見積り共有は意外と手間がかかり、また送信先を間違えると機密情報の漏洩につながる重大業務です。

この記事では見積りソフトの概要と見積りソフトに搭載されている共有機能について説明したうえで、中小企業が共有機能つきの見積りソフトを活用するメリット、おすすめの見積りソフト7選を紹介します。

見積りソフトの概要

見積りソフトとは、建設業の複数階層見積りを簡単に作成できるソフトウェアです。

複数階層の見積りを作成できるだけでなく、見積り書の出力や共有もできます。

また、ソフトウェアの中に取引先データや原価データを集積し、見積り作成の効率化・共有時のミス軽減が目指せるでしょう。

見積りソフトの概要や機能一覧について詳しくまとめた記事も参考にしてください。

関連記事工務店向け見積りソフトの種類とは？導入効果や注意点、おすすめ見積りソフト6選

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見積りソフトに搭載されている共有機能の概要

見積りソフトに搭載されている共有機能の概要を解説します。

作成した見積りは、施主または社内で共有する必要がありますが、従来では紙で印刷して送ったり、メールで送信する手段が主でした。

見積りソフトの共有機能を用いれば、より簡単かつリスクを下げて見積り書を共有できます。

ワンクリックで見積り書を出力

見積りソフトの共有機能を使用すれば、ワンクリックで見積り書を出力できます。

作成した見積り書からワンクリックで印刷ボタンを押し、適切な用紙サイズで印刷可能です。

ソフトによっては、見積り書に注釈を追加する機能がついている場合もあり、施主にわかりやすい見積り書を出力できます。

見積り書送付の宛名シール印刷

見積り書を郵送する際に封筒に宛名を書く手間も、見積りソフトの共有機能によって解消します。

宛名シールの設定を事前入力しておけば、ソフト内で管理している取引先情報を印刷して、見積り送付先情報を見積り書と一緒に印刷可能です。

ひとつずつ施主の情報を入力し、宛名シールのサイズに合わせて印刷する手間がありません。

手書きの時間も削減できるようになり、業務効率が上がるでしょう。

見積りのオンライン共有

見積り書を社員間でオンライン共有できます。

エクセルなどで見積り書を作成している企業は、営業担当が施主に見積りを提示する際にわざわざ事務所まで戻り、印刷しなければなりません。

しかしデータをオンライン上のクラウドへ保管できるため、デバイスやアプリさえあれば見積りを確認できます。

中小企業こそ見積りソフトの共有機能を活用すべき理由

工務店のような中小企業こそ見積りソフトの共有機能を活用すべきです。

見積りソフトの共有機能が中小企業にもたらす効果を解説します。

リソースの有効活用

中小の建設業者は人手不足が課題となっているケースが多いです。

見積り作成を営業担当がおこない、事務員が宛名を書いて封入する手間を減らし、浮いた時間をほかの作業に活用できるでしょう。

人手が足りない企業こそ、なるべく業務をDX化して手間を削減すべきです。

見積り作成・共有は手間のかかる作業であるため、ソフトの共有機能を使って面倒な発送作業の負荷を軽減しましょう。

労働条件の改善

中小建設業者は人手不足により、長時間労働や業務負荷の均等化が難しい状況にあります。

社員の残業が多い、または特定の社員に業務が偏っている場合があるでしょう。

業務時間が長くなると労働環境が悪化し、社員のモチベーション・健康面にも悪影響をおよぼします。

また、建設業者にも2024年から働き方改革の時間外労働上限規制が適用されるため、今の段階から長時間労働の改善に動くべきです。

労働条件改善のためにも、見積り作成・送付などの手間がかかる作業から効率化を進めましょう。

建設業界の働き方改革について、改善すべき現状については以下の記事でまとめています。

関連記事建設業界に働き方改革が必要な理由！改善すべき労働環境と対策

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人的ミスの減少

見積りの共有作業は、ヒューマンエラーが起こりやすい領域です。

複数の見積りを同時に扱っていると、宛名と見積り書がバラバラになり、別の取引先に見積りを送付してしまうかもしれません。

封入間違いやメール送信先間違いをしてしまい、正しい見積り情報が共有されないこともあるでしょう。

しかし、見積り共有機能を使用すれば、あらかじめ取引先と見積り書を紐づけられるため、ヒューマンエラーを減らすことができます。

迅速な見積り発送

見積りを手作業で封入して郵送する場合は、手間がかかり見積り発送に時間がかかります。

しかし、見積り共有機能を用いれば、郵送の手間が激減して早く発送できるようになるでしょう。

また、取引先の理解が得られればメールでの見積り送付も可能となり、その場合は見積り共有機能を用いてワンクリックでメール送信・ファイル添付をできます。

機密情報の漏洩防止

見積りの共有作業で最も防ぐべきミスは、機密情報の漏洩です。

見積りソフトの共有機能を使えば、情報漏洩を防げるでしょう。

情報漏洩の原因となる宛名ミス・メール送信先の設定ミスは、人的ミスによって起こります。

見積り共有ソフトを使えば、あらかじめ見積り作成時に取引先情報を紐づけておき、その宛名情報へワンクリックで出力可能です。

個人情報漏洩を防ぎ、企業の信頼を守ることができるでしょう。

中小規模の工務店向け！共有機能つきおすすめ見積りソフト7選

中小規模の工務店向けおすすめの共有機能つき見積りソフトを7つ紹介します。

見積りソフトを探している中小規模の工務店担当の方は、この7つの中から自社にあった共有機能がついたソフトを選びましょう。

AnyONE

 AnyONEはクラウド上で見積り業務だけでなく、営業商談管理からアフター管理まで一元管理できます。

クラウドデータ管理のため、社内での見積り共有が簡単です。

AnyONEで管理できる業務一覧を紹介します。

AnyONEは顧客管理機能を搭載していて、取引先住所・メール送信先を一元管理。見積りと紐つけて、必要な際に宛名シールやメール送信がソフトからできる設計です。

見積り作成についても効率化でき、過去の見積り参照で入力を簡易化したり、原価データを利用して手作業の範囲を減らせます。

AnyONEは見積り書だけでなく、各種帳票の出力・共有機能が利用できるため、発注作業も楽になるでしょう。

アプリ版を利用すれば、すべての業務データを社内で共有できます。

「AnyONE」はIT導入補助金を申請すれば、コストを下げて導入可能です「AnyONE」が提供するIT導入補助金についてのマニュアルも申請できます。

関連記事【AnyONE（エニワン）編】料金や口コミは？気になる工務店向けサービスを徹底調査！

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アイピア

アイピアは工務店向けに作られたソフトウェアで、見積り作業はもちろん社内業務をすべて管理できるのが特徴です。

アイピアでは以下のような業務を管理できます。

見積り作成や検索を効率化する機能があり、見積りに営業の訪問履歴を入力する作業も搭載しています。
作成した見積りを実行予算管理にも利用可能です。

すべてのデータはクラウド上に蓄積され、見積りの承認作業もクラウド上でできるため、オンラインで見積りの共有ができ待ち時間も短縮できます。

また、クラウド上に保管されている見積り書はいつでもワンクリックで出力し、郵送・メールなどで施主へ共有が可能です。

詳しくは、アイピアの評判・口コミを解説した記事をご確認ください。

建設BALENA

建設BALENAは、建設業向けの業務統合ソフトです。

建設BALENAはクラウドでデータ管理するため、社内での見積り共有は格段に効率化します。

さらに作成した見積り書は紐づけておいた施主情報をもとにして、帳票出力・宛名印刷が可能です。

見積りだけでなく請求書作成もワンクリックでできるため、見積り共有作業を早くできます。

詳しくは、建設BALENAの機能や特徴、口コミ・評判を解説した記事をご確認ください。

建築みつも郎

建築みつも郎は、見積り業務の効率化に特化したソフトです。

粗利を意識した金額調整ができるなど、見積りの精度を上げられます。

建築みつも郎は詳細な見積りを作成できるだけでなく、利益率を意識した金額調整を自動でおこなえるため、見積り作成の時間自体を短縮できます。

また、マスタデータの入出力ができ、宛名マスタなど既存データをソフトに取り込んで利用できることも便利。

見積りデータはワンクリックでPDFに変換し、共有時に起こりがちなパスワード設定漏れなどを自動化できます。

また、印刷プレビュー画面上で書類を確認、ダブルチェックがおこなえる仕様で見積り送付ミスも防止可能です。

詳しく知りたい方は、建築みつも郎17の機能や特徴・口コミを解説した記事をご確認ください。

見積CRAFT

見積CRAFTは、見積り作成を簡易化することを目的に設計されているソフトです。

見積り書作成に欠かせない原価データが装備されているため、見積り作成がワンクリックですぐに使い始められ点が特徴。

見積CRAFTは、過去の見積りデータをPDFから読み込み、見積りデータに起こして利用できます。また図面から数量拾いを自動化する機能も搭載。

見積りの出力はワンクリックでおこなえ、提出・検討用・請求用など場合によって書式を切り替えて印刷・共有できます。

みつもり主任

みつもり主任は見積り作成に特化したソフトです。

複数階層の詳細な見積りを作成できるだけでなく、営業の訪問ログを合わせて記録可能です。

また、作成した見積りは郵送・FAXでワンクリックで施主へ共有できるため、発送作業にかかっていた手間が軽減します。

また、マスターデータ管理機能を用いれば、見積り書の郵送・メール送信が効率化し、ワンクリックで送信できるため、見積り共有作業が効率化。

クラウド上にデータ保管できるため、営業担当が事務所に戻る手間も省けます。

詳しくは、みつもり主任の機能や特徴、口コミ・評判を解説した記事をご確認ください。

見積RICH

見積RICHは、クラウド上で見積り作成から承認・請求作業を統合できるクラウドサービスです。

建設業に特化した見積り書ではありませんが、各業種の見積り書テンプレートを用意しています。

年間6万円で運用できるため、工務店でコストを抑えて見積り作成・共有したい企業におすすめです。

見積RICHはすべての情報をクラウド管理するため、社内でのデータ共有に優れています。

またデジタル捺印機能も搭載し、マスターデータを利用してそのままメール送信も可能です。

まとめ

人手が足りず業務負担を減らしたい中小規模の工務店こそ、見積りソフトの共有機能を活用しましょう。

事務員が見積り書を郵送する手間や、営業が事務所に戻ってくるコストを削減できます。

また、見積り共有時に起こりがちな送付先・送信先ミスを防いで、個人情報漏洩防止も見込めるでしょう。

記事の中で7つの見積りソフトを紹介しましたが、どのソフトが良いか迷っている工務店担当の方もいるはずです。

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エクセルのような操作感で、レイアウトもマウスで変更できるため、ITが苦手な方でも簡単にお使いいただけます。

また、システムの導入後も徹底的なサポートを受けられるため、安心して運用できるでしょう。

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AnyONEで効率化できる主な業務

• 顧客管理
• 工事・施工管理
• 見積り・実行予算・発注管理
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