的な脱出方法について解説しました。
属人化が起こると、業務がブラックボックス化してしまうため、人事評価や業務の引き継ぎ、品質の担保などが難しくなってしまいます。そのような状態は、お客様からの信頼を失うことにもつながりかねません。このような事態を避けるためにも、属人化しないように対策を立てるようにしてください。