この記事では、帳票の概要や具体的な保存期間・保存方法、さらには電子帳票の概要とそのメリットなどについて解説します。

建設業ではさまざまな種類の書類を扱うため、保存・管理する帳票の数も多くなります。

効率よく保存・管理したい建設業の担当者は、参考にしてください。

帳票とは

帳票とは、企業が経営をおこなうにあたって作成する書類です。

具体例として、以下を挙げられます。

帳票は、顧客や取引先との間で発生するお金のやりとりを記録することを主な役割としていますが、そのほかにも、企業が商品を送る・受け取る際の記録として帳票を使用することもあります。

ちなみに、社員の健康診断結果報告書も帳票に含まれます。

また、帳票と似た言葉に「帳簿」や「伝票」がありますが、これらも帳票に含まれます。

正確にいうと、「帳簿」は企業の取引を記録する書類のことで、「伝票」はお金の動きを記入する書類です。

帳票は、これらの書類を含めた書類の総称となります。

帳票の保存期間・保存方法

帳票には保存期間・保存方法が定められています。

企業が決算や確定申告を終えると、当該年度の帳票は役割を果たしたこととなりますが、決算や確定申告に対して税務調査が入る可能性があります。

もし、税務調査の結果、不審点が見つかると企業は帳票を参考にしながら、不審点に対する説明をおこなわなければなりません。

そのため、役目を終えた帳票も、一定期間保存しておくことが法律によって定められています。その保存方法についてもルールがあるため注意が必要です。

保存期間

帳票の保存期間は法人税法・会社法によって定められており、帳票の種類によって保存期間が異なります。

まず、法人税法上では、帳票は5年もしくは7年の保存期間が定められています。

取引をおこなう過程で発生した帳票に関しては5年間、帳簿や決算関係の書類、入出金の証拠となる帳票は7年間の保存が必要です。

また、会社法では帳票の保存期間が10年に定められています。例えば、会計帳簿は10年間保存しなければなりません。

税務調査の結果、本来は保存義務のある帳票が保存されていないことが判明すると、確定申告が取り消しとなります。

この場合、税務署によって計算される「推計課税」と呼ばれる税金を納税しなければなりません。

また、仕入れに関する帳票がない場合は、その分消費税が加算される可能性もあります。

保存方法

帳票の保存方法は、基本的にプリントアウトして紙で保存することを指定されています。

パソコンで帳票を作成することは問題ありませんが、最終的には紙に出力しなければなりません。

ただし、保存期間の中でも最後の2〜4年間に関しては、マイクロフィルムを使った保存が可能です。

また、作成をデータで一貫しておこなってきた帳票に関しては、その一部がサーバー内での保存、DVDやCDによる保存ができます。

そのほかにも、一部の帳票に関しては、許可を得ていれば、スキャナーでデータ化したうえで保存することができます。

電子帳票とは

電子帳票とは、パソコンやスキャナを使って電子化された帳票のことです。

もともと、帳票は紙による保存が義務づけられていましたが、1998年に国税関係の書類などを電子データとして保存することを認める「電子帳簿保存法」が制定されたことで、帳票の保存方法の幅が広がりました。

また2005年には法律「e-文書法」が施行されたことで、紙に出力した帳票をスキャンしたうえで電子化し保存できるようになりました。

このように、各種法律の整備によって、一部の帳票に関しては電子帳票として電子保存ができるようになっており、現在では多くの企業が電子帳票を利用しています。

帳票の電子化によるメリット

帳票を電子化することによって、企業はさまざまなメリットを得ることができます。

ここでは具体的なメリットとして以下の点について解説します。

コスト削減

帳票を電子化することで、紙に印刷する必要がなくなるため、紙代や印刷代などのコストが不要となり、コスト削減につなげられます。

1枚の帳票を印刷するだけであれば、コスト自体は高いものではありません。しかし、企業で扱う帳票の種類・数は膨大で、電子化によるペーパーレスは大きなコスト削減となるはずです。

また、紙で保存する必要がなくなれば、保管スペースを確保する必要もなくなるため、保管スペースをより有効活用できます。

帳票は一定期間の保存期間が定められている一方で、企業が多くの顧客、取引先との契約を結ぶため、保管する帳票の数はどんどん増えていきます。

そのため、紙で保管しているとどんどんスペースがなくなってしまいますが、電子データ化すればそういった心配もありません。

業務効率化

紙で帳票を保存する場合、1枚1枚ファイリングをしなければならず、大きな手間となりますが、電子化すればファイリングは不要で、業務効率化につなげられます。

また、クラウドシステムなどを活用して電子化した帳票を保存・管理することで、社内外を問わずどこからでも必要な帳票にアクセス可能です。

そのため、例えば過去の帳票を参考に新しい帳票を作りたいといった場合でも、わざわざ会社に行く必要はなく、現場の事務所やリモートワーク中の自宅から確認することもできます。

ちなみに、電子帳票の保管や作成に対応しているシステム・ツールも存在します。

帳票は、システムを活用すれば、過去の帳票を参考に簡単に帳票作成ができ、さらなる業務効率化も図れるでしょう。

電子帳票システムに興味のある方は、システムの概要や導入によるメリットなどについて解説している記事も参考にしてください。

破損や紛失の恐れがない

紙の帳票の場合、時間が経つにつれて徐々に劣化してしまいますが、電子化した帳票であれば劣化の心配がありません。

特に帳票は長いものだと10年間保存しなければならないため、破損などの劣化の心配がないことは大きなポイントです。

また、紙の場合、管理の過程で誤って紛失してしまうケースもありますが、電子データであれば、バックアップをとっておくことで紛失のリスクを軽減することができます。

もちろん、バックアップをとるために、保管スペースが必要となることもありません。

まとめ

今回は、帳票について、その概要や保存期間、保存方法、電子帳票の概要、電子帳票のメリットなどについて解説しました。

帳票は、企業が経営活動をおこなうにあたって作成する書類のことです。

契約書や請求書、給料明細、健康診断結果報告書など幅広い種類の書類が帳票に含まれます。

保存期間は5年、7年、10年で帳票の種類によって異なり、保存方法は紙もしくは電子データです。 電子データとして保管できれば、業務効率化やコスト削減につなげられるため、帳票をまだ紙で管理している企業は、ぜひ電子帳票の利用を検討してみてください。