建設業においては、日々の作業日報の作成が欠かせません。

しかし、作業日報には決まった形がなく、作業内容と特記事項を記載するタイプや資材や工数を期待するタイプなどさまざまです。

今回は、エクセルで作業日報管理するコツとインターネット上の無料で利用できる作業日報テンプレートを5つ紹介します。

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エクセルで作業日報を管理するコツ

エクセルで作業日報を管理する場合、作業内容にどのような項目を記載するか明確にし、できるだけ記入の手間を省くことが大切です。

作業内容に記入すべき項目

作業報告書で最も大切な項目は作業内容の記載です。

その日何を行い、どのような成果をあげたのか把握することが適切な工程管理にもつながるため、しっかりと記入する必要があります。

しかし、なかには「問題ありませんでした」「予定通りでした」など一言だけ記載する人もいます。
作業を複数の項目に分けた上で、それぞれにコメントを記載できるようにするなど、細かい部分まで記入できるようにしましょう。

記入の手間を省く

作業日報は工程管理にも欠かせないものですが、作業員のなかには作成を面倒に感じる人もいるでしょう。

少しでも作成の負担を軽減するためには、記入の手間を省く必要があります。

具体的には、作業日報で必ず確認したい項目はその内容を文章で記載しておき、レ点や○を記入するだけでその作業を行えたかどうか確認できるようにするなどです。

作成にかかる労力を最低限にすることで、作業員も毎日きちんと日報を作成してくれるでしょう。

必ずフィードバックを行う

作業日報は、作成するだけでは不十分です。

作成者の上司が日報をチェックし、フィードバックしてはじめて日報を作成する意味があります。

1日の作業内容を振り返り、よくなかった部分はどのようにして改善するのか、作業の問題点はないか、明日はどうするのかといったことを確認することで、作業の改善を図ることができるでしょう。

また、フィードバックは論理的にわかりやすく行う必要があるため、フィードバックする側の上司のスキルアップも期待できます。

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作業日報テンプレートを使用する注意点

作業日報は、テンプレートを使用することもできますが、使用時にはどのサイト・企業のテンプレートを使用するか注意する必要があります。

必ずしもテンプレートが自社に適しているわけではないため、必要に応じてアレンジするようにしましょう。

信頼できるテンプレートを選ぶ

作業日報のテンプレートは、インターネット上にたくさんありますが、信頼できるものを選ぶようにしましょう。

具体的には、運営者の情報がわかるサイトでダウンロードする、企業名がわかるサイトでダウンロードする、などです。

誰が作っていて、どのような企業が提供しているのかわからないテンプレートは安全性を考慮して使用しないようにしましょう。

建設業向けのテンプレートを選ぶ

インターネット上のテンプレートは汎用性の高いものが多いですが、業界によっては適していないケースもあります。

建設業の場合、一般的な作業日報だと対応していない項目もあります。
建設業向けのテンプレートを選ぶようにしましょう。

テンプレートをアレンジ

建設業に適したテンプレートがない場合は、テンプレートをアレンジして自社や自部署で使用しやすいようにしましょう。

アレンジするためには、自社の作業日報にどういった項目が必要なのか整理しておくことも重要です。

作業日報の項目について詳しく知りたい方は、利益が上がる作業日報の書き方を説明している記事をご覧ください。

【無料】建設業務向けエクセル・ワード作業日報5選

ここでは、建設業で利用できる無料のエクセル・ワード作業日報テンプレートを5つ紹介します。

ここで取り上げているものは、いずれもダウンロードサイトに企業名やサイトの運営情報が記載されているものであるため、安心して利用できます。

日報アプリgamba!

こちらは、gamba!という日報アプリを運営する株式会社gambaが提供する作業日報テンプレートです。日報アプリを提供する企業のテンプレートであるため、信頼度は十分だといえるでしょう。

またテンプレートには、時間管理ができる日報や現場単位の日報があるため、用途に応じて使い分けすることも可能です。

ひな形ジャーナル

ひな形ジャーナルは、ひな形ジャーナルプロジェクトが運営しているサイトです。ビジネス向けから個人向けまで幅広いひな形を取り扱っています。

作業日報テンプレートは、Mac、Windowsどちらにも対応しているほか、スマートフォンからの編集も可能です。そのため、外出先での作業日報作成も行えます。

経費削減実行委員会

経費削減実行委員会は、企業のコスト削減や業務効率化推進を目的として各種ビジネステンプレートを提供しているサイトです。建設業向けには7つのテンプレートを用意しています。

シンプルなデザインのもの、横向き、縦向きのものなど、さまざまな種類があるため自社にあったものを選んでみてください。

bizocean

bizoceanは、株式会社ビズオーシャンが運営するサイトです。作業日報はもちろんのこと

契約書や見積書など、幅広いビジネスで使用できるテンプレートを３.7万点以上提供しています。

作業日報には、職種別作業表として職種、人数、日当、作業内容が記入できるほか、資材別内訳や打ち合わせ事項を入力する欄も用意されています。

また、作業日報だけでなく、月間の工事日誌のテンプレートもあります。

木下税理士事務所

木下税理士事務所が無料配布している作業日報はWord形式です。

エクセル形式のテンプレートはありませんが、建設業界向けの項目が設けられており使い勝手がいいでしょう。

また、木下税理士事務所は開設から約30年間、建設業を支援しており、建設業許可申請関連手続きの経験と実績があります。
そのため、「建設業のプロフェッショナルが配布するテンプレート」だという安心感もあります。

まとめ

今回は、建設業向けの作業日報テンプレートを紹介しました。作業日報は作成する人の負担を減らせるように記入の手間をできるだけ省き、上司がしっかりとフィードバックを行うことが重要です。

無料テンプレートを使用する場合は、提供しているサイトや企業がわかる安全なものを選びましょう。
また、必要に応じて自社に適した形にアレンジすることをおすすめします。

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このような状態では、従業員は日報を作成する意欲を失くしてしまうでしょう。

今回は、日報の作成・確認に役立つ工務店向けの「日報アプリ」について解説します。日報アプリの目的別の種類や選び方のポイントを解説しているため、ぜひ参考にしてください。

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日報アプリとは

日報とは、毎日の業務の進捗状況を報告・共有するための日誌のことです。
日報に記載すべき具体的な項目については、作業日報の書き方について説明している記事をご参照ください。
そして、その日報をアプリで管理するのが日報アプリです。従来の日報は紙ベースやエクセルで管理していましたが、アプリであれば、スマートフォンやタブレットから日報の作成や確認を簡単に行うことができます。時間や場所に関係なく日報が扱えるため、業務効率化も図れるでしょう。

なお、日報アプリは、大きく分けて社内共有型とデータベース型の2つに分けることができます。それぞれのタイプについて確認していきましょう。

社内共有型

社内共有型の日報アプリは、部署間のコミュニケーションを重視したい場合に向いています。

社内共有型日報アプリの特徴は、部署や店舗、現場などの垣根を超えた日報共有ができる点です。部署が異なると、どうしてもお互いの業務内容が把握できませんが、アプリを使用することで業務の見える化が図れます。

また、他部署での成功事例を日報アプリに記載しておけば、他の部署の業務にも活かせるかもしれません。そして日々の日報を継続して作成していけば、日報上の情報は会社の財産にもなるでしょう。

さらに、社内共有型の日報アプリの場合、日報に対するコメントを残すことができたり、チャットによる会話ができるものもあります。これらの機能を活用することで、社員同士でのコミュニケーションの活性化も図れるでしょう。

データベース型

データベース型の日報アプリは、日報に記載した内容が自動的にデータベース化されることが特徴です。

日報のフォーマットに沿って業務内容を入力すると、自動的に業務の情報が集計されます。例えば、「どの社員がいつどのような商談を行なったのか」といったことも記録に残ります。

データベース化されることによって、企業側は従業員の仕事に関する情報を効率よく管理することができます。

工務店向け作業日報アプリの選び方

ここでは、工務店向けの作業日報アプリの選び方について解説します。アプリによって特徴が異なるため、選び方を間違えると「せっかく導入したのに自社に適していない」といった事態にもなりかねません。このような事態を回避するために、次に紹介する選び方のポイントを押さえておきましょう。

自社の目的に合っているか

日報アプリを選ぶ際は、なぜアプリを導入するのか、その目的を考えることが重要です。例えば、社内でのコミュニケーションを活性化したいのか、それとも業務に関する情報を効率よく管理したいのかによって社内共有型のアプリを選ぶべきなのか、データベース型のアプリを選ぶべきなのか変わります。

現場から確認ができるか

工務店の場合、現場で働く人もいるため、「現場から日報にアクセスできるかどうか」は重要なポイントです。アプリであれば、基本的にパソコンはもちろん、スマートフォンやタブレット端末などマルチデバイス対応となっているため、ほとんどの場合が現場での日報作成や確認にも対応しています。日報作成・確認の手間を省くことができれば、業務がより効率的になるでしょう。

テンプレートをカスタマイズしてできるか

日報アプリを選ぶ場合、現場の状況に応じてテンプレートをカスタマイズできるかどうかも重要なポイントです。

従来の日報作成は、現場に足を運び、バインダーに挟んだ紙に業務の詳細を走り書きにし、その紙を持って会社に戻り、紙に書き込んだ情報をエクセルなどに打ち込むという形で行われていたのではないでしょうか。

手書きやエクセルを使った日報は、現場などの外出先から提出ができません。メールで必要な情報を打ち込んで日報を提出することもできますが、結局誰かがその内容を日報に入力する手間が発生します。

このような手間もアプリであれば省くことができます。アプリによっては、日報のテンプレートをカスタマイズできるものもあり、現場の状況に応じた日報のテンプレートを用意することができます。

また、その場で打ち込んだ情報がそのまま日報に反映されるため、わざわざ会社に戻って日報を作成し直す必要もありません。場合によっては、移動中にササっと日報を作成することもできるでしょう。

業務を一元管理する方法

日報アプリを利用すると、基本的に日報作成の機能しか利用できません。社内で他のシステムを使用している場合は、日報アプリと他システムとの連携が難しい可能性もあるでしょう。そうなると、従業員が使用するツールが多くなり、業務の効率が悪くなってしまいます。

日報のみが必要な場合は、日報アプリを導入しても問題ありませんが、日報以外にもさまざまな情報共有がしたい場合は、それらを一元化して管理する方法を検討する必要があるでしょう。ここでは、業務を一元管理する方法について解説します。

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基幹システムを導入

日報を含めた業務の一元管理を行う場合、基幹システムの導入がおすすめです。基幹システムは、日報の作成や共有はもちろんのこと、顧客情報の管理、見積作成、工程表、実行予算、発注、支払い、メンテナンス情報など幅広い情報の管理・共有が可能となります。情報の一元管理ができるので、社内での情報共有もスムーズに行えるでしょう。

また、情報共有が全社的に行われれば、業務の属人化も防ぐことができます。特定の社員しか業務内容がわからない、といった事態にも陥らないため、業務の引き継ぎも効率よく行えるはずです。

ただし、基幹システムの導入にあたっては基本的に費用が発生します。予算的に費用を最小限に抑えたい、できれば無料で利用したい、といった場合はアプリを利用してみてください。

工務店での利用に向いている基幹システムの導入を検討している場合は、ぜひ「建築システム10社比較記事」を参考にしてください。

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作業日報アプリ：まとめ

今回は、工務店向けに作業日報アプリの概要とアプリの選び方、業務を一元管理する方法について解説しました。日報アプリを利用することで、場所や時間にとらわれることなくいつでも日報の作成・確認ができるようになります。
また、社内での情報共有もスムーズに行えるようになるため、業務効率化も図れるでしょう。

一方で、日報の作成・確認だけでなく、工務店の業務全体を一元管理したい場合は、業務ごとにさまざまなアプリを使用するのではなく基幹システムを導入することをおすすめします。
ぜひ、自社のニーズに最適な日報アプリや基幹システムを利用してはいかがでしょうか。

ところが、作業日報を軽視するどころか、義務にもかかわらず、日によってつけたりつけなかったりする建設会社も稀にあります。

「面倒くさい」「書くだけ時間の無駄」「現場社員が真剣に取り組まない」という現場の声がありますが、これは経営者や管理職に責任も大いにあるというべきでしょう。

今回は、作業日報の目的や効用、作業日報の書き方のテクニックをわかりやすく解説します。記事を最後まで確認して、会社の利益アップを目指しましょう。

作業日報の目的

手間をかけて書く作業日報には、相応の対価があります。働く社員の健康を守り前向きに働いてもらうことに貢献し、工事の生産性を高めて結果的には会社の利益にも繋がります。

適正な労働環境づくり

建設業界において適正な労働環境を整備することは、経営者にとって必要最低限の仕事とだといえます。これをおろそかにしては経営が成り立ちません。そこで役立つのが作業日報です。

例えば、次のような内容が作業日報に書かれていたとしましょう。

「工具を下に落下させてしまった」

「予定通りの工期で終わりそうにない」

「一人あたりに作業量が最近増えて気がする」

この内容から、「作業者が疲れているのではないか？」「そもそもの工期に無理があるのではないか？」ということが読み取れます。つまり、適正な労働環境が整備されていない可能性があります。

このような状況を是正する絶好の機会になるのが、作業日報の記入です。

生産性を高める

工事作業日報は生産性も高めます。

例えば住宅建設においてユニットバスを据え付ける工程がありますが、作業日報を見ると平均して３時間かかっていると仮定しましょう。しかし、社長の経験ではこの作業は２時間で済むと感じていたとしましょう。

作業時間は話を分かりやすくするための仮定ですが、この場合その生産性に1.5倍の差が発生しています。

このように、作業員が作業日報をしっかりと記入すれば、現場の生産性を上げるためのヒントがたくさん転がっています。

作業日報で管理できること

作業日報で具体的に管理できることを見てきましょう。まず、会社の宝である人材の労務管理が挙げられます。

そして、その延長線上にあるのが会社の収益です。労務管理の適正化が収益管理に繋がり、会社の利益が向上するでしょう。

労務管理

労務管理は建設業経営の基本です。現場で仕事をする現場監督、職人、さらには営業マンも含めた労務管理こそが収益を上げます。

労務管理とは、次の3つの管理を指します。

例えば、現場の作業者が「ときどき危険を感じる」と作業日報に記載したとしましょう。この場合、工事を急がせるあまりに現場監督が無理な工程を組んでいる可能性などが読み取れます。

安全第一は日本の工事現場において最も重要だと言っても過言ではありません。労働災害を起こせば工事はストップしかねません。また、公的な機関からの受注であれば指名停止にも繋がりかねません。

指名停止になれば会社への損害は甚大なものとなるでしょう。このようなことにならないためにも、作業日報をしっかりと記入させてそこから発せられる危険信号を読み取るようにしましょう。

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工事進捗・収益管理

建設業は工程管理が命といっても良いでしょう。工事の進捗を毎日把握することが、適正な利益を生む源となります。

元請け業者は見積りを積算するときに、各建築工程において予定を立てます。しかし、実際の現場ではこの予定が崩れることがあります。若干の遅れは想定の範囲ですが、頻繁に遅れが発生すれば収益に大きな影響をもたらします。

予定が崩れる理由は、「資材搬入の遅れが多発する」「天候不順による工事の遅延」「オーバーワークになっている」などさまざまです。

肝心なことは作業日報を記入することで、これらの原因が見える化されることです。作業日報がなければ工事の遅れやトラブル原因がいつまで経ってもわからず、社長を含めた管理部門の社員は頭をひねって右往左往することになるでしょう。

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作業日報の書き方

作業日報には、次の5つの項目を必ず記載するようにしましょう。

それぞれの項目の記載ポイントについて説明します。

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今日の目標

一つの建築物を作るには長い日数がかかります。予定通りに仕上げるためにも、日々の進捗管理は重要。毎日のゴールを決めて仕事を進めるのは大変重要なことですが、予定を狂わせないためには１日を3～4節に区切って都度の達成度合いをチェックするようにしましょう。

例えば、戸建て住宅において丸１日でキッチンを設置するとしましょう。途中の達成目標がなければ「設置できた」「設置できなかった」の二通りの報告内容しかありません。

設置できれば問題はありませんが、達成できなかった場合に未達成理由が見えてきません。

これを3～4のチェックポイントに分ければ「午前までは予定通りだったのに午後に作業がストップしている」と管理者は作業遅延の原因を突き止めやすくなります。

また、現場の作業者も１日を区切って目標を立てると、途中で遅れが発生したタイミングで対策を立てることができます。

今日の業務内容および成果

管理者にとってもっとも気にかかるポイントが、1日の業務内容および成果でしょう。よく見かける「予定通りできました」と一文あるだけの日報では、「予定通り」ということはわかるものの、その過程が全く分かりません。

業務を複数の項目に分類して、それぞれに対してのコメントを書くことが理想です。

そして大事なのは成果。１日ごとの成果を記載するのは重要です。成果を記載する際は、次の2つを意識しましょう。

• 前日に立案した目標を達成したかどうか
• 達成率も書く

特に達成率について、「未達成」だと進捗率が10％の未達成もあれば90％の未達成もあります。必ず進捗率を書かせる癖をつけましょう。

問題点

問題点がない現場などありません。小さな問題点ならば無数にあるはずです。実際にこんな問題点を指摘した日報がありました。

「雨が降ると道路から玄関に向かう通路が歩きにくくなる。さらに泥が裾には跳ねて室内に汚れを持ち込んでしまう。」

これを読んだ部長は現場の職人に確認し、すぐに鉄板を追加で設置しました。作業員の安全を保つと同時に、室内に泥を持ち込む確率を減らしたのです。

このように、小さな問題点から現場の環境を改善するようにしましょう。

明日の目標

これも具体的に書くよう指導しましょう。この項目も複数に分けて目標を立てることが大事です。全体的な目標達成を立てることはもちろんですが、まずは前日の未達成項目や反省した点を踏まえた目標立案が大事です。

サッシ取り付けが未達成ならば、それを完成させることが目標になるでしょう。また、工具の紛失があったならば「紛失を防ぐために〇〇を行う」という目標を立てるべきでしょう。

上司や先輩からのフィードバック

作業日報が「書くだけ時間の無駄」といわれる理由のほとんどは、上司が確認していないことにあります。

必ず作業日報を確認して、その内容に関する講評やアドバイスをフィードバックするようにしましょう。

部下が先輩の指導内容を見て成長するのはもちろんですが、アドバイスをフィードバックする上司も能力が向上します。部下の報告に対して返事を出す作業は、しっかり頭を使って論理的に行う必要があります。この過程が上司の能力アップに繋がります。

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【建設業】作業日報の書き方：まとめ

作業日報を書くことがいかに重要であるかがお分かりいただけたでしょう。形だけの日報記入をしている建設会社があれば、作業日報の内容向上を検討してください。重要なことは書き方とそのチェック方法です。

全体的な到達目標だけではなく、細かい点にも着目して記入すること、そして作業日報を上司が確認することの重要性にも触れました。 自社に最適な作業日報の様式を吟味選定して、会社がより発展するよう活動を始めましょう。