しかし、施工管理の仕事は業務量が多く効率化が難しいとされてきました。

今回は、施工管理の効率化が難しい理由と効率化を進める利点、さらには具体的な改善案を紹介します。

施工管理の業務効率化はなぜ必要なのか

施工管理の業務効率化が重要視されている理由は主に2つです。

若手の施工管理不足が深刻

施工管理の業務効率化が求められている理由は、若手の施工管理不足からです。

一般社団法人日本建設業連合会が発表した「建設労働」の統計によると、建設業は全産業と比較して高齢化が進んでいることがわかります。

施工管理職に限らず、建設業界の高齢化が問題視されています。

特に施工管理は経験と技能が求められる技術職であり、現場管理に欠かせない存在です。

施工管理者がいないと現場が回らなくなる可能性もあるため、早急に業務効率を上げて人手不足へ対応することが必要となります。

残業時間の上限規制への対応

2024年4月より、建設業界にも労働時間上限規制が適用され、雇用者側は労働時間の短縮に対する施策が求められています。

施工管理は業務の幅が広く、抱えている業務量が多いため、労働時間が長くなりがちな職種です。

働き方改革に対応するためにも、残業時間の長い施工管理の業務効率化により労働時間を短縮しなければなりません。

建設業界の働き方改革や36協定について知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

関連記事【2024年適用】36協定とは？建設業が注意すべき点と対策方法

2024.03.252024.10.01

労働条件の良い会社への流出防止

施工管理士の資格を持つ人材は建設業界では主任技術者などを務めることができるため、どこの会社からもニーズが高いです。

そのため、自社の労働環境や待遇を改善しなければ、有能な人材が他社へ流出する可能性があります。

冒頭でも述べたように施工管理職が不足している今、施工管理の流出は工務店にとっても大きなダメージとなるでしょう。

労働環境を整え、施工管理ができる人材を流出させないためにも、業務効率アップによる環境改善が必須です。

施工管理の効率化が難しい理由

施工管理の業務が中々効率化できない原因を紹介します。

建設業界はアナログ傾向が強いことに加え、業務負荷も非効率化の要因となっています。

管理する業務の多さ

施工管理で扱う領域は多岐にわたります。

施工管理をおこなうにあたり、人材だけでなく資材を管理し、さまざまな書類の作成も必要です。

仕事量に対応できる人員が不足し、効率化まで手が回っていないことが実情と言えます。

多くの作業員への情報共有

現場には多くの職人が携わります。

情報共有には、紙面の工程表や口頭での伝達が使われることが多いですが、スピードに欠け、また作業員の理解度にもばらつきが出やすいです。

情報共有を正しくおこなえないと、工期は遅れがち。また、共有のために資料を作成する手間も発生するでしょう。

情報の管理箇所のばらつき

施工管理をおこなうにあたり、多くの資料を使用します。

工程表や原価管理表、現場の図面や資料などを参照しますが、保管場所が複数あり、必要なデータを探さなければなりません。

情報が整理されていないと、資料を探すだけでも長時間を要します。

紙ベースの作業

建設業界はアナログ傾向が強く、電子契約を全体的に採り入れられていません。

そのためどうしても紙ベースの作業になってしまい、資料作成後の保管コストもかかります。

契約書などをファイルに綴じたり、必要なときに資料を探し出す時間もタイムロスの原因です。

原価管理の煩雑さ

建設現場において原価管理は欠かせませんが、計算方法が非常に煩雑です。

複数の資材・人材コストを予算と照らし合わせて管理する際に時間がかかり、ミスも発生しやすいことが問題点でしょう。

特に多くの人材や資材がかかわる建設現場の原価管理は難しい仕事と言われており、業務効率化の妨げとなっています。

移動や着替えなどのタイムロス

施工管理の効率化が難しい理由は、現場への移動や着替えなどのタイムロスが多いためです。

施工管理は朝早く現場へ向かい、着替えなどを済ませてから現場巡回をおこないます。

また、現場巡回後は書類作成のために一度事務所へ戻って作業する必要があるため、大幅なロスタイムが生じる点が問題です。

施工管理が現場と書類作成双方の仕事を請け負うが故のタイムロスも、施工管理の業務効率化を難しくしています。

施工管理を効率化すれば労働環境が改善

施工管理の仕事を効率化するとどのようなメリットを得られるのでしょうか。

管理フローの変更は導入直後に混乱を招きがちですが、慣れてくれば労働環境の改善につながります。

長時間労働対策

施工管理の効率化によって得られる最も大きな効果は長時間労働対策です。

施工管理や現場監督は、現場に出て作業現場における問題解決と工期管理をおこないます。

そのうえで作業終了後に事務所に戻り、生産管理の書類や日報作成をおこなうため、どうしても残業が多くなりがちです。

ただ、効率化により現場に行かず書類作成に集中できる、または書類作成の時間を短縮化して残業を減らせます。

「施工管理業務がきつい」と言われる現状については、以下の記事で解説しているため併せて参考にしてください。

関連記事施工管理はきつい?業務の概要からきつさの理由まで解説

2022.02.072024.06.20

労働環境の改善

長時間労働が改善すると、作業員が早く帰宅でき十分な休息時間を取れます。

体力的な消耗やストレスの解消にも役立ち、作業員が気持ちよく働く環境を作れるでしょう。

建設業界は週休二日制を確保できていない企業も多いです。

しかし、効率の良い施工管理で工事フローの問題点を発見しさらに改善していけば、工期の短縮につながり、週休二日制も導入しやすくなるでしょう。

週休2日制を導入する方法については、以下の記事で解説しています。

関連記事建築業で週休二日制を実現するためには？現状から方法まで解説！

2021.03.152024.06.20

福利厚生の充実

施工管理の効率化で人的コスト・資材コストの問題点を発見、改善できます。

結果的にコストが減り、浮いた経費で福利厚生を導入しやすくなるでしょう。

社会保険への加入を促進したり、社員に対して福利厚生施設の利用などの特典も提供できます。

自社の施工管理を効率化すれば、より従業員にとって魅力のある企業体制を築けるでしょう。

新規雇用の増加

施工管理の効率化に取り組み労働環境の改善や福利厚生を充実させれば、新規雇用の増加も見込めるでしょう。

現状では、建設業界に対して3K（きつい・汚い・危険）のイメージを抱かれており、入職希望者が減少傾向にあります。

しかし、イメージが改善され魅力のある仕事だと伝われば、若い人材や女性の雇用が増えるでしょう。

 施工管理を効率化する方法

施工管理業務を効率化する方法は以下の7つです。

具体的にどのような試みで施工管理の業務改善ができるのかを説明します。

施工管理システムの導入

施工管理業務の改善には、施工管理システムの導入がおすすめです。

システム導入によるメリットとデメリットを比較しました。

施工管理システムを使用すれば、工程管理業務を効率化できます。

工程表の作成や修正、共有も容易になり、効率化を妨げるハードルの改善が可能です。

また、帳票作成機能を搭載したシステムを選べば、書類作成も効率化します。

工程管理や生産管理に欠かせない図面や書類などの資料も一元管理できる点もメリットです。

ただし、導入にはコストがかかるため、長い目で見て削減できるコストとシステムの利用コストは必ず計算しましょう。

また操作に慣れるまで時間がかかる可能性があるため、ベンダーによるサポートも確認してから導入すべきです。

施工管理システムの概要やおすすめのシステムは、以下の記事で紹介しています。

関連記事施工管理システム導入メリットとおすすめの管理システム5選！

2021.05.312024.06.20

モバイル端末の使用

作業員にモバイル端末を配布し、情報共有に使いましょう。

モバイル端末なら現場で作業しながら情報を確認したり、口頭・チャットで指示できます。

例えば工程表に変更があった場合、事務所で更新をおこなうだけで、すぐに作業員へ情報が伝わるでしょう。

情報の一元管理

施工管理で使用する資料を一元管理することも大事です。

資料の保管場所が一か所にまとめられていると、参照ミスや非効率を防げます。

例えば施工管理システム上に資料を保管すれば、ひとつのシステム内で資料を検索・閲覧・参照できるでしょう。

書類の電子化（ペーパーレス化）

契約書類などを電子化して、作成の手間や保管コストを削減しましょう。

建設業界でも契約書類の電子化は進んでおり、大手ゼネコンを中心に書類の電子化を採り入れています。

書類を電子化すればネットワーク内で書類を簡単に検索でき、また保管のためのキャビネットも不要です。

建設業界のペーパーレス化については、以下の記事で紹介しています。

関連記事建築業でペーパーレス化は必要？メリットと事例を詳しく解説

2021.11.122024.06.20

原価管理システムの導入

原価管理は煩雑でミスが許されない領域です。

手動での計算やエクセル管理には限界があるため、システム導入で自動化しましょう。

原価管理システムを導入すれば、自社の原価表や書類を一括管理し、金融機関データと連携して自動で原価計算できます。

原価管理システムについては以下の記事で紹介しているため、参考にしてください。

関連記事工事原価管理のコツは？おすすめの管理システム4選も紹介

2021.05.242026.03.02

BIMやCIMの利用

施工管理の業務効率化に役立つCIMやCIMの導入も検討しましょう。

BIMとは設計におけるソフトウェアで、CADと違い3Dモデルを用いた材質や性能、設備設計が可能です。

CIMは土木設計で利用するソフトウェアで、橋梁やダムなどの土木構造物の設計を3Dモデルを用いて効率的に実施するために使われます。

BIMやCIMの導入によって設計段階でのミスやリスクを最低限に抑制することで、施工管理が現場を管理した際に起きるトラブルを抑制できます。

AIロボットの活用

施工管理の現場確認作業を効率化するために、AIロボットの活用もアイデアの1つです。

AIロボットが現場の様子を撮影し、施工管理の見るモニターへ動画配信する機能を用いれば、施工管理が現場へ移動する時間を短縮し、なおかつ安全に現場管理ができます。

また、工程管理におけるトラブルが起きやすい資材搬入についても、AIで事前にシミュレーションをすれば防げる可能性があります。

AIロボットは高額ですが、施工管理の業務効率に役立つアイデアです。

まとめ

施工管理の業務の管理範囲は幅広く、担当者に多大な負荷をかけます。

属人化しやすい領域のため、効率化を進めて作業を効率化する必要があるでしょう。

施工管理業務を改善するためには、建設DXの推進がおすすめです。

具体的には施工管理システムや原価管理を自動化する方法があります。

記事内では複数の方法を紹介しましたが、ひとつずつ別のシステムを導入するとコストもかかり、逆に現場に混乱が生じる可能性も。

それを防ぐために、施工管理や原価管理、帳票作成ができるオールインワンの施工管理システムがおすすめです。

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この記事の監修者

中島崚真 （一級建築士 日本建築学会 会員）

1976年生、福岡県出身。空間は人の感情に共鳴する。揺れ動く心と高鳴る胸の鼓動、揺り動かされる感情のデザインを意識して設計活動をしている。
design creation office FIVE COLOR[S] INK 一級建築士事務所

ペーパーレスが進まない建設業の現状

ペーパーレスは、紙を使わない、少なくするという意味です。
現在、さまざまな企業がペーパーレスを促進し、その活動は当たり前となりました。ところが、建設業は他業種と比べると圧倒的に紙資料が多く、ペーパーレスが進みにくいことが問題となっています。

なぜ、建設業はペーパーレスの波に乗り遅れてしまっているのでしょうか。建設業特有の問題に注目して説明します。

建設業特有のピラミッド構造

建設業はスーパーゼネコンや大手ゼネコンなど元請け会社を1次とし、下請け会社が2次3次と続くピラミッド型の業界構造です。

それぞれの階層間、会社間で見積書・契約書など、書類のやりとりが頻繁に必要となります。

書類が紙原本で必要という考えやハンコ文化が根強く残る現状もあり、紙資料が多い問題につながっています。

現場の分だけ紙資料が増加

建設現場には図面・工程表などをはじめ、さまざまな種類の紙資料があります。

もちろん現場が複数あれば、その現場に合った、図面や工程表などが必要です。たくさん建設現場があれば、それだけ紙資料が発生することとなります。

現場監督が複数現場を掛け持ちする場合は、現場ごとの紙資料を持ち運びなければなりません。

何度も書きかえられる図面

図面は、建設業に欠かせない紙資料のひとつですが、紙の消費量を増大させます。最初の1枚で終わることなく、何回も図面を書きかえるためです。

打ち合わせで出た修正点や変更点など、トレーシングペーパーを使って書き込み、再印刷しなければなりません。普通より大きいサイズの紙を使用することも多く、持ち運びも一苦労です。

また、図面を紙と鉛筆で書くという苦労でさえも、慣れた作業を変えたくないという現場の意見もあることがペーパーレスを加速できない一因であると考えられます。

建設業がペーパーレスに取り組むべき理由

ペーパーレスに取り組むとどのような結果を期待できるか、下記に焦点あて説明します。

コスト削減

ペーパーレスは、コスト削減につながります。今まで使っていた紙資料が無くなり、紙代やプリンターのインク代などが一気に減少するためです。

印刷代は、プリンターかプリンター複合機（FAXやスキャン機能などがつく）、モノクロかカラーによっても金額が違います。
プリンターを導入した後で発生する管理費、インクやトナー、印刷用紙といったランニングコストを考えると紙資料が多ければ多いほど、当然その費用は大きくなります。

プリンターメーカーのRICOHが、A4普通紙に片面連続印刷した場合の1枚あたりの料金（ランニングコスト）を算出しています。
機種にもよりますが、モノクロレーザープリンターで1.9～4.0円、モノクロプリンター複合機で約3.8～4.0円かかるとしています。（参考：RICOH よくあるご質問-FAQ-）

また印刷した資料の重要性によっては、きちんと保管しなければなりません。膨大な紙資料は、当然スペースもとり、社外に倉庫を借りて書類保管している企業は、その分のコストも削減できます。

業務効率アップ

業務効率アップは、ペーパーレスによる大きな利点のひとつといえます。

書類をデジタル化することで、さまざまな手間が省け作業時間短縮が可能となります。

建設業に携わる全ての企業は、2024年4月1日に施行となる働き方改革関連法（改正労働基準法）に対応しなければなりません。
この法令は、時間外労働の上限規定があるため、紙資料による非効率的な現状があれば見直し、労働時間を短縮できるようにする必要があります。

セキュリティ強化

膨大な紙資料を持ち運ぶ場合、紛失などによる情報漏洩のリスクがあります。

デジタル化してしまえば、記録が取れる場合が多いですが、紙資料になると閲覧しやすく、コピーして持ち出すこともできます。

デジタル管理した資料は、社員の役割によって閲覧権限を設けることができるため、セキュリティ強化をはかれます。

コミュニケーションの向上

紙資料は、社内外の情報共有に時間がかかります。デジタル化でペーパーレスを進めれば、必要な情報を社内外でいち早く共有できます。

担当営業のみ顧客の詳細を知っており、担当に聞かないとわからない、お客様からの急な問い合わせに対応できないなどの心配がなくなります。

このようにデジタル化することで社内外のコミュニケーションが円滑になることも利点のひとつです。

オフィスの整理整頓

会社のデスクはファイルと紙資料で埋もれている。そのような職場環境がペーパーレスできれいなオフィスに生まれ変わります。

片付いたオフィスは、必要なものの位置が一目でわかり、結果的に生産性を向上させることにつながります。

ペーパーレス実現のための具体策

ペーパーレス実現のためには、当然具体的な取り組みが必要です。

建設業に携わる企業が実践できることを下記に注目して解説します。

業務を精査

まずは、自分たちの業務の中で必要なものを精査してください。不必要だと判断されるものは、削減していけば、自然とペーパーレスにつながります。

いくらペーパーレスが業務効率をアップさせるとわかっていても、いきなり全てをデジタルにするのは無謀です。

とりわけ、建設業は長いこと紙資料に頼ってきた業界です。デジタル化自体に慣れていない業務を一気に変えてしまうと、社員も戸惑いかえって業務効率が悪くなる危険性があります。

業務上使用頻度の高い資料はデジタル化する、頻度のそれほど高くないものは紙資料にするなど併用し、徐々にデジタルに移行することをおすすめします。

電子商取引の活用

建設業特有のピラミッド構造から、それぞれの会社間で見積りや契約書が発生します。
この契約関係の書類は電子商取引（CI-NET：Construction Industry NETwork）を活用すると大幅なコスト削減と業務効率アップが可能となります。

電子商取引とは、契約に関わる書類を紙でやりとりするのではなく、ネットワークを利用して電子データとして扱う仕組みのことです。
この仕組みは国土交通省が建設業の生産性を向上させ、企業間の取引を適正化することなどを目的に始めました。

電子商取引は、見積依頼や回答、契約から出来高報告、請求など色々なやりとりが可能です。

電子商取引に切り替えるには、対応できる情報システムの導入やASP（Application Service Provider）からのサービス利用（ネットワーク経由でソフトを利用）が必要です。

業務管理システムの導入

ペーパーレスを実現する方法のひとつは、業務管理システムの導入です。顧客との契約から建設現場の工程表管理など、業務を一元管理できるシステムがあります。

データはクラウド管理されるため、どこにいてもスマホやタブレットで必要な資料を確認できます。

建設業に特化したアプリを活用

建設業の業務に特化したアプリを使用することもおすすめです。

例えば、工事現場の写真撮影や工事黒板をまとめたアプリや計測のためのアプリ、図面に特化したアプリなど建設業で使えるさまざまなアプリがあります。
このようなアプリを利用すれば、デジタルで管理できるためペーパーレスが可能となります。

住宅引き渡し後のメンテナンスや修繕工事などアフター管理に優れたアプリもあります。
修繕工事は住宅完成後に定期的に行う工事ですが、時期が数年、数十年後と長くかかるため、担当の工務店や顧客とのコミュニケーションツールがあるほうが、忘れず管理できて便利です。

まとめ

建設業は、ペーパーレスが進みにくい業界です。
建設業特有のピラミッド構造や紙資料を扱う習慣を変えることは大変ですが、最初は電子データと紙資料を併用して徐々に慣れていくのがおすすめです。

2024年には働き方改革関連法（改正労働基準法）が施行になり、時間外労働に規制がかかります。
法改正に対応できるように、業務効率を向上させることは必須で、ペーパーレスは大きな解決策となります。

システムやアプリもうまく活用し、より働きやすい環境をペーパーレスで目指しましょう。

しかし「どうしてペーパーレス化が必要なのか」「ペーパーレス化が会社に与えるメリットとは」といった悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、ペーパーレス化における基本的な知識や、ペーパーレス化のメリットなどについて詳しく説明していきます。

ペーパーレスとは

ペーパーレス化とは、紙類をできるだけ電子化して業務を効率化させることをいいます。

電子化が可能な業務は下記の3つです。

これまで紙で作業していた業務を電子化することで書類管理の手間が省けたり、コストの削減にもつながるでしょう。

平成11年には行政事務のペーパーレス化（電子化）が定められ、国としても取り組みを強化している最中です。

ここでは、下記2つを解説します。

国が推進するペーパーレス

政府はペーパーレス化を進めるべく、「バーチャル・エージェンシーの検討結果を踏まえた今後の取組方針」を平成11年に打ち出しました。

ペーパーレス化を進めることで、行政の負担軽減と国民の利便性の向上を図ることが目的とされています。

これまで各種証明書の発行には、行政の窓口まで出向いて申請・発行をしていました。

これらの手続きがインターネット上で行えるようになれば、行政の負担軽減や国民の利便性の向上につながるでしょう。

中でもマイナンバーカードがあればコンビニエンスストアで各種証明書が発行できるようになったことは大きな変化です。

また、「e-文書法」や「電子帳簿保存法」などの法改正以降は、領収書や契約書の電子化が可能になり民間企業でもペーパーレスが浸透しつつあります。

少しずつではありますが、行政や企業でペーパーレス化が進んでいることは間違いありません。

建築業のペーパーレス化の実態

日本情報システム・ユーザー協会が「デジタル化の実施・検討状況」について調査したところ、以下の結果がでました。

建築・土木は、デジタル化の検討・実施について「関心はあるが検討していない」を占める割合が53.4％と、ほかの業種と比べて高いことがわかります。

その背景として、ネットワーク環境の整備といった初期費用がかかることが挙げられます。

しかし、長期的にみれば紙代や印刷代などのコストを大幅に削減することが可能です。

一時的にかかるコストではなく、長期的に得られるメリットを重視すると良いでしょう。

なぜペーパーレスが必要なのか

ペーパーレスを推進すべき2つの理由を紹介します。

業務効率の向上

書類を電子化することで業務効率をあげられます。

電子化した書類をサーバー上で管理すれば、必要な書類をすぐに確認することができたり、外出先からでもデータをチェックすることが可能です。

建築業界は慢性的な人手不足問題を抱えているため、業務を効率化させるためにもペーパーレス化は重要であるといえるでしょう。

紙の使用量を減る

日本製紙連合会による調査では、国民1人あたりの紙・板紙の消費量は世界でもトップクラスの水準という結果が出ています。

上記グラフによると、世界平均が54.6キログラムなのに対して、日本は約202.7キログラムと約4倍の消費量です。

その背景には、日本にはハンコ文化が強く根付いているため、契約書の作成など紙の消費が多くなってしまうことが挙げられます。

これまで契約書を交わす際には必ず押印が必要でしたが、紙の契約書を電子契約書に変えることで紙の使用量を減らすことが可能です。

電子契約で作成された文書はネット上でやり取りされるため、わざわざ取引先へ出向くこともなくなります。

業務の効率化や、紙の使用量を減らすためにペーパーレス化は進めていくべきでしょう。

ペーパーレス化の3つのメリット

ペーパーレス化によって得られる3つのメリットについて紹介します。

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業務効率の向上

ペーパーレス化によって、さまざまな業務が効率化されます。

効率化できる具体例は以下の2つです。

書類の回覧や郵送する手間が省ける

ペーパーレス化によって、書類の回覧や郵送する手間が省くことが可能です。

例えば、書類を紙で回覧する場合は手渡しとなります。
手渡しの場合、書類が破けてしまったり、途中で回覧し忘れてしまうケースもあるでしょう。

書類を郵送する場合も、切手の貼り付けや封筒の準備など手間がかかります。

書類を電子化することによって、回覧や郵送する手間が減り、業務が効率化されるでしょう。

書類の保管や管理がしやすくなる

ペーパーレス化によって、書類の保管や管理を簡単にすることが可能です。

例えば、紙の書類の場合、保管場所がわからないと探すのに手間がかかります。
保管の仕方によっては、書類が一部抜ける、書類が破けてしまうことも考えられるでしょう。

一方、書類をデータ化した場合、パソコン上で管理が可能です。
パソコン上で書類を管理すれば、書類を探しやすくなるだけでなく紛失や破損のリスクが減り、管理の手間がなくなります。

コスト削減

業務で使用している紙を電子化することで、コストを大幅に削減可能です。

資料を紙で保存している場合、以下のコストがかかってしまいます。

ペーパーレス化によって業務の多くが電子化されれば、膨大なコスト削減も可能でしょう。

セキュリティー対策

データは閲覧制限を設けることができるため、セキュリティーを強化することができます。

紙の資料はキャビネットに鍵をかけるなど、しっかりとした対策をしない限りは誰でも見ることができるため、情報が漏れてしまう危険がありました。

社内の重要書類や個人情報などが記載されている資料を電子化し、データにロックをかけることで、特定の人しか閲覧できなくなります。

情報漏洩は会社にとって大きなダメージとなるため、セキュリティー対策としても文書の電子化は有効です。

ペーパーレスの導入事例

建築会社はどのような業務をペーパーレス化できるのでしょうか。

以下で3つの導入事例を紹介します。

図面の電子化

大判の紙に印刷する設計図やプレゼン資料といったかさばる書類を電子化することで、持ち運びが便利になり業務を円滑に行うことが可能です。

施主へ設計プレゼンや図面の提出などは何度も行われます。
その度に大きな用紙や大量の資料を準備するため、従業員には大きな負担がかかってはいないでしょうか。

書類を電子化できればタブレットひとつで話し合いを行うことができます。
問題点を直接書き込むこともできるため、設計のポイントや問題点を書き込んでデータでのやり取りをすれば、わざわざ訪問する必要もありません。

図面を電子化すれば、書類を持ち帰る必要がなくなるため、テレワークを進めていくうえでも、図面の電子化は有効です。

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契約書の電子化

契約書や注文書などを電子化することで、業務効率がアップし、コストの削減が実現します。

これまで契約は紙のみで行われていましたが、建設業法の改正により電子契約が可能になりました。

電子契約の導入で得られるメリットは以下の4つです。

電子契約を導入することで、契約にかかっていた膨大なコストを削減することが可能です。

業務の効率化を図るという面でも、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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会議資料の印刷削減

会議資料をペーパーレス化することで、業務効率がアップします。

会議が開かれるごとに出席人数分の会議資料を印刷、セッティングをしなければならないため、会議前はバタバタと準備を行うことは珍しくありません。

しかし、ペーパーレス会議を推進することで以下のようなメリットを得られます。

資料作成の手間を削減できるだけではなく、会議に出席するためだけにわざわざ遠方から出向く必要がなくなり、従業員の負担軽減につながります。

ペーパーレス化は人手不足問題やテレワークでの働き方にも大きな役割を果たしてくれます。

ペーパーレス化を進めるコツ

ペーパーレスという言葉は耳にしたことがあっても、実際はどのように進めていけば良いのかわからないという方も多いのではないでしょうか。

ここでは、ペーパーレス化を進めていくうえで重要なポイントを紹介します。

ペーパーレス化の目的を理解する

ペーパーレス化を成功させるためには、全従業員が目的やメリットを理解することが重要です。

特に建築業界は従業員が高齢化しているため、ペーパーレス化をスムーズに行うには難しいかもしれません。

システムの導入直後は運用方法がわからず、不満がでてくる可能性があります。

導入前に目的やメリットを理解してもらい、スムーズに運用できるよう対策を立てましょう。

トライアル期間を設置する

ペーパーレス化を検討している場合、トライアル期間を設置することをおすすめします。

いきなり会社全体でペーパーレス化を進めてしまうと、多くの社員が混乱してしまうこともあるでしょう。

まずはいくつかの部署で試験的にペーパーレスを始めてみることをおすすめします。

実際に業務をしていく中で浮き彫りになった課題点やデメリットなどをもとに、今後の運用方針を決定することで従業員の安心につながります。

ペーパーレス化をスムーズに進めるためにも、トライアル期間の設置を検討してみてください。

まとめ

本記事では、ペーパーレス化の基本的知識やメリットなどについて紹介しました。

すべての書類を電子化することは難しいかもしれませんが、少しでも多くの書類を電子化できればコスト削減や業務効率をアップさせることができます。

テレワークを進めるためにも、ペーパーレス化は会社にとって重要な施策です。

ペーパーレス化を進めるためのシステムは複数ありますが、業務効率化ツールは契約書や見積書など業務でよく使用する資料をクラウド上で作成することができます。

ペーパーレスの導入を検討している会社は、業務効率化システムの導入を考えてみてはいかがでしょうか。

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また、システムの導入後も徹底的なサポートを受けられるため、安心して運用できるでしょう。

大手・中堅企業様から一人親方様まで規模感を問わず、業務状況に合わせて様々な場面でご利用いただけます。

AnyONEで効率化できる主な業務

• 顧客管理
• 工事・施工管理
• 見積り・実行予算・発注管理
• 入出金管理
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