電子帳簿保存法への対応は、2024年1月より全事業者の義務となります。

まだ何の準備もできていない方は、活用のハードルが低くなったスキャナ保存を取り入れることをおすすめします。

本記事では、電子帳簿保存法とスキャナ保存の概要、スキャナ保存のメリットについて解説します。

建設業と電子帳簿保存法の関係

建設業と電子帳簿保存法の関係について明らかにするために、以下の2つについて解説します。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、税務関係の書類をデータ保存できると認める法律です。

経済産業省によると、データ保存するためには以下4つの要件を満たす必要があります。

2022年1月の改正によって、データ保存が2024年1月から全事業者の義務となったことには注意が必要です。

適正になかったデータ保存できていない事業者は、以下の罰則が課せられる恐れがあります。

今のうちからデータ保存への対応を急がないと、来年までに間に合わなくなり、上記の罰則が課せられてしまいます。

建設業における電子帳簿保存法の影響

電子帳簿保存法は当然建設業の会社も対象です。

建設業は従来より紙でのやり取りが多い業界です

特に中小企業は、未だにFAXで書類のやり取りをおこなう会社も珍しくありません。

電子帳簿保存法に対応できないと、先述した3つの罰則が課せられる可能性があります。

罰則が課せられると、社会的信用も失ってしまい営業活動に影響が出てしまうこともあるでしょう。

そのような事態を避けるために、電子帳簿保存法への対応が急務です。

​スキャナ保存制度とは

スキャナ保存とは、紙で受け取った書類を画像データで保存することです。

スキャナ保存は、これまで要件が厳しくあまり使われていない保存方法でした。

しかし2022年1月の改正によって、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件が大幅に緩和され、活用する企業が増えています。
※電子帳簿保存法の対応は義務ですが、スキャナ保存の活用は任意です。

ここではスキャナ保存について以下の2つについて解説します。

スキャナとして認められるためには、下記2つの要件が満たす必要があります。

上記の要件を満たしていれば、スマホやデジカメもスキャナとして使えるため、スキャナ保存専用に新しい機器を導入する必要はありません。

またスキャナ保存をおこなうための要件は、資金や物の流れに直結連動する書類「重要書類」と資金や物の流れに直結連動しない書類「一般書類」とで異なります。

2024年（令和6年）1月以降のそれぞれの要件を下記の表でまとめました。

スキャナ保存制度の3つのメリット

データの検索と共有の効率化

書類を画像データで保存していれば、データの検索と共有が効率化します。

紙の書類では、適切なファイリングやタグ付けがされていないと、必要な書類を見つけるだけでもとても手間がかかります。

また情報共有は、書類の実物を見るしか方法がないため非常に非効率です。

スキャナ保存を活用すると、検索するだけで必要な書類を見つけ出せます。

また書類をクラウド上に保存しておけば、ネット環境につながるパソコンやスマホがあれば時間や場所にとらわれず情報共有が可能です。

ペーパーレス化の実現

スキャナ保存活用すれば、書類を手元に残す必要がないため、ペーパーレス化につながります。

紙の書類保存するためには、保管スペースと保管コストがかかります。

ペーパーレス化が実現すると保管スペースが不要なため、事務所を広く使えたり、今より狭い事務所に引っ越しして家賃を抑えたりできることがメリットです。

労働環境の改善

紙の書類のやり取りをネット上でおこなえるようになれば、テレワークが可能となります。

紙の書類を電子化すると、必要な書類を事務所に探すに行く必要がなくなり、出社せずとも承認手続きがおこなえるようになります。

まとめ

本記事では、電子帳簿保存法とスキャナ保存の概要、スキャナ保存のメリットについて解説しました。

電子帳簿保存法への対応は、2024年1月から全事業者の義務となります。

電子帳簿保存法に違反すると、下記3つの罰則が課される可能性があります

今から対応しないと、義務化までに間に合わなくなる可能性があります。

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