紙ベースでの契約や申請が多い建設業界。
しかし、電子化・デジタル化は、自社の生産性向上など多くの利益をもたらします。

この記事では、建設業の電子化の事例や法整備などの背景、デジタル化によるメリットについて解説します。

建設業が電子化へ動いた背景

建設業界に電子化の動きが強まったのは、以下のように法整備が進んでいるためです。

なぜ今建設業界にデジタル化が必要なのか、法的な面からも考察します。

グレーゾーン解消制度による請負申請の電子化の許可

建設業界の電子化を加速させた経緯として、2018年の「グレーゾーン解消制度」があります。

グレーゾーン解消制度とは、法整備にてあいまいな部分を解消するために設けられました。各省庁に「法解釈は合っているか？」と問い合わせし、認識のすり合わせができる制度です。

建設業界では、2001年に「建設業法」で電子書面の契約が認められましたが、それには以下の条件がありました。

2018年に建設工事請負契約のサービスが開発され、開発企業がグレーゾーン解消制度に基づき、経済産業省と国土交通省へ照会したところ、「建設工事の請負契約は電子化して良い」と回答がありました。

合法という回答があったことで、建設業界の電子化が一気に進みます。

行政による建設業許可・経営事項審査申請の電子化の整備

建設業界が電子化へ動いた背景には、行政による以下2つの申請が電子化できる動きが影響しています。

建設業法の改正で請負契約の電子化は認められたものの、建設業許可や経営事項審査の申請は紙でおこなわれていました。しかし、時代の流れや請負契約という限定的な分野のみ電子化された現状には齟齬があったのです。

そこで2020年に建設業許可・経営事項審査等の申請手続の電子化に向けた実務者会議が開催されました。

建設業の働き方改革の一環として、事務負担を軽減して生産性を向上させるための会議です。2021年3月の第2回会議の議事録を参照します。

今後のスケジュールなどは未定ではありますが、コロナ禍による非対面契約の動きも踏まえて、法整備が進んでいる状態となっています。

行政をともなって、建設業界全体がデジタル化に向けて動いています。

建設業のデジタル化を導入するメリット

建設業界でデジタル化を進めるメリットは3つあります。

従来、建設業界の風土として紙の管理や契約が一般的でした。しかし、管理や作成の手間、人的ミスが起こりやすいのが難点だったといえます。

デジタル化の導入で、これらのデメリット解消を期待できます。

業務遂行・管理効率を改善できる

建設業界でデジタルを取り入れると、業務遂行や管理効率の改善が見込めます。

紙の管理では、書面の作成や管理の手間が発生していました。

例えば契約書の作成を紙面ですると、契約書の作成・押印、印刷、さらには相手方から返却された書面の確認・締結・ファイルへの収納などが必要です。

しかし、電子契約の導入によって、手作業でおこなう部分が大幅に効率化できます。

契約締結を紙面でおこなうと、先方から返却があったかなどを、随時目視で確認する必要がありました。しかし、デジタル化によって、契約書面の進捗管理なども見える化できます。

コストカットができる

建設業のデジタル化の導入で、各種コストが削減できます。紙での管理には、人手が必要です。

繁忙期には事務員の残業時間が発生したり、現場監督者の日報作成なども、会社に戻って書面作成をして提出するなど、時間コストが発生していました。

しかし、電子化の導入により、作業時間が軽減するため、人件費も削減できます。

また、電子契約や施工管理アプリを使えば、図面や契約書の印刷コストや郵送費用などもかかりません。

もちろんシステム導入には費用がかかりますが、長い目で見れば、コストの削減につながります。

取引の適正化につながる

建設業界の電子化が、取引の適正化にもつながります。

電子書類は、アクセスログが取得できるため、内部で不正なアクセス・改ざんの防止が可能です。

万が一書類の改ざんなどがあった場合も、ログから不正をおこなったものを特定・修正ができるでしょう。

受注・発注者双方にとって、契約の公平性が保たれることは、欠かせない要素です。

国土交通省のホームページでも、電子化により内部統制の観点から、取引の適正化に効果的であると記載されています。

紙面書類では管理しきれない、内部統制がおこなえるのも電子化のメリットです。

建設業の電子化の事例とは

建設業の電子化とは、主に契約・申請などを紙ではなく、デジタルでおこなうことです。

具体的にどのような事例があるのか、3つの例を用いて解説します。

今後自社でもデジタル化を取り入れる方は、業務のどの部分を電子化できるのか参考にしてください。

受発注システムで契約を電子化

建設業界でも受発注システムを導入し、電子契約をおこなう企業が増えています。

2001年に建設業法が改正され、建設業界でも電子契約書の使用が認められました。

大手の建設業者はすでに電子化を進めており、取引先とのやり取りを全てオンラインでおこなっています。

具体的には、以下のような業務が電子化で対応可能です。

従来、建設業界では以上の書類を紙ベースでやり取りする風土があります。

そのため、書類の作成・押印、封入・郵送など、人的コストで事務作業が増える結果になっていました。

受発注を電子化することで、業務効率化や紛失リスクにも備えられるでしょう。

図面などの工事書類クラウド管理しペーパーレス化

図面などの工事書類の管理・共有を電子化し、ペーパーレス化を推進できます。

従来では、図面などは紙で出力していたため、印刷の手間・コストがかかっていました。現場に図面を持ち込まねばならず、面倒さを感じていた監督者も多いはずです。

しかし、図面をタブレットなどで作成して、完成した図面をクラウドで管理すれば、現場担当者がいつでもオンラインで確認できます。

タブレットは比較的操作も簡単であり、現場に操作を教えれば比較的容易に実施可能です。図面管理や共有の手間をデジタル化し、管理と共有を簡易化できます。

施工管理・コミュニケーションをアプリで実行

建設現場においての施工管理やコミュニケーションも、施工管理アプリで電子化できます。

今までは現場監督が、口頭や社用の携帯電話のチャットツールを用いて、自身で現場の写真を撮影して共有していたケースが多いです。

しかし、施工管理アプリを導入すれば、アプリ上に情報をアップするだけで報告・進捗確認ができます。

今までは現場監督が把握し、口頭で共有していた進捗管理を可視化し、現場全体で工事の進み具合が把握できるでしょう。

施工管理アプリにはチャット機能が付いているものが多く、コミュニケーションも簡単に取れます。

まとめ

この記事では建設業界の電子化の具体例や導入の背景、さらにデジタル化のメリットを解説しました。

働き方改革の一環として、行政が推進している動きです。

デジタル化の推進によって、業務効率が上がり、コストの削減が期待できます。今後、建設業界のデジタル化の動きはさらに強くなるでしょう。

本記事の内容を踏まえ、自社の契約や業務管理にシステムやアプリを取り入れてみてください。

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AnyONEで効率化できる主な業務

• 顧客管理
• 工事・施工管理
• 見積り・実行予算・発注管理
• 入出金管理
• アフター管理

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本記事では、工事管理システムの代表的な機能と導入時のポイントを解説します。

工事管理システムとは

工事管理システムは、建設会社に必要な管理機能を搭載しており、業務を一元管理できる特徴を持ちます。

管理機能は、工事の受発注管理・工程表管理・図面管理・入出金管理など多岐に亘ります。

建設会社のさまざまな業務をシステム上でこなすことができ、業務効率向上や経営陣の素早い判断をサポートします。

工事管理システムの導入利点

工事管理の業務効率化

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工事システムで管理すれば、工程表や進捗状況もすぐに共有可能です。
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見積りや実行予算など、それぞれの段階で利益の推移がわかることも工事管理システムの特徴といえるでしょう。

工事管理システムの主な機能

工事管理システムの代表的な機能を8つ説明します。

顧客管理

顧客情報をシステムで社内共有することにより、担当者しかお客様の詳細がわからないという状況を防ぐことが可能です。

対応履歴も残せるため、担当者不在時のお客様対応や、引継ぎも楽になります。

顧客情報は、システム上にデータ化されるため、会社に戻らなくてもスマホから確認でき、便利です。

受発注管理

建設業界では、受発注は見積りや契約書のやりとりを何度も紙資料で行い、捺印や郵送の事務作業に手間がかかります。
システム上で受発注ができれば、煩雑な書類作業が簡単になり、進捗状況も確認画面で見ることができます。
発注状況もシステム上の画面ですぐにわかるため、発注忘れも防ぐことができます。

入出金管理

請求書の発行は、見積りに紐付かせることができます。

情報がシステム上にまとまっているため、請求書内容のミスを減らし、スピーディーな作成が可能です。入金予定をアラーム設定でき、忘れずに状況を確認できます。

万一担当者がいなくても、状況は共有できるため、現在どのような段階か確認することが可能です。

経営陣も収支の状況をリアルタイムで確認でき、利益の推移をいち早く知り、その後の判断を迅速にできます。

工事原価管理

現場ごとの原価管理が可能です。工事予算と工事原価の差で利益が決まるため、収支状況をシステムでいち早く把握できます。

今後発生する見込みの支払いや売上全体の原価率も管理可能です。

予定外の費用が発生した場合も収支バランスを即座に見られるため、経営陣が早い段階で赤字を回避するよう方針転換できます。

工程表管理

工程表をシステム管理すれば、担当者や作業工程の一覧が一目でわかります。

工事現場が複数ある場合も、一覧表にできるシステムなら一括管理できて便利です。

日程変更も簡単に入力でき、関係者に共有できます。現場の職人にも、最新の工程表を常に提供できます。

現場情報管理

工事現場では、記録を残すため写真を撮ることがあります。

デジカメで撮ると画像データをアップしに会社に戻らなければならない手間がありますが、システムで管理できればスマホで現場写真を撮り、その場でアップロードできます。

また工事現場の詳細を記録するため、黒板に記入した内容をデータで管理できる機能を有すシステムもあります。

電子黒板は改ざんを防止できる機能を搭載しているため、信頼性も担保しながらデータを即座に共有できます。

作業日報管理

日々の進捗状況を報告する場合、工事現場から会社に戻ってわざわざ作成する必要はありません。
システム上なら現場で日報作成が可能です。

仕上がった作業報告書は関係者に共有できるため、問題点や作業の進み具合もすぐに把握できます。

顧客アフター管理

工事が完了し、顧客に物件を引き渡したら終わりではなく、その後のメンテナンスも重要です。
一度完成した物件は、数年〜数十年先に修繕などの大規模な工事もあるため、システムで管理すると便利です。

アラーム機能を持ったシステムなら、お客様にメンテナンス時期の通知忘れを防げます。

また万一リコールがメーカーから出ても、品番などでどの案件が対象かすぐにわかり、クレームを未然に防ぐことも可能です。
アフター管理を充実させることは、顧客満足度を向上させることにもつながります。

住宅の修繕工事などアフター管理については、以下の記事を参考にしてください。

工事管理システム選びのポイント

工事管理システムは、ひとつではなく複数種類あります。
実際に導入したい場合、当然どのシステムでもいいわけではなく、自社に合ったシステムを選ばなければなりません。

ここでは、システム選びのポイントを説明します。

業務に合ったシステムを導入

まずは、自社のどの業務を重点的に効率化したいかを確認してください。

システムには得意分野が存在します。幅広く業務をカバーしたいのか、特定の分野に範囲を絞りたいのかによって選ぶシステムは変わります。

またシステム導入前に、すでに別のシステムを利用している場合は、機能が被らないようにする必要もあります。

提供形態の確認

工事システムを導入する場合、自社サーバーを利用する「オンプレミス型」と、インターネットを介する「クラウド型」のどちらを採用するか考えなければなりません。

オンプレミス型は、自社の中にサーバーやネットワーク機器などを置いて運用します。サーバー機器やシステム導入費用に加え、稼働していないリソースにもコストが発生しますが、システムのカスタマイズをしやすい特長があります。

クラウド型は、自社にサーバーを置く必要はないため、導入費用は比較的安く済みます。基本的に決まったものを購入するため、カスタマイズはしにくいです。

2つの提供形態から、どちらが自社に適しているかメーカーに相談することをおすすめします。

サポート体制の充実

せっかく工事システムを導入してもサポート体制が無ければ、問題があったときに解決できず、業務効率がかえって上がらない可能性があります。

できるだけサポートを受けられるシステムをおすすめします。導入時の使い方講習や自社の用途に合わせて説明会を開催してくれるシステム会社もあります。

きちんとサポート体制が整っている会社からシステム導入を検討してください。

まとめ

工事システムは、建設会社の業務を一元管理できるシステムです。

システムには、さまざまな機能があり、自社の状況に合ったシステムを導入することが大切です。
自社に合ったシステムを導入すれば、受発注から入出金まで一元化して管理できます。

事務処理で膨大に使用していた紙も減り、ペーパーレスと業務効率アップにつながります。情報共有もリアルタイムにできるのが工事管理システムの特長です。

経営陣の判断も迅速になり、会社の利益向上にも役立つため、システム導入がまだの企業は、一度検討することをおすすめします。

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また、システムの導入後も徹底的なサポートを受けられるため、安心して運用できるでしょう。

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AnyONEで効率化できる主な業務

• 顧客管理
• 工事・施工管理
• 見積り・実行予算・発注管理
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