どの図面が最新版かわからなかったり、同じ図面を作製してしまったなど、図面管理がうまくいっていない方も多いのではないでしょうか？

そのようなときには、図面管理を効率化してくれる図面管理システムが役立ちます。

今回は、図面管理システムについて、活用するメリットからおすすめのシステムまで解説します。

図面管理システムとは？

図面管理システムとは、建設業では必須となる施工図などの図面を電子データとして管理できるシステムです。

図面管理システムには、管理業務の効率化のために、以下4つの機能が備わっています。

上記の機能を活用することで、図面管理を効率化するとともに情報共有などもおこないやすく、業務効率化にもつながるでしょう。

図面管理システムを活用するメリット

図面管理システムを活用するメリットについて解説します。

具体的には以下のメリットが挙げられます。

情報を一元化できる

1つ目のメリットは、情報を一元化できる点です。

図面管理システムでは、施工図をはじめとした図面を電子データとして、パソコン上で一元的に管理できます。

これまで紙で保管していたデータでも、電子化することが可能で、体系的に図面データを管理し、業務に役立てられるでしょう。

図面データを一元管理できれば、情報共有もおこないやすくなり、業務効率の向上も期待できます。

また、紙での管理に比べ、管理スペースや印刷物を削減できるなど、コストカットにもつながるでしょう。

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蓄積した情報を資産として活用できる

2点目は蓄積した情報を資産として活用できる点です。

上記で紹介した通り、図面データを一元管理できるため、情報を整理しやすく、新しい施策を考える資料としても活用しやすくなります。

図面が共有されていないと、情報に関して属人的になりがちですが、図面共有することで情報資産としてさまざまな用途に活用可能です。

こうした情報をもとに、新しい施策を打ち出し、企業の利益向上にもつなげられるでしょう。

情報の検索性に優れる

3点目は情報の検索性に優れているという点です。

図面管理システムには、保存した図面データをキーワードやカテゴリごとに検索できる「検索機能」が備わっています。

そのため、類似工事の施工図を探したい時などは、カテゴリごとに検索すれば簡単に該当する図面データを検索することが可能です。

このように、図面データの検索性に優れており、業務効率の向上を期待できます。

おすすめの図面管理システム4選を紹介

おすすめの図面管理システム4選を紹介します。

具体的には以下のシステムが挙げられます。

AnyONE

4つ目の図面管理システムは、AnyONEです。

AnyONEは、図面管理のみならず、顧客管理、施工管理、入出金管理など建設業に関わるあらゆる業務の効率化を図れる総合的なシステムとなっています。

図面データの一元管理などの基本的な機能はもちろん、クラウド型のシステムとなっているため、時間や場所を選ばずに図面データの確認をおこなうことができます。

そして、顧客データの管理や工事の進捗管理などさまざまな業務がAnyONEだけで効率化できるため、図面管理以外にも多くの業務を効率化したいと考えている方にはおすすめのシステムといえるでしょう。

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SPIDERPLUS

1つ目の図面管理システムはSPIDERPLUSです。

SPIDERPLUSは建設業向けの図面・現場管理システムで、図面管理はもちろん、帳票出力なども可能で、記録や報告作業を効率化できるシステムです。

クラウドで利用できるため、インターネット環境さえあればどの端末からもアクセスでき、どこでも簡単に情報共有できます。

また、現場ではタブレットのみで操作でき、図面資料の持ち運びをしなくて良いため、携行物の削減につながります。

TerioCloud（テリオクラウド）

2つ目の図面管理システムは、TerioCloudです。

TerioCloudはクラウド型のシステムとなっており、タブレット1つあれば、わざわざ図面を持ち運ぶことなく、いつでも図面データを閲覧できます。

図面の視認性にも優れており、タブレット端末上で図面データを拡大・縮小できるため、見たいポイントをすぐに確認することが可能です。

また、図面データ上のポイントをタップすることで、タブレットのカメラで写真を撮影し、図面データと現場撮影したデータを簡単にリンクさせることもできます。

CheX

3つ目のシステムはChexです。

Chexもクラウド型システムとなっており、図面の一元管理や検索機能など基本的な機能を備えています。

特徴的な機能としては、QRコード機能を搭載しており、図面を印刷した時にQRコードを付与することで、紙図面がいつ作製されたものかなどのバージョン情報を確認できます。

紙図面に付与されたQRコードをスマホから読み取ることで、その図面が最新版かどうかすぐ確認できるため、現場で誤って古い図面を使用してしまう事態を防ぐことが可能です。

ちなみに、建設業での業務効率化システムについては「【建築】工事管理・業務効率化システム10社比較！分類別で見るおすすめは？」の記事でも解説しているため、気になる方はこちらもチェックしてみてください。

図面管理を効率的にする3つのポイント

図面管理を効率化する3つのポイントについて解説します。

具体的には、以下のポイントが重要といえるでしょう。

フォルダ名やファイル名はルールを設ける

まず、フォルダ名やファイル名にはルールを設けてください。

図面データを一元的に管理できたとしても、何のルールもなく適当にファイル名やフォルダ名を決めてしまうと、どれが何の図面なのかが分かりにくくなってしまいます。

図面データを保存する場合は、名称に一定のルールを設けるといいでしょう。

例えば、ファイル名には「日付_名称_種類」などのように、表記する順番などを定めておけば、名前を見ただけで何の図面か把握しやすくなります。

また、ルールを設けることで、その後のデータ整理もおこないやすく、検索時にデータを見つけやすいというメリットもあります。

図面の種類ごとにフォルダで仕分けする

2つ目は、図面の種類ごとにフォルダで仕分けすることです。

図面をフォルダごとに仕分けせず、適当に保管すると、データが点在する形となってしまい、必要な情報を瞬時に取り出すことができません。

図面の種類ごとにフォルダで仕分けしておけば、どこにどの図面があるかが分かりやすく、情報をすぐ取り出せるため、業務効率化につながります。

外部との共有にはセキュリティ対策をしっかりする

3つ目は、外部との共有にはセキュリティ対策をしっかりすることです。

図面データは、重要な機密情報となります。

もし、紛失してしまった場合には、多くの取引先に迷惑がかかるため、十分なセキュリティ対策が欠かせません。

図面管理システムを導入すれば、システムがセキュリティ対策も同時におこなってくれるため、セキュリティ対策に費やす時間も削減できるでしょう。

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まとめ

図面管理は紙媒体でおこなっていると非常に煩雑となりやすいため、図面管理システムを導入することがおすすめです。

最近では、図面管理のみならず、建設業に関わるあらゆる業務を効率化できる業務効率化ソフトも登場しているため、積極的に導入を検討してみてもいいでしょう。

建築現場博士がおすすめする工務店・建築業界の業務効率化ソフトはAnyONEです。
導入実績2,700社超の業界No.1基幹システムで、国交省「第一回 長期優良住宅先導的モデル事業」に採択されています。

エクセルのような操作感で、レイアウトもマウスで変更できるため、ITが苦手な方でも簡単にお使いいただけます。

また、システムの導入後も徹底的なサポートを受けられるため、安心して運用できるでしょう。

大手・中堅企業様から一人親方様まで規模感を問わず、業務状況に合わせて様々な場面でご利用いただけます。

AnyONEで効率化できる主な業務

• 顧客管理
• 工事・施工管理
• 見積り・実行予算・発注管理
• 入出金管理
• アフター管理

AnyONE資料請求

工務店の業務において図面作成は重要な業務です。現場によっては多くの種類の図面が必要ですが、設計の内容変更などによりさらに図面の数が増えたりと管理が大変になります。ここでは、図面管理がなぜ必要なのかを解説したうえで、効率化のコツとおすすめの管理システムを紹介します。

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図面管理の必要性

図面は工事のベースとなる資料として重要ですが、完工後も大切な役割を果たします。また、図面管理は法令により義務として定められています。ここでは図面管理がなぜそれほど大切なのかを解説します。重要性を理解したうえで今後の管理改善に努めましょう。

似た工事を受注した場合の参考になる

図面は工事が完了したからといってその後全く使わないわけではありません。似たような工事を受注した際、大いに設計の参考となります。管理がずさんで図面を紛失してしまうと一から設計が必要となり、時間や労力のロスにつながってしまいます。

外注先への送付ミスを防ぐため

工事を行う中で、仕様や設計が変更になることがあるため、図面データの更新が随時必要です。図面管理を適切に行わなければ、協力業者や発注先に誤って古い図面を送ってしまう可能性があります。誤送信による認識のズレが出ないように最終データが分かるようにしておきましょう。

アフターメンテナンスに必要

完工後数年経つと経年劣化による修繕や空室対策の改修などのアフターメンテナンスが必要となります。図面を見て現状を把握しなければメンテナンスができないため、竣工図は大切に保管しましょう。平面図や立面図だけでなく仕様図や設計図も必要となる時期がいずれ来ます。

図面管理効率化のコツ

施工中から完工後にかけて必要となる図面ですが、効率的な管理や長期的な保管のためにはどのような点を押さえて管理すれば良いのでしょうか。以下のコツを参考に管理方法を改めてみましょう。

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フォルダ・ファイル管理

図面管理を行う際は、フォルダやファイルの管理に関するルールを設定し、担当者が図面を探すたびに時間がかからないようにしましょう。まず最初にディレクトリ構成を組み立て、先に必要なフォルダを作成し、ディレクトリ構成をルール化してから図面を管理するとスムーズです。
このとき、図面の管理とプロジェクトの管理はそれぞれ、別々のフォルダで管理をするようにしましょう。

図面の更新管理

工事が進むと図面の内容が変更されることがあるため、最終データが分かるようルール化しておく必要があります。例えば、更新履歴を残したり、図面データのファイル名に更新日を記載するようにするなどの対策を取りましょう。

情報の一元化

図面によってパソコン上に保管されている、紙面の状態で保管されている、クラウド上に保管されているといったバラバラの状態では、図面探しに手間がかかります。手間を省くためには、管理ツールを一つにまとめ一元化する必要があります。情報を一元化することで探す手間を省くだけではなく、関係者同士でデータを毎回やり取りする時間も短縮できます。

セキュリティ・紛失対策

図面管理を行う際に共有しやすい点も重要ですが、一方でセキュリティ対策や紛失対策も考慮する必要があります。対策としては、一部社員のみ図面にアクセスできるようにしたり、USBメモリにパスワードの設定を義務づけるなどがあります。
また、専用システムを導入すればアクセス権限の制限やパスワード設定が行いやすくなります。マルチデバイス対応も可能なためシステム導入がおすすめの方法です。

おすすめの図面管理システム

図面管理の効率化のためにはシステム導入を行うことが一つの手ですが、さまざまな特徴のシステムがあるため、自社の管理の課題に対するシステムを選ぶ必要があります。
特徴を押さえてシステム導入をより具体的に検討しましょう。

AnyONE

【特徴】

1. アフター管理において定期点検の日程をアラームでお知らせ
   引き渡し後、貴社の定期点検のパターンに合わ せてスケジュールを自動でセット。
   また、点検ごとに関連する複数の書類や画像ファイルを保存・管理可能。
2. 建設業に特化したシステムで、全体の業務管理効率化が可能
3. ドラッグアンドドロップで簡単に保存
   AnyONEの図書管理機能は、PDFにスキャンや変換した契約書などの書類から、ワード・エクセルデータ、JWなどのCADデータまで、ファイル形式を問わず保存可能。
   またファイル名をダブルクリックすることにより、保存した図書を確認できるため検索の手間を省けます。

【料金】
月額：18,000円〜

鉄人くん

【特徴】

1. パソコンが使えない人でも操作が簡単
   確認したい図面はわざわざクリックしなくても、マウスオーバーで確認できる。
2. アクセスできる端末が多い
3. 工程を入力する画面で図面を管理でき、進捗や納期を含めて分かりやすく一元管理可能

【料金】
月額：30,000円～

【お試し】
なし（資料請求）

Photoruction

【特徴】

1. 機密情報の暗号化ISO27001、二段階認証などセキュリティ面が徹底されている
2. 図面活用の機能が豊富
   重たい図面も高解像度かつ高速で表示可能。図面には「矢印」「矩形」「文字」など様々な注釈に加え「メモ」「写真」「チェックリスト」などの情報を付加できる。
3. シンプルな写真管理機能も付随
4. 位置情報から階や通り芯が判定される。撮影した写真はアプリが自動整理。

【料金】
月額：有料版 ¥3,980/人 + ¥980/プロジェクト ～

CheX

【特徴】

1. 撮影した写真やメモが自動的に帳票形式で出力できる
   図面と紐づけられたメモや写真は、エクセル形式で出力が可能。
2. 直感的に操作できるユーザーインターフェース
   スクロールや拡大、縮小も高速で、左右に回転させることも可能。
3. データをダウンロードしておけば通信環境が悪い場所でも閲覧できる

【料金】
非公開（お見積りページにて問い合わせ）

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まとめ

今回は、図面管理の重要性やコツ、おすすめの管理ツールを紹介しました。
図面は工事が終わったあとも必要となるため、長期間保管するための工夫が必要です。
業務効率化ツールの導入は特に管理に有効なため、比較検討してみましょう。

また、図面管理のみではなく現場管理に関する業務全般をツール化することで、より効率を上げることができます。
建築業における全般的な業務効率化が可能なシステムを検討することもおすすめです

建築現場博士がおすすめする工務店・建築業界の業務効率化ソフトはAnyONEです。
導入実績2,700社超の業界No.1基幹システムで、国交省「第一回 長期優良住宅先導的モデル事業」に採択されています。

エクセルのような操作感で、レイアウトもマウスで変更できるため、ITが苦手な方でも簡単にお使いいただけます。

また、システムの導入後も徹底的なサポートを受けられるため、安心して運用できるでしょう。

大手・中堅企業様から一人親方様まで規模感を問わず、業務状況に合わせて様々な場面でご利用いただけます。

AnyONEで効率化できる主な業務

• 顧客管理
• 工事・施工管理
• 見積り・実行予算・発注管理
• 入出金管理
• アフター管理

AnyONE資料請求

そこで今回は、図面管理の必要性や、図面管理を行う際のポイントについて解説します。
図面管理における課題を解決したいと考えている工務店の方は、ぜひ参考にしてみてください。

図面管理の必要性

そもそも、なぜ図面管理を行う必要があるのでしょうか。ここでは、図面管理を行う必要性について解説します。

法令で義務付けられている

図面管理は、法律によって義務付けられています。建設業法・建設業法施工規則では、書類保存に関するルールが定められています。

建設業者は、国土交通省令で定めるところにより、その営業所ごとに、その営業に関する事項で国土交通省令で定めるものを記載した帳簿を備え、かつ、当該帳簿及びその営業に関する図書で国土交通省令で定めるものを保存しなければならない。 （建設業を営む者及び建設業者団体に対する指導、助言及び勧告）

【引用】建設業法 第四十条の三

具体的には以下の書類を保存しなければいけません。

• 建設工事の施工上の必要に応じて作成し、又は発注者から受領した完成図（建設工事の目的物の完成時の状況を表した図をいう。）
• 建設工事の施工上の必要に応じて作成した工事内容に関する発注者との打合せ記録（請負契約の当事者が相互に交付したものに限る。）
• 施工体系図

【引用】建設業法施行規則 第二十六条第5項

これらの書類は、紙面で保存しても構いません。しかし、明確に紙面に表示できるのであれば、データで保存することも可能です。また、上記の書類の保存期間は、完成した建築物を引き渡してから10年と定められています。

工事を行うにあたってはたくさんの図面を作成することになります。また、パソコンや各種システムが高性能化したことにより、企業が扱うデータの数は膨大なものとなっています。

そのため、ただ図面を残しておくのではなく、必要な時にいつでも確認できるように適切な管理を行う必要があるのです。

アフターメンテナンスに必要

図面は、工事が終われば不要になるわけではありません。例えば、建物のアフターメンテナンスやリフォームなどを行う際には、元の図面が必要になります。

また、もし万が一建物に不備があり訴訟に発展した場合、図面があれば自社の施工に問題がなかったことの証明にもなります。
いずれにしても、工事中だけでなく、工事後も図面が必要になる可能性はゼロではありません。

賢い図面管理の方法

ここでは、図面を管理する際の具体的な方法について解説します。ポイントを押さえておけば、より効率よく図面の管理ができるようになるはずです。ぜひ参考にしてみてください。

ファイル名を統一

図面を管理する際には、図面のファイル名を統一するようにしましょう。ファイル名が統一されることで、図面を探しやすくなるほか、ファイル名から何の図面なのか簡単に判断できるようになります。
もし図面のファイル名が工事や作成者によって違っていると、後々図面が必要になった時にどれがどの図面なのかわからなくなる恐れがあります。

ファイル名は「いつ」「誰に」「何のために」といった内容が含まれているとわかりやすいものになるでしょう。

更新履歴を残す

図面の更新履歴は古いものから最新のものまで残しておくようにしましょう。発注者からの依頼によって図面に修正が入ることは少なくありません。

図面の更新履歴が残されていないと、今手元にある図面は最新のものなのかどうかがわからなくなってしまいます。更新履歴が残されていれば、いつ、どの段階の図面なのかが一目でわかるため、必要な時にすぐに確認することができます。

そのほかにも、過去の工事と似ている案件を行う際には、古い図面を使用するケースもあるでしょう。そのような時にも、更新履歴が残されていれば、すぐに参考にすることができます。

最新版がわかるようにする

図面の管理を行う際は、最新版の図面がどれなのかわかるようにしておきましょう。

人によっては「最新」とファイル名に残すかもしれません。しかし、ファイル名に「最新」とついているものの、最終更新履歴は他のファイルよりも古いため、どれが最新なのかわからないといった事態に陥りかねません。

間違えて古い図面を参照したり、外注先に渡してしまったりすると、工事での大きなミスにつながる可能性もあります。必ず、最新版と過去の図面がはっきりとわかるようにファイルを管理してください。

格納ルールを決める

ファイル名を統一することと同時に、フォルダに格納する際には格納ルールを決めておくようにしましょう。実務の中で、異なる属性の図面が同じフォルダ内に格納されていて「どの図面が何の図面かわからなくなった」という経験をしたことがある人もいるのではないでしょうか。　

このような事態を避けるためにも、下記のような格納ルールを定めておくことをおすすめします。

図面管理のポイント

ここでは、図面管理を行う際に覚えておきたい管理のポイントにつて解説します。

業務効率化を意識する

「図面管理をする」ということは、ただ単に図面を残しておくためではなく、「業務効率化のために図面管理を行なっている」という意識を持つようにしましょう。

図面管理が適切に行われていないと、必要な図面の検索や担当者間での情報共有に手間と時間がかかってしまいます。
「無駄な手間と時間を削って業務を効率的にこなすために図面管理を行う」という目的をしっかりと掲げれば、社員も適切な管理を心がけてくれるはずです。

クラウドに保管

災害やパソコンの故障などによって、データを紛失したり破損してしまう恐れは常にあります。そのため、図面のデータは、パソコン本体に保管するのではなく、クラウドに保管するようにしましょう。クラウドであれば、万が一パソコンが壊れたとしても、アカウントさえあれば別の端末からデータにアクセスすることができます。ただし、クラウドを利用する際には、セキュリティ面には注意してください。ファイルにアクセスする権限を設定するなど、セキュリティ対策が必要です。

図面管理アプリ・システムを活用

図面の管理が行える専用のアプリやシステムを活用することもおすすめです。図面管理アプリや図面管理システムとは、その名の通り、図面管理や図面の更新履歴などを一元管理することができるアプリやシステムのことです。

システムによっては、CADと連動しているものもあるため、自動的にファイルの更新や保存ができるものや、自動的にデータをフォルダに分けて保存してくれるものもあります。

図面管理システムには様々なものがありますが、スマートフォンやiPadなどのタブレット端末にも対応しているシステムがおすすめです。そのような図面管理システムだと、現場で簡単に図面を確認できるでしょう。

まとめ

今回は、図面の管理方法に関して、その必要性や具体的な管理方法、さらには管理をする際のポイントなどについて解説しました。

ファイル名を統一する、更新履歴を残す、格納ルールを決める、など図面の効率的な管理には特別な方法が必要なわけではありません。ルールをしっかりと定めれば、適切な管理ができるはずです。

さらに効率よく図面管理を行いたい場合は、図面を管理できるアプリやシステムの利用も検討してみてください。