そしてそれは建築技術だけにとどまらず、「管理部門」においても同じことがいえます。

ここではその管理部門において重要視されている「一元管理」について取り上げ、その意味やメリットデメリットについて解説していきます。

一元管理とは

一元管理とは、ごく簡単に言うのであれば、「さまざまな情報や工程を、ひとつにまとめて管理すること」を指します。

例えば発注業務を行う部門と、実際に工事に着手する部門と、お客様とのやりとりをする部門があった場合、それぞれが独自に存在する（あるいは自部門と関わる他部門とのみやりとりをする）のではなく、それを一括でまとめる管理方法であるといえます。

今回は建築業界における一元管理を大きく取り上げますが、実際にはこのやり方は建築業界にとどまらず、ほかの業界でも広く使われています。

包括的で総合的なこの一元管理に、さまざまなメリットがあることがその理由です（※メリットに関しては後述します）。

建築業界における一元管理の例

個人宅を1軒建てるだけでも、そこには多くの人が関わってきますし、多くの工程が発生します。

たとえば「関わる人」としては、まずはお客様が挙げられます。
また、お客様とやり取りをすることになる営業や建築士、実際に家を建てる大工、経理担当者も関わることになります。

工程としては、下記のような順番になることが多いでしょう。

ここではごく簡潔に工程を記しましたが、実際にはもう少し複雑な工程を取ることもあるはずです。

また1つの工程のなかにあっても、複数回のやり取りを行うことも多いといえます。

一元管理ができていないと、「お客様のデータはお客様管理のためのデータ帳にまとめてあって、設計図は紙媒体でファイリングしてあり、見積書はエクセルデータで作ってあって、契約書は別のファイルに保存してある」などのような状況に陥ることもあるでしょう。

一元管理がもたらす4つのメリット

上記のような「一元管理ができていない状況」は、数多くの悪影響を招きます。

それに着目しつつ、そこから導き出される「一元管理ができていることのメリット」にも注目していきます。

一元管理がもたらすメリットは、大きく分けて以下の4つです。

案件の運営・管理費を削減できる

一元管理を行うことにより、案件の運営・管理にかける費用を大きく削減できます。

資料がばらばらになっていると、それを確認するために時間と手間がとられるでしょう。これは「無駄な人件費」に他なりません。

また、会計ソフトなどに代表される専用のソフトを使用している場合「バージョンアップ自体は無償で行う」としているケースも多くみられますが、バージョンアップのための作業自体は自社の社員が行わなければならないこともよくあります。

「それぞれの部門において、それぞれ異なるソフトを使用している」ということであれば、それだけ多くの時間と手間が発生することになります。

しかし一元管理しておけば、「探す手間」も「バージョンアップにかかる手間」も、極限まで少なくすることができます。

業務効率化

一元管理の非常に大きなメリットとして、業務効率化が挙げられます。

上でも挙げた通り、「資料を探す時間」は非常に無駄です。

しかし一元管理を行うことで、資料を探す時間は大幅に削減できるようになります。

今までは「資料に探すためにあてていた時間」を、研修やお客様とのやり取りにあてたり、スピーディーに工程を進めたりするためにあてたりすることができるようになります。

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ミスが少なくなる

一元管理におけるもっとも大きな魅力のひとつとして、「ミスが少なくなること」もあります。

一元管理ができていない状況だと、「資料の行き違い」「情報の更新の遅延」が起きやすいです。

そのため確認ミスが頻出しやすくなり、混乱が生じやすくなります。

例えば、「お客様を担当している担当者が、本来は上げていなければいけなかった打ち合わせ資料を更新していなかったために、古いデータを元にして建築士が間取り図を書いてしまった」などのようなトラブルが起きてしまう可能性が高くなるでしょう・

このようなミスは、「ミスをした人」のことも「ミスをさせてしまった人」のことも疲弊させます。

また何よりも、お客様からの信頼・信用を失墜させることにもつながります。

ミスが頻繁に起きてしまった場合、お客様が契約の破棄も含めて視野に入れる可能性すらあります。

もちろん、一元管理にしたとしてもミスが起きる可能性はあります。

しかし「1つのソフトで情報を共有する」という状況を作ることにより、ミスを起こす確率を大きく下げることはできるでしょう。

これにより、ミスによるモチベーションの低下や、お客様の離脱を防ぎやすくなります。

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人材を効率よく生かせるようになる

一元管理は、短期的なメリットだけではなく、長期的な視点から見ても役立つものです。

今までは、「自部門あるいは自部門と関わりのある他部門としか情報を共有していなかった」という状況であっても一元管理を取り入れることで、それ以外の部門の人にも情報共有しやすくなります。

それによってそれぞれの部門間でのコミュニケーションが活発化されるというメリットがあります。

また「一元管理」は、「人材管理」の面においても有効です。

人事担当者がそれぞれの社員の働き方や特性、成績などを管理しやすくなるためです。

これによって、「その社員により合う部門はどこか」を判断しやすくなり、人材を適所に配置しやすくなります。

そして、「自分に合った場所で働ける」ということで、社員のストレスの軽減やモチベーションの向上にもつながります。

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一元管理のデメリット2つとその解決策

物事を判断しようとするとき、一面だけから見ていても公平な判断はできません。

そこでここでは、あえて「一元管理が持つデメリット」について取り上げていきつつ、その解決策を模索していきます。

システムの導入にお金がかかる

基本的には新しい一元管理システムを入れようとすればその分だけ費用はかさみます。

また、メンテナンス費用が発生することもあれば、ライセンス料がかかることもあるでしょう（※ただし既存の部署やシステムを利用すれば一元管理システムの導入に費用が掛からないこともあります）。

このような不安がある場合は、2021年度の「IT導入補助金」の活用をおすすめします。

一元管理システムを購入する金額の一部を補助金で賄えるためです。

使いこなすまでに時間がかかる

一元化に限ったことではありませんが、新しいシステムを導入した場合、それを使いこなせるようになるまでには時間がかかります。

最初のころは、「どこに何の機能があるのかわからない」「前の方が使いやすかった」と思うこともあるかもしれません。

人によって新しいシステムに慣れるまでの時間は異なるため、「導入して1日でだれでも完璧に使いこなせるようになる」とは断言できません。

そのためシステムの導入を検討する場合は、以下のサポートがあるかを確認しておくと安心でしょう。

まとめ

さまざまな情報や工程を、ひとつにまとめて管理する一元管理。下記のメリットを得やすくなります。

• 会社は費用を削減できる
• 社員はストレスが少なくなる
• お客様が快適に打ち合わせを進められる

一元管理は、今やあらゆる業界で広く使われるもの・広く採用される考え方となりつつあります。

もちろん建築業界も例外ではありません。
社内の情報や工程を一元管理するなら、業務全般を効率化する一元管理システムの導入がおすすめです。

建築現場博士がおすすめする工務店・建築業界の業務効率化ソフトはAnyONEです。
導入実績2,700社超の業界No.1基幹システムで、国交省「第一回 長期優良住宅先導的モデル事業」に採択されています。

エクセルのような操作感で、レイアウトもマウスで変更できるため、ITが苦手な方でも簡単にお使いいただけます。

また、システムの導入後も徹底的なサポートを受けられるため、安心して運用できるでしょう。

大手・中堅企業様から一人親方様まで規模感を問わず、業務状況に合わせて様々な場面でご利用いただけます。

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さまざまな企業で導入されているシステムですが、建築業界でも導入と業務効率化は可能です。
今回は特に工務店における一元管理に焦点を当て、その有用性を解説します。

一元管理・一元管理システムとは

複数の情報やデータを１か所にまとめて管理することを一元管理といいます。

一般の方でもクラウドサービスやアプリなどで利用されていますが、ビジネスの場においても活用されており、業務の効率化に活かせます。

「一元管理」とは？

「一元管理」とは、複数ある情報やデータを1か所にまとめて管理することです。
「一括管理」と意味が混同されがちですが、一元管理との違いはなんでしょうか。

一元管理には「1つの仕組みの中だけで管理しない」という特徴があります。
例えばある案件を遂行する場合、責任者だけが書類や情報を担当者から集めて管理することが「一括管理」、案件別に資料の棚やフォルダを用意し、書類やデータをそこに集め、担当者が好きなタイミングで閲覧できるようにしている仕組みが「一元管理」のイメージです。

ビジネス上での意味

ビジネスの場においては、経営資源と言われる「ヒト」「モノ」「資金」「情報」を対象に一元管理が行われます。

経営資源とは事業展開のために利用できる資源です。その中でも特に「情報」は財務的な資源と並んで重要視されているものです。
つまり、さらなる事業展開のためには経営資源を適切に管理し、利用することが不可欠であると言えるでしょう。

一元管理は、ただまとめて書類やデータを管理するだけではなく、ビジネスでは大きな意味を持っています。

一元管理システムの仕組み

一元管理システムは、経営資源や日々の業務で取り扱われる情報を、システム上で一元管理します。

近年の主流はクラウド型の一元管理システムです。
使いやすく低コストであることが特徴で、多くの中小企業で導入されています。

「クラウド」とはクラウドコンピューティングの略で、ネットワークをcloud(雲)　に見立てた考え方のことです。

自分のPCやLANサーバーにデータを保存するのではなく、ネット上にあるサーバーを利用してデータ処理を行います。「特定のPCにのみ情報が保存されている」「LANサーバーが利用できるオフィス内でしか作業ができない」という問題を解消し、複数のPCからアクセス可能です。

一元管理システムのサービスは、上記のようなクラウドの利点に着目して展開されています。

工務店で利用するのであれば、見積り情報や顧客管理、請求・入金管理だけでなく、工事管理など工務店に特化した機能が搭載されているものを選びましょう。

【建設】一元管理システムでできること

さまざまな企業で導入されている一元管理システムですが、工務店向けに開発されたものを導入すれば、下記のようなことができるようになります。

情報共有の円滑化

クラウド上に情報やデータを保存しているので、情報の共有がスムーズになります。

前述の通り、一元管理システムを利用する社員であれば、誰でも情報やデータを使用できることが最大の特徴です。

現場で発生したトラブルの報告や工事の変更、営業担当から設計デザイン担当、施工担当へ引き継がれた際に伝えておくべき注意点など、さまざまな情報が円滑に共有できます。

複雑な作業の管理

住宅1軒建てるだけでも、さまざまな業務が必要です。

一元管理システムを導入すれば、下記のような複雑な業務を効率よく管理できます。

例えば、一元管理システムに帳票作成機能が備わっていれば、エクセルで時間をかけて作成している見積書などの帳票を短時間で作成できます。
情報をシステムで一元管理しているため、帳票作成時に必要な情報をボタン一つで転記できるなど、効率的な仕組みになっているためです。

また、クラウド型のシステムはリアルタイムで情報を共有できるため、外部業者との打ち合わせや工事のスケジュール管理をスムーズに行えたり、顧客情報の管理や引き継ぎについても最新の情報を確認できます。

従業員の評価や配置の管理

日報を一元管理すれば、正しい人事評価につながるでしょう。
正しい人事評価を行えば、従業員のモチベーションアップにもつながるほか、能力に合わせた的確な人員配置もできます。

人事評価の材料の1つとして日報を活用している企業もありますが、メール添付での提出は忙しくて見落としてしまうこともあるはずです。

日報機能が備わった一元管理システムを選べば、日報作成・確認が効率的に行えるだけでなく、システム上に集約された従業員ごとの仕事内容を漏れなく把握できます。

【建設】一元管理システムで回避できるトラブル

できることが多い一元管理システム。
システムの導入で、下記のようなトラブルも回避できます。

顧客のストレス・クレームの軽減

一元管理システムで顧客情報や商談内容を管理し、接客に携わる従業員全員が確認できるようにしておけば、社内で商談のノウハウを共有できます。

商談のノウハウをうまく活用すれば、顧客のストレスやクレームの軽減が期待できるでしょう。

また、お客様からいただいたクレームも管理することで、今後同じようなクレームをいただいた際に、うまく対応できるでしょう。

従業員の配置管理ミス

一元管理システムで従業員の配置管理を徹底すれば、下記のような従業員の配置管理ミスを回避できます。

どれも工期遅れなど現場の作業に影響があるミスです。一元管理システムを導入して、従業員の配置管理ミスをなくしましょう。

アフターフォローの管理

一元管理システムで、アフターフォロー漏れを防げます。

定期点検などのアフターフォローは住宅の完成から1年、5年…10年と、年単位で期間が空きます。担当者1人に管理を任せてしまうと施主様への連絡や確認が漏れることも。

そのため、アフターフォローに関わる情報は、社内全体で把握する必要があります。

一元管理システムで数年後のスケジュールまで管理しておけば、アフターフォローを徹底できるでしょう。

まとめ

一元管理の意味やシステムの仕組み、工務店での活用方法や回避できるトラブルなどをご紹介しました。

昨今では働き方改革のため業務効率を上げるツールの需要が伸びています。その中でも一元管理システムは業務全般を一元管理し効率化できるとして、多くの企業が注目するシステムです。

システムの開発・販売を行う会社は全国に多数存在していますが、一元管理システム導入の際には業務内容に合わせた機能を搭載しているものを選択しましょう。

建築現場博士がおすすめする工務店・建築業界の業務効率化ソフトはAnyONEです。
導入実績2,700社超の業界No.1基幹システムで、国交省「第一回 長期優良住宅先導的モデル事業」に採択されています。

エクセルのような操作感で、レイアウトもマウスで変更できるため、ITが苦手な方でも簡単にお使いいただけます。

また、システムの導入後も徹底的なサポートを受けられるため、安心して運用できるでしょう。

大手・中堅企業様から一人親方様まで規模感を問わず、業務状況に合わせて様々な場面でご利用いただけます。

AnyONEで効率化できる主な業務

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